Hur man talar professionellt i telefonen

Numera spelar e-post, levande chattar, webbundersökningar och sociala nätverk en grundläggande roll i att interagera med kunder, men telefonen är fortfarande det föredragna kommunikationsmedlet i näringslivet. Hur många gånger har du hänt att prata i telefon med någon och hitta den allt annat än professionell? Se till att de andra inte säger samma sak om dig. Här är allt du behöver veta för att hantera samtal på ett professionellt sätt.

steg

Del 1

2

Svara telefonen efter några ringar, så snart som möjligt. Ingen gillar att vänta. Att svara visar snabbt till den som ringer (förmodligen en kund) att ditt företag är effektivt. Dessutom gör han det klart att hans samtal är viktigt.

3

Svar genom att säga ditt namn och ditt företagets namn. Här är ett exempel: "Tack för att du ringde Vernici&Gipsskivor. Maria talar till henne". På samma sätt, om den som ringer inte ger dig information, be honom att identifiera sig och var han ringer, speciellt om företaget har en strikt politik mot oönskade samtal.

4

Ställ de rätta frågorna. Samla så mycket information som möjligt. Detta låter dig identifiera oönskade telefonsamtal. Ställ frågor kan vara aggressiva och besvärliga, särskilt när de är olika. För att inte se pund, kontrollera med en lugn och måttlig ton.

5

Anta alltid att en annan person i ditt företag lyssnar på konversationen. Företag som övervakar inkommande samtal brukar ange det med ett första förinställt meddelande. Medan detta inte är fallet, tänk dig att det företag du lyssnar på kan uppmuntra dig att använda en professionell ton. Om de kontrollerar samtal kan du få möjlighet att lyssna igen och göra lämpliga förbättringar.

Del 2

2

Se till att personen i fråga vill besvara samtalet. När kunden ber om att tala med en viss person, förklara för honom att du måste kontrollera sin tillgänglighet innan du sätter honom i spärr. Kontrollera sedan att mottagaren faktiskt är fri och villig att prata med kunden. Om inte, se till att du lämnar ett detaljerat meddelande och skriv ner det.

3

Använd grammatiken korrekt. Du måste uttrycka dig på ett tydligt och exakt sätt. Formula enkla, positiva meningar (försök att undvika negativ så mycket som möjligt) och grammatiskt korrekt. Var särskilt uppmärksam på verbala konjugationer (i synnerhet till subjunktivet) och definiera alltid ämnet för meningen. Ge henne till din samtalspartner, om hon inte ber dig att göra något annat.

4

Var uppmärksam på din röst. Tonen låter kunden fånga dina sanna intentioner från den andra änden av linjen. På telefonen eller personligen kommunicerar tonen mycket mer än de faktiska orden. Hemligheten att prata i telefon på ett professionellt sätt är att ha en bra förutsättning, som om jag var i gott humör. Försök att le medan du gör det.

5

När du kan, använd namnet på din samtalspartner. Detta ger en personlig prägel på interaktionen och visar att du uppmärksammar. "Jag är ledsen, Giovanni, men Marco är inte tillgänglig just nu. Kan jag göra något för att hjälpa dig eller vill du lämna mig ett meddelande?".

6

När du ringer någon, identifiera först. Det är till exempel möjligt att säga: "Jag är Maria Bianchi, jag skulle vilja prata med Luigi Rossi". Varsomhelst, var inte ordig. Gå rakt på punkten utan att förlora dig själv i onödiga detaljer.

7

Låt samtalet avslutas på ett professionellt sätt. I en hjärtlig tonröst säger han: "Tack för att du ringde. Ha en trevlig dag".

Del 3

2

Sänk rösten och tala med en likformig ton. Om klienten förvärrar tonerna börjar du prata långsammare, med en lugn och bestämd röst. Att upprätthålla ett beteende (i öppen kontrast till den enas samtalspersonens upprörda attityd) kan hjälpa till att lugna honom. Förblir unperturbed trots att kunden höjer sin röst eftersom han är arg eller irriterad kan uppmana honom att innehålla sig själv.

3

Försök att skapa ett positivt klimat genom att använda empati. Sätt dig i kundens skor. Förklara för honom att du förstår hans missnöje och hans klagomål. Ofta är en liten solidaritet tillräckligt för att lugna ner det. Denna teknik består av verbalt nudging och låter en samtalsperson känna sig förstådd.

4

Förlora inte ditt humör och bli inte arg. Om kunden stör dig eller säger smutsiga ord, andas djupt och låtsas att inte ha hört det. Att reagera på tonen kommer inte att lösa något och kan göra situationen sämre. Istället påminna om att du vill hjälpa och att du faktiskt kan göra något för att lösa problemet: ofta har en sådan påstående en lugnande kraft.

5

Ta det inte personligen. Håll dig vid det problem du diskuterar och gör inte olämpliga kommentarer, så långt som kunden är respektlös. Kom ihåg att han inte känner dig, så han utesluter bara sina frustrationer på en företagsrepresentant. Ta försiktigt tillbaka konversationen till den aktuella frågan och hur du tänker lösa den. Försök ignorera personliga kommentarer.

6

Kom ihåg att du i slutändan interagerar med en människa. Alla råkar ha dåliga dagar. Kanske din samtalspartnare hade en kamp med sin fru, fick böter för fart eller hade en hel rad olyckor. Dessa saker hände mer eller mindre till någon annan. Försök att förbättra din dag genom att hålla dig lugn och ostoppad: detta beteende kommer också bra för dig.