Hur man dokumenterar anställdas arbetsprestanda

Om du har jobbet med att hantera andra människor på jobbet, genom att dokumentera hur de gör sin plikt, kan du hålla reda på fakta och ta bort eventuella tvetydigheter. Noggrann dokumentation av arbetsprestanda, oavsett om det är bra eller dåligt, och naturligtvis disciplinära åtgärder, om det behövs, är viktigt för att hantera medarbetare över tiden.

steg

Dokumentpersonalproblem som de uppstår, inte veckor eller månader senare. För detta ändamål måste dokumenten innehålla en fullständig och korrekt rapport om vad som har diskuterats och om händelser som uppstått på ett visst datum.

Bildnamn Dokument Employee Performance Steg 2

Lägg undan lite tid. Fördelarna med denna typ av dokumentation överväger väldigt mycket tid och ansträngning som krävs av verbal jämförelser med anställda om deras prestanda. Den rapporterar diskussionsämnena, vilka var närvarande, vilka problem eller problem som uppstod och vilka löften eller avtal som gjordes för att utveckla pappersdokumentation för framtida referenser. Genom att samla in väl dokumenterad information om anställda, kommer du att undvika missförstånd mellan parterna och erbjuda rättsligt skydd åt dig och din arbetsgivare i händelse av tvist.

Bildnamn Dokument Employee Performance Steg 3

Beskriv höjdpunkterna i en konversation. Sammanfatta villkoren förhandlade (det vill säga vem ska göra vad inom vilken tid), referenserna till en anställd, de specifika åtgärderna i samband med den arbetsprestanda som du har analyserat tillsammans och de åtaganden som alla parter utför i detalj.

Bildtitel Dokument Anställd Prestanda Steg 4

Håll fast vid fakta. Tänk inte noterna på samtal med anställda som en personlig dagbok, för att uttrycka åsikter och känslor. Denna typ av dokumentation kan utgöra ett offentligt minne i rättssal, så var tydlig och professionell. Skriv med en fristående ton, som om du var en extern del som visar i detalj vad som hände under ett säkert avstånd. Fokusera på kvaliteten på arbete, beteende och beteende, deltagande och tillgänglighet. Anfall inte en anställd för teckenproblem.

Bildtitel Dokument Anställd Prestanda Steg 5

Inkludera andra stödjande bevis för att utarbeta solid dokumentation. Det här är något som kan förändras beroende på situationen du skisserar. Några exempel: Kundklagomål som bevis på arbetstagarens dåliga servicekvalitet - Kopior av tidskort som bevis på anställdas vanliga förseningar - En kopia av en konsults analys av en anställds dålig produktivitet.

Bildnamn Dokument Medarbetarprestation Steg 6

Dokumentera de disciplinära mötena som hålls med de anställda och ta anteckningar som sammanfattar tre punkter i samtalet.

Den acceptabla standarden för arbetsprestanda, eller minsta förväntan, som diskussionsämne.

I vilken utsträckning arbetstagaren har eller inte har uppnått ovannämnda syfte. Ange eventuella överträdelser och / eller följdriktiga disciplinära åtgärder.

Perspektivet, svaret eller den anställdes ställning angående problemet. Ge ett detaljerat redogör för dina argument, även om du inte håller med eller tvivlar på deras giltighet.

Bildnamn Dokument Medarbetarprestation Steg 7

Be arbetstagaren att granska och underteckna ett bekräftelse på dokumentationen du producerat. Även om vissa kan vägra, visar ditt erbjudande god tro. Om clerk vägrar att underteckna dokumenten, förklara för honom att hans underskrift är ett vittnesbörd till diskussionen om vissa ämnen, inte det faktum att han håller med det som har sagts. Om du inte håller med, uppmuntra honom att föreslå någon korrigering.

tips

Medarbetarna, och deras advokater, bestrider vanligtvis vad du tror är ett oväderligt faktum. Därför är det viktigt att bekräfta en dokumentation med stödjande bevis. Överväg att inkludera detaljerade rapporter med ögonvittnen, foton, kopior av e-post eller annat bevis med datum som betonar faktaens tvetydiga karaktär.
Tillbringa tio minuter om dagen dokumentera dina diskussioner med anställda. Den bästa tiden att göra detta är inom de senaste tio minuterna innan du lämnar kontoret. På så sätt är dagens händelser fortfarande fräscha i sinnet. När du har uppdaterat medarbetardokumentationen används du för att låsa upp din fil, som en sista gest av arbetsdagen.
Se till att dina anteckningar är objektiva. Skriv inte bara medarbetarfel. Skapa en dokumentation för varje anställd, för att notera resultatet - både rätt och fel - av varje medlem i laget. Genom att dokumentera vad som är positivt om arbetarnas prestation, kommer du att vara en opartisk handledare. Om du begränsar dig till att bara analysera de som skapar problem riskerar du att få problem om en juridisk rådgivare hävdar att från början du hade tagit "i sökaren" någon, medan du ignorerar eller skyddar andra.
Följ de förslag och exempel du hittar i avsnittet "Källor och citat".

Dela på sociala nätverk:

Relaterade