Hur man är en bra receptionist

Det är viktigt att ha kunskap om tekniska verktyg. Det viktigaste tekniska verktyget som mottagarna måste interagera är telefon - och alla knappar och de olika korrelerade linjerna. Datorfärdigheter är också nödvändiga - de flesta receptionister måste kunna använda e-post och måste kunna använda ett ordbehandlingsprogram. Det kan också vara användbart att veta hur man skapar kalkylblad och lära sig om specifika program för sektorn.

Var tillförlitlig. En receptionist är skyldig att bevaka sitt skrivbord hela tiden - om ingen svarar på telefonen skulle vara skadlig för företaget, eller om en person som behöver hjälp sätts i drift. Gör tillförlitligheten en prioritet - om chefen vet att han kan lita på dig eftersom du alltid är villig att hjälpa, blir du oumbärlig.

Utmärkt lyssnande färdigheter är väsentliga. En viktig aspekt av receptionistens verksamhet är att veta hur man lyssnar på människor - oavsett om de är i telefon eller när en kund ställer en fråga eller om information som har vidarebefordrats till dig. Att lyssna noggrant kommer att göra dig effektivare - du kommer att kunna lösa problem snabbare när du redan har förstått första gången vad du bett om och du kommer snabbt ansluta kunder med den person de söker.

Notera allt. Om chefen ber dig göra något, notera i detalj. Om en kund ringer, var noga med att skriva ner grundläggande information (namn, kontakt, förfrågningar, etc.). Att notera är ett bra sätt att hålla dig organiserade och komma ihåg alla de små saker som måste göras under dagen. Stift dina anteckningar på en anteckningsbok och bär alltid den med dig. Du kommer att bli förvånad över hur användbart det är, speciellt när du försöker komma ihåg vad personen som ringde för fyra timmar sedan ville ha det.

Svara telefonen med ett ordentligt ord: "God morgon, tack för att du kom i kontakt med vårt företag. Mitt namn är ..., i vad kan jag hjälpa dig? ". Var noga med att svara efter en eller två ringar. Låt inte en person vänta mer än en minut (väntetiden är alltid lång, särskilt i dessa fall).

Kontakta personalen som ansvarar för leveranserna med samma professionalism och samma utbildning som du använder för någon annan besökare. Om de ber dig att underteckna, se till att signaturen är läsbar. Leveranspersonalen kan behöva anvisningar om var de ska lämna paketet. Var noga med att ringa de anställda som är ansvariga för sådana frågor.

Kontakta kunder som besöker ditt företag med tillgänglighet och vänlighet. När kunden har presenterat och berättat namnet på personen som söker, kontakta den berörda personen för att låta dem veta att de har besök. Du kan säga "Mr Rossi, Mr Bianchi från XYZ Corporation har kommit fram till utnämningen av de två". Be alltid om namn och efternamn på den person som adresserar dig, namnet på organisationen han kommer ifrån och om han har en tid. Det blir då den person med vilken denna möte fastställdes för att berätta var och hur lång tid besökaren måste vänta (du kan säga "Mr Rossi kommer att ta emot dig på ett ögonblick" eller "Mr Rossi är i ett möte och kommer att vara tillgängligt om fem minuter. Snälla, sitta här ").

Gör dig redo för hälsningen. Det är alltid viktigt att hälsa dina kunder på ett vänligt sätt. Även om du fortsätter att göra vad du gör innan du hjälper dem är det viktigt att hälsa dem så att de känner igen sig och förstår att du hjälper dem så snart som möjligt.

Var artig och respektfull. Behandla varje person som om de var den viktigaste personen som någonsin kom in på ditt kontor. Det här är ditt jobb: ingen bryr sig om att du har fastnat i trafik i två timmar, att din helt nya väska har skadats eller du har förlorat din favorit-CD. Lämna personliga problem hemma (och om du inte respekterar det meddelande du fick eller hur du fick höra, låtsas göra det). Framför allt, se till att personen är helt avslappnad och glad att prata med dig.

Klä på sig för att ge ett bra intryck. Representera företaget, så du måste komma in i rollen. Köp några formella kläder. Alternativt kan du välja att köpa kläder i butiken och bära dem om du är receptionist för en viss typ av verksamhet (t.ex. en klädhandlare). Välj en nykter stil, såvida inte ditt arbete är i modebranschen, eller andra faktorer uppmuntrar dig inte att vara djärvare.