Hur man är en effektiv och organiserad sekreterare

Beskrivningen av en bra sekreterare? Det är noggrann, uppmärksam och välorganiserad. Han borde kunna uttrycka sig korrekt, antingen via telefon eller via e-post, så att det han säger är tydligt. Genom att uppfylla alla dessa krav och göra ett bra jobb är det möjligt att spela en oumbärlig roll i laget. På detta sätt kommer platsen att bibehållas och det kommer alltid att vara intressant att gå till kontoret.

steg

Var alltid i tid. Denna aspekt ger dig möjlighet att tillfredsställa din chef, medan förseningarna inte tillåter dig att få ett gott rykte.

Bildnamn Be en effektiv och organiserad sekreterare Steg 2

Förbered alltid för att svara på oväntade frågor, men även de som förväntas. Detta är viktigt för att ge chefen informationen han behöver under möten och vid andra tillfällen. Han kan också be dig skriva ett helt tal för honom. Att hålla sig på rätt spår för att uppfylla dina mål och den riktning som företaget tagit gör att du kan göra ett bra jobb och vara oumbärligt.

Bildnamn Be en effektiv och organiserad sekreterare Steg 3

Du måste alltid vara medveten om vad chefen har planerat. Om du har ett möte och glöm det, borde du vara den som en halvtimme före (eller en timme, beroende på organisation och åtaganden) har för att påminna honom om att bli redo.

Bildnamn Be en effektiv och organiserad sekreterare Steg 4

Gör dig redo att svara på dina telefonsamtal. Gör det varje gång han ringer dig: det är viktigt att du alltid står till ditt förfogande. Förbered en vanlig hälsning att använda när du svarar för honom, för att maximera företagets relationer i hans frånvaro. Här är ett exempel: "Hej, [namn på kontoret, din chef eller företag]. Jag är hans sekreterare. Hur kan jag hjälpa dig? ". Be om din samtalares namn och telefonnummer, informera dig också om den bästa tiden att ringa. Då meddela chefen så snart som möjligt, så han kan ta hand om det. Det är en bra övning i näringslivet och kommer att ge dig ett bra intryck, eftersom du omedelbart känner med kunden (eller någon annan) tack vare din flitighet. Självklart är de alla poäng till din fördel.

tips

Försök att göra allt som är möjligt, även när du inte tror att du är redo.
Använd alltid stavningskontrollverktyg. Det finns inget värre än att skicka ett dokument som kommer att vara i det offentliga området fullt av grammatiska fel. Både du och företaget kommer att göra ett dåligt intryck, för det verkar som om du inte är fångad eller att du inte respekterar andra.
Använd lämpliga kläder på kontoret och vara en organisationsmodell. Kom ihåg att du kommer att bli en bild av företaget.
Gör omedelbart och effektivt vad chefen säger och visa initiativ utöver de vanliga uppgifterna, så han behöver inte alltid vägleda dig.
Var alltid artig mot alla.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade