Hur man skriver ett förfrågningsbrev

Det händer för alla att behöva skriva ett brev av förfrågan. Det kan vara en begäran om ett välgörande bidrag, att be om möjligheten att ta en missad tentamen eller att träffa en expert på ditt område eller att begära ett dokument för ditt arbete, men stilen kommer alltid att vara densamma. Följ dessa anvisningar för att göra ditt brev av förfrågan mer professionell och övertygande.

Del 1

Förbered dig på att skriva

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 1

Samla idéer. För att skriva en tydlig och effektiv bokstav är det viktigt att du har en tydlig känsla av meningen och syftet med detsamma.

Ett bra sätt att få tydliga idéer är att ta tre vita lakan och namnge dem "för att jag skriver detta brev", "slutet på detta brev" och "andra tankar".
Utan att oroa dig för mycket om detaljerna, ta lite tid att skriva ner dina idéer på de tre arken. Gör en lista över orsakerna som ledde till att du skrev brevet, vad du hoppas få och eventuell annan information som du tycker borde ingå.

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 2

Tänk på din samtalspartner. För att använda rätt ton är det viktigt att förstå vem som är din samtalsman. Efter att ha gjort en första reflektion, skriv på ett annat blad vad du vet om brevmottagaren.

Till exempel, vad är den här personen, hur kan han hjälpa dig? Det kommer att vara upp till den här personen att fatta det slutliga beslutet om din förfrågan, eller besluta om att skicka det till de ansvariga?

Det är lämpligt att beakta mottagarens kompetens om ämnet du skriver för. Om läsaren inte är särskilt kompetent krävs ett annat sätt att skriva (till exempel med ett enklare språk och mer information), att om läsaren inte är expert av ämnet.

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 3

Gör ett utkast. Innan du börjar skriva den faktiska bokstaven, gör ett utkast för att organisera tankarna på ett logiskt och konsekvent sätt.

Tänk på huvud- och sekundärpunkterna för att stödja den tidigare. Gör dina idéer organiserade så att de ger mening åt läsaren.

Del 2

Skriv ett utkast

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 4

Använd rätt format. För att få ett bra intryck måste du använda rätt, professionellt format.

I övre vänstra hörnet måste du ange din fullständiga adress, datum och fullständiga adress till mottagaren. Lämna en rad mellan var och en av dessa uppgifter.
Du kan också skriva in objektet efter mottagarens adress, men det är inte obligatoriskt.

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 5

Börja med hälsningar. Börja brevet med en form av hälsning, respektfull och lämplig.

Om du känner personen du skriver till kan du börja använda hans namn, till exempel "Kära Tim". Annars måste du använda efternamnet och titeln (till exempel Dott., Sig., Sig.ra).

Om du inte känner till efternamnet till den person du skriver till, använd en hälsningsform som "Kära herre", "Kära fru" eller "Vems kompetens".

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 6

Skriv en inledande paragraf. I första stycket i varje ansökningsbrev måste du presentera och förklara tydligt men kortfattat skälen till brevet, till exempel "Jag skriver till dig i hopp om att jag skulle vilja överväga att bidra till Tal dei Tali-föreningen".

Om du redan har haft en tidigare kontakt med mottagaren av brevet kommer öppningsfältet att vara en möjlighet att komma ihåg din förenings karaktär eller den kontakt du tidigare haft.

Att upprätta en kontakt är inte bara användbar för mottagaren, men tjänar också till att understryka affiniteten med dig, vilket kan öka chanserna att din begäran kommer att beviljas.

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 7

Skriv brevets kropp. I brevets del behöver du ge mer specifik information om din förfrågan. Det är en möjlighet att säga exakt vad du frågar och varför din förfrågan borde uppfyllas.

Var exakt men kort. Du måste tydligt förklara vad du frågar och varför frågan är värdig uppmärksamhet, men du behöver inte berätta historien om ditt liv.

Gå direkt till vad du ber om. Din samtalspartnare måste förstå bra vad du vill. Till exempel: "Jag hoppas att han kommer att överväga möjligheten att upprepa sitt generösa bidrag igen i år", eller "Jag skulle vilja be dig att skicka in detta dokument igen."

Var artig och använd en lämplig ton för läsaren.

Begränsad till fakta och kontrollera känslorna. Om du måste prata om dina intryck och känslor, begränsad till fakta och inte få bäras av känslor, till exempel "Jag var mycket besviken över omröstningen", inte "Jag är så arg på denna omröstning!"

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 8

Skriv en avslutande punkt. I sista stycket informera mottagaren om vilken tidsfrist som du måste jämföra och tacka för det vederlag som de kommer att ge till din förfrågan.

Om du till exempel behöver information eller ett möte med någon före ett visst datum, gör det tillgängligt i slutet av brevet på ett artigt men tydligt sätt.

Även om din begäran slutligen inte kommer att beviljas, är det faktum att de tillbringade tid på ditt brev tacksamma.

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 9

Lägg till en hälsning formel. En form av artig och lämplig nedläggning behövs. Vissa alternativ är "Respektivt", "Med vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar", följt av ditt namn.

Om du skickar en traditionell bokstav, lämna några tomma linjer mellan hälsningarna och ditt tryckta namn. I detta utrymme, gör din penna signatur.

Om du bifogar något till brevet måste du ange det efter hälsningarna, "Bilagor: 2."

Del 3

Fyll i bokstaven

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 10

Efter avsluta det första utkastet till brevet, om möjligt, lämna det åt sidan i några dagar. Det ger dig möjlighet att ha ett annat perspektiv när du tar tillbaka det i handen.

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 11

Korrigera och skriva om bokstaven. Läs brevet noggrant för att se till att det du har skrivit är klart, flöda väl och uppnå de mål du ställt in i del 1. Gör alla nödvändiga ändringar.

Ett bra sätt att utvärdera om ditt brev är välskrivet är att läsa det högt. Detta hjälper dig att hitta ord som du kan ha hoppat över och får dig att förstå om den flyter bra och om den har rätt ton.

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 12

Kontrollera den slutliga versionen. Efter att ha gjort korrigeringar, gör en slutgiltig kontroll för att verifiera att det inte finns några typsnitt eller grammatiska fel.

Det skulle vara bra att läsa det till en annan person. Det är lätt att låta sina misstag glida bort.

Bildnamn Skriv ett brev av förfrågan Steg 13

Skicka brevet. Skicka brevet till mottagaren. Gör en kopia för att behålla tills frågan är klar.

tips

Se till att din förfrågan är så enkel som möjligt för att tillfredsställa, vilket ger din samtalspartnare så mycket information som möjligt så att han kan uppfylla begäran. Till exempel, om du skriver för referenser, inkludera ditt CV.
På samma sätt, se till att du kommer till det verkliga målet för brevet. För mycket information, speciellt om det inte är viktigt för läsaren, kan distrahera och förvirra.
Se till att din förfrågan är övertygande men inte pretentiös.

varningar

Typofel och grammatikfel kan göra skador jämfört med ett välskrivet brev utan fel. De kan distrahera läsaren och ge intrycket att du inte har varit noggrann nog. Det handlar alltid om och när det är möjligt, läs det till en annan person.
Försök inte manipulera mottagaren med emotionella överklaganden, hot eller orealistiska löften. Dessa saker förolämpar snarare än att övertyga.

Visa mer ... (24)

Dela på sociala nätverk:

Relaterade