Hur man skriver ett företagsbrev till en kund

Om du har ett företag, hittar du oundvikligen ofta skrivande brev till kunderna. Det finns många anledningar som driver dig att göra det. Kanske kan du ansluta till kunder för att marknadsföra nya evenemang eller specialerbjudanden på din försäljningsplats. Du kan också behöva skriva ett företagsbrev av personliga skäl, till exempel en faktura som inte har betalats i efterskott eller för att be om ursäkt för att göra ett misstag vid hanteringen av ditt företag. Oavsett orsaken till brevet måste du behålla en professionell ton genom hela texten. Följ dessa steg för att lära dig hur du skriver en effektiv och förståelig.

steg

2

Du kan enkelt strukturera den med en ordbehandlare. Justera innehållet till vänster och lägg inte in urtagningar. Välj sedan ett typsnitt som passar för en formell skrivelse. Du bör välja Times New Roman eller en liknande typsnitt. Dimensionerna ska vara minst 12 poäng, men inte mer än 14.

3

Vänligen ange kontaktuppgifterna för ditt företag längst upp till vänster (om du inte använder brevpapper). Informationen ska inte separeras med mer än två mellanslag. I den här delen ingår endast din adress.

4

Efter att du har skrivit din adress, lämna två rader och ange datumet. Skriv ner det helt, korta inte det. Till exempel, istället för att använda 6/6/11, skriv 6 juni 2011.

5

Lämna två rader mellan mottagarens datum och adress. Den måste skrivas på tre eller fyra linjer, och infoga ett enda mellanslag mellan en del information och en annan. Mottagarens kontaktuppgifter ska innehålla namnet på personen du skriver till, företagets namn och adress. Om företaget inte har något namn anger du mottagarens namn på första raden följt av adressen.

6

Lämna två rader och börja skriva hälsningen. Kontakta den person du skriver till att använda rätt titel. Till exempel bör du skriva "Fröken", "Lady" eller "Lord". Vet du inte om en mottagare föredrar "Fröken" eller "Fru"? När du är i tvivel, använd den första av dessa två titlar.

7

Gör en kortfattad textbeskrivning. Ett företagsbrev bör vara så kort som möjligt och samtidigt ange exakt vad du behöver kommunicera med kunden.

8

Skriv ett påminnelsebrev om kunden betalar pengar. Brevets kropp bör ge det möjlighet att betala räkningen genom en artig ton.

9

Skriv en ursäkt brev omedelbart efter att du har insett att du har gjort ett misstag. Ange tydligt vad du ska göra för att åtgärda problemet och förhindra att det händer igen.

10

Slut bokstaven på rätt sätt, till exempel genom att skriva "Cordially" eller "Best regards". Detta avslutande uttryck bör skrivas efter att ha lämnat två tomma mellanslag i slutet av brevets kropp.

11

Lämna ett mellanslag för att skriva under brevet och på nästa rad (eller efter att ha lämnat en tom) skriv till ditt namn ditt namn och rollen du spelar. Använd den blå eller svarta penna för att skriva.

12

Lägg till eventuella dokument som behövs av kunden. Skriv ordet "Attachments" under ditt namn. Alternativt kan du direkt göra en lista över de tillagda dokumenten istället för att presentera dem med det här ordet.