Hur man skriver en bekräftelsebrev

Som du kan gissa från namnet är ett bekräftelsebrev ett meddelande som skickas för att bekräfta detaljer, såsom avtal som gjorts muntligt, information om möten och jobbintervjuer. Det kan också dokumentera en reservation, ett svar på en inbjudan, mottagandet av olika artiklar eller tjänster eller researrangemang. Det är ett kort dokument som enkelt kan skrivas med respekt för ett enkelt format.

Del 1

Skriv ett bekräftelsebrev

Använd brevpapper. Om bekräftelsebrevet är relaterat till affärsärenden måste det skrivas på rubriken. På så sätt blir det ett formellt och officiellt företagsdokument. Innan du skriver hälsningen, ange mottagarens fullständiga namn och adress. Denna information innehåller namnet på den person du skriver till, din titel, den avdelning eller det företag du arbetar för (om det behövs) och din företagsadress.

Om det är en privat fråga, eller svara personligen på ett företag, organisera sedan kortet med rätt format för företagskommunikation av den här typen. Skriv adressen till avsändaren och datumet i den vänstra marginalen, eller du kan anpassa dem längs den högra marginalen. Lämna en tom linje och ange mottagarens adress i vänster marginal.

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev Steg 2

Börja med lämplig hälsning. Om du behöver skicka ett bekräftelsebrev bör du använda rätt hälsning, namn och titel på mottagaren. Det allmänt accepterade formatet är som följer: "Kära herr / fru / fröken / doktor / doktor" följt av efternas efternamn.

Fråga inte en kvinna med namnet "dam"om du inte vet att hon är gift.

Om detta är ett mer informellt och personligt bekräftelsebrev kan du använda mottagarens förnamn.

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev Steg 3

I första stycket bekräfta detaljerna i avtalet. I ett bekräftelsebrev måste du gå direkt till den punkten: det är värdelöst att skriva in inledande information eller gå vilse i trevliga saker. I stället använder du första stycket för att specifikt definiera detaljerna för vad du bekräftar. Detta kan innehålla datum, tider och platser. Var specifik.

Här är några vanliga metoder för att införa denna paragraf: "Jag skriver för att bekräfta ...", "Jag skulle vilja bekräfta ..." eller "Jag skickar dig detta brev för att bekräfta ..." .

Om du behöver bekräfta att du har fått artiklar, ange detta i första stycket. Beskriv specifikt och exakt produkterna, kvantiteterna och ordernummeret. Börja skriva paragrafen så här: "Jag är glad att bekräfta ..." eller "Det var ett nöje att ta emot ...".

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev Steg 4

Prata om andra detaljer. I samma stycke eller i en andra kort stycke anger andra detaljer som kan vara relevanta. De kan innehålla ekonomiska överenskommelser, villkor och konventioner eller någon annan aspekt som måste bekräftas. Denna information kan också tilldela specifika ansvarsområden och uppgifter som ska startas eller genomföras.

Du bör alltid bekräfta villkoren i avtalet för att se till att det inte finns något missförstånd om vad som har definierats. Upprepa villkoren i avtalet hjälper dig också att klargöra dina förväntningar.

Om du ber någon att ta ansvar för ett uppdrag, be dem att bekräfta deras acceptans och genomförbarheten av detta avtal. Du kan ange hur du föredrar att göra det, det vill säga med ett brev, ett telefonsamtal eller ett e-postmeddelande.

Bekräftelsen bokstäverna är inte bara avsedda att verifiera data vid en tidpunkt, överenskommelse eller mottagande av artiklar för båda parter, de fungerar också som pappersdokumentation. Det här är dokument som avsändaren och mottagaren kan använda för att visa den korrespondens som har inträffat. Detta gör att du kan få bevis vid problem eller missförstånd.

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev Steg 5

Om det behövs, begära ett svar. Den sista punkten bör innehålla en mening som uppmuntrar mottagaren att kontakta dig om det behövs. Berätta för honom att bli hörd i händelse av problem, till exempel en begäran om förtydligande, missförstånd eller andra svårigheter.

Du kan uttrycka det på följande sätt: "Om du behöver mer information, kontakta mig" eller "Om du behöver lägga till information, vänligen svara mig" .

Bildtitel Skriv ett bekräftelsebrev steg 6

Avsluta brevet genom att tacka mottagaren. Var noga med att stänga den ordentligt. Använd ett uttryck som "Med vänliga hälsningar", "Tack för din uppmärksamhet", "Med vänliga hälsningar" eller "hälsningar". Skriv ditt namn på din dator och skriv sedan under det efter att du har skrivit ut dokumentet. För formella bokstäver, använd ditt fullständiga namn.

Del 2

Korrigera en bekräftelsebrev

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev steg 7

Korrigera bekräftelsebrevet. Innan det skickas, bör ett formellt dokument läsas om, även om det var en personlig fråga. Detta är särskilt viktigt om brevet avser ett affärsavtal. Leta efter felstavningar, saknade ord, felaktiga grammatiska former, skiljetecken eller andra sådana problem.

Att skicka ett korrekt brev gör att du verkar ansvarig och professionell, kan få ett öga på detaljer.

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev Steg 8

Använd lämplig papper och en kvalitetsskrivare. När du skriver ut ett företagsbrev använder du ditt brevhuvud. Om du inte är ansluten till ett företag och inte har rätt papper, skriv ut brevet på högkvalitativt papper. Var noga med att skriva ut den med en bra skrivare, som ska ha tillräckligt med bläck eller toner.

Om du inte behöver skicka ett bekräftelsebrev via e-post, skriv det till din dator ändå. Skicka aldrig en handskriven affärsbrev.

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev steg 9

Använd en tecken- och standardmarginal. När du skriver ett formellt brev använder du en vanlig typsnitt som Times New Roman eller Arial. Teckensnittet ska vara 12 poäng, och du bör inte använda fet, kursiv eller understruken. Marginalerna ska vara 2,5 cm på varje sida.

När det gäller de formella bokstäverna, som en bekräftelse, borde du använda blockformatet. Det betyder att du använder en linje mellan en linje och lämnar en tom linje mellan ett stycke och en annan och inte sätter in indryckningar.

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev Steg 10

Var noggrann och gå rakt till punkten. Bekräftelsebrev är korta. Du måste vara kort och radera alla onödiga ord, uttryck och information. Innehållet i meddelandet måste strikt berör de uppgifter som ska bekräftas.

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev Steg 11

Använd en formell ton. Eftersom de flesta bekräftelsebrevet är korta i naturen är tonen mycket formell och opersonlig. Detta bidrar till att hålla koncentrationen på de bekräftade detaljerna och minskar de värdelösa onödiga.

Om du skriver ett privat bekräftelsebrev, en bekant eller en person med vilken du har ett lite mer informellt förhållande, kan du lägga till en mer personlig touch. I vilket fall, om du inte är säker, peka på formaliteten.

Om du å ena sidan vill vara formell, kan du säkert visa din tacksamhet eller entusiasm. Om du till exempel har träffat en jobbintervju kan du svara med att ange: "Tack för att du gav mig möjlighet att delta i en intervju för denna arbetsställning", o "Jag är glad att delta i en intervju för posten av ...".

Bildnamn Skriv ett bekräftelsebrev Steg 12

Skicka bekräftelsebrevet till rätt tidpunkt. Det finns flera anledningar till varför du ska skicka ett bekräftelsebrev. Bekräftelse av datum för möte, möte, intervju, konferens eller andra händelser är en vanlig anledning till att människor underhåller denna typ av korrespondens. Det finns också andra typiska situationer som leder till det, inklusive:

Jobb erbjudande.

Godkännande av ett jobb.

Ta emot en order.

Allmänna samarbetsvillkor.

Organisation av en resa.

Auktorisation av en annan person.

Deltagande.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade