Hur man skriver en reklambrev

Måste du skriva ett oklanderligt professionellt brev? De flesta av dessa dokument respekterar ett mycket exakt men intuitivt format som kan anpassas till vilken typ av innehåll som helst. Ett företagsbrev bör alltid innehålla datum, kontaktuppgifter för avsändaren och mottagaren samt några centrala punkter. Följ dessa steg och modifiera dem om det behövs för att anpassa dem till dina företags behov.

Del 1

Börja skriva brevet

Känn formatet. Oavsett innehållet i brevet finns det några regler att följa med avseende på grafisk sammansättning. Affärsbrev bör skrivas med en gemensam karaktär, till exempel Arial eller Times New Roman. Använd bulkparagraf. Det betyder att varje stycke måste delas med nästa med en vit linje. Använd inte fördjupningar för bulkposter.

Använd 2,5 cm marginaler på alla sidor.
Även ett företagsbrev skickat via e-post måste skrivas med en gemensam karaktär. Använd inte ovanliga och oläsliga tecken - de enda godtagbara färgerna är svartvita.

Välj rätt kort. Brevet ska tryckas i 22x28 cm format (klassiskt för bokstäver) eller på A4-papper. Några långa kontrakt kan skrivas ut i 22x35 cm format (typiskt för juridisk korrespondens).

Om du skickar det per post, kan du skriva ut det på företagets brevhuvud. Detta ger ett mer professionellt utseende, eftersom det anger företagets logotyp och kontaktuppgifter.

Inkludera information om ditt företag. Anger företagets namn och adress. Avdela en rad till varje del av adressen. Om du har ett oberoende företag eller arbetar självständigt, skriv ditt namn i stället för företaget eller däröver.

Om ditt företag har ett förinställt brevpapper kan du använda det istället för att skriva företagets namn och adress.

Om du skriver adressen ska den visas högst upp till höger eller vänster, motiverad - välj enligt företagets önskemål.

Om du skickar brevet utomlands skriver du landets namn i stor bokstav.

Inkludera datumet. Att skriva det fullständiga datumet är det mest professionella valet någonsin. Skriv till exempel "1 april 2012". Det ska verka motiverat till vänster, några rader lägre än avsändarens adress.

Om du har skrivit brevet under flera dagar, använd datumet när du avslutade det.

Indikerar mottagarens data. Skriv det fullständiga namnet tillsammans med titeln (om någon), företagets namn och adress till mottagaren, i denna ordning. Avdela en rad till alla uppgifter. Om nödvändigt, inkludera ett referensnummer. Mottagarens uppgifter måste vara motiverade till vänster, några linjer som är lägre än datumet.

Bättre att adressera brevet till en viss person. På så sätt kan du svara direkt. Om du inte vet namnet på den person du ska skicka den till, gör lite forskning. Ring företaget för att få veta sitt namn och titel.

Välj en hälsning. Det är ett viktigt tecken på respekt. Valet beror på olika faktorer: om du känner mottagaren, hur mycket du känner till honom och vad är nivån på formaliteten i förhållandet. Tänk på följande alternativ:

skriva "Till de ansvariga" bara om du inte vet vem man ska adressera specifikt.

Om du inte känner mottagaren väl, med "Dear Sir / Madam" gå på den säkra sidan.

Du kan också använda mottagarens namn och efternamn, till exempel "Kära doktor Bianchi".

Om du känner mottagaren väl och har ett informellt förhållande kan du till exempel kontakta honom med förnamnet "Kära Maria".

Om du inte är säker på mottagarens kön skriver du bara det fullständiga namnet, till exempel "Kära Andrea Bianchi".

Glöm inte att skriva ett komma efter hälsningen (två poäng om du använde formeln "Till de ansvariga").

Del 2

Skriv kroppen

Använd rätt ton. Som de säger är tiden pengar och de flesta affärsmän avskyr det. Som ett resultat bör tonen i brevet vara koncist och professionell. Se till att dokumentet är snabbt att läsa genom att gå direkt till punkten, utan att gå in i första stycket. Till exempel kan du börja med att skriva: "Jag skriver till dig angående frågan ..." och fortsätt därifrån.

Oroa dig inte om att använda utarbetade övergångsuttryck, stora ord eller långa och försvunna meningar. Ditt mål bör vara att kommunicera siktens fokus så snabbt och tydligt som möjligt.
Var övertygande i brevet. I allmänhet är syftet med dokumentet att övertyga läsaren att göra någonting: ändra ditt sinne, korrigera ett problem, göra en betalning eller göra något konkret. Exponera målet.

Använd personliga pronomen. Du kan definitivt använda den "jag", "oss", "du" och "du" i en kommersiell skrivelse. Prata om dig själv i den första personens singulära och adressera mottagaren med "du", "du" eller "du".

Var uppmärksam om du skriver brevet på uppdrag av företaget. Om du är en talesman för affärsperspektivet, ska du använda det "oss", så läsaren kommer att veta att verksamheten ligger bakom dina uttalanden. Om du skriver dina åsikter använder du "jag" .

Skriv klart och kortfattat. Läsaren måste förstå exakt vad du menar. Det kommer att reagera snabbt bara om det du skrev är vettigt. Särskilt om du vill ha det efter att du fått brevet når du ett visst resultat eller gör en viss åtgärd, säg det. Förklara din position så kort som möjligt.

Använd den aktiva formen. När du beskriver en situation eller gör en förfrågan, se till att du väljer den aktiva formen, undvik passiv. Den senare gör skrivningen tvetydig eller opersonlig. Dessutom är den aktiva formen mer dynamisk och går rakt mot punkten. Exempel:

passiv: "Dessa solglasögon har inte utvecklats eller producerats med hänsyn till hållbarhet".

aktiv: "Företaget designar och tillverkar dessa solglasögon utan att ge betydelse för hållbarhet".

Var konversation när det behövs. Brev skrivs av människor för andra människor. Om möjligt, undvik att använda förinställda mallar. Det är omöjligt att odla ett förhållande med en opersonlig och masskorrespondens. Håll dig också borta från ett mycket informellt och slangt språk. Tonen måste vara formell men samtidigt vänlig och vänlig.

Om du känner mottagaren väl kan du inkludera en vänlig linje för att hälsa på honom eller önska honom bra.

Ring på sunt förnuft för att bestämma hur mycket personlighet som ska läcka. Ibland är det bra att lägga till en humoristisk touch i ett affärssammanhang, men innan vi gör ett skämt, speglar vi oss väl.

Var artig. Du kan vara trevlig även när du skriver för att uttrycka ett klagomål eller ett problem. Tänk på mottagarens plats och ge honom vad du kan, inom rimliga gränser, vara tillmötesgående och hjälpsam.

Här är ett exempel på oförskämda klagomål: "Jag tror att dessa solglasögon är av dålig kvalitet och jag kommer aldrig att köpa dem igen". Exempel på artig klagomål: "Strukturen hos dessa solglasögon har besvikit mig och i framtiden tänker jag köpa dem någon annanstans".

Om brevet har mer än en sida, använd ett lämpligt brevhuvud. De flesta affärsbrev bör vara kortfattat nog för att uppta endast en sida. Men om du har ett längre dokument, till exempel ett kontrakt eller en rättslig dom, kan du använda den mer. Använd lämpligt brevhuvud från den andra sidan och framåt, som vanligtvis har en förkortad adress och består av samma typ av kort som den första.

Numrerar sidorna efter den första, vilket indikerar symbolen längst upp. Du kan också inkludera mottagarens namn och datum.

Sammanfattningsvis. I sista stycket sammanfatta de punkter som omfattas och tydligt sammanfatta handlingsplanen eller vad du förväntar dig av mottagaren. Påminn dig om att han kan kontakta dig om du har några frågor eller problem. Tack för din uppmärksamhet på brevet och frågan.

Del 3

Slutformulär

Välj en slutformulär. Den sista hälsningen, som den första hälsningen, är en indikation på respekt och formalitet. I allmänhet går du på den säkra sidan med "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar", men du kan också skriva "Med vänliga hälsningar", "Jag erbjuder dig mina bästa hälsningar", "hälsningar" och "En hjärtlig hälsning". Det är också möjligt att använda en professionell men mindre formell stängningsformel som "tack". Skriv ett komma efter hälsningen.

Skriv brevet. Lämna ungefär fyra tomma linjer för signaturen. Underteckna det efter att ha skrivit ut det. Om du skickar det via e-post, skanna en bild av din signatur och bifoga den till den här delen av brevet. Blått eller svart bläck är att föredra.

Om du måste skriva brevet istället för någon annan, skriv "pp:" innan du signerar, vilket står för "genom fullmakt (av)", det vill säga "på uppdrag av" .

Skriv ditt namn och kontaktuppgifter. Skriv in namn, titel, telefonnummer, e-postadress och annan användbar information på din dator under signaturen. Avdela en rad till varje data.

Lägg till initialerna för den person som skrev in brevet. Om du har tappats på datorn av någon annan än författaren måste du ange initialerna under underskriftsutrymmet. Ibland ingår också bokstäverens initialer. På detta sätt är det klart vem har arbetat där.

Om du till exempel anger teckens initialer använder du små bokstäver som "M.B.".

Om du inkluderar författarens initialer, använd stor bokstav medan du lämnar skrivaren i små bokstäver: "R.B.:m.b.". I vissa fall läggs ett streck mellan de två paren initialer: "R.B.-m.b.".

Anger närvaron av bilagor. Om du har bifogat andra dokument som ska granskas av mottagaren anger du några rader under din kontaktinformation. Ange antal och typ av dokument. Skriv till exempel "Bilagor (2): läroplan, broschyr" .

Du kan också förkorta ordet "bilagor" skrivande "All.".

Om nödvändigt, lägg till namnen på de andra mottagarna. Om du skickar en kopia av brevet till olika personer, bör du ange dem. Du kan göra det genom att skriva "cc:" under anknytningsraden, som står för "kunskapskopia". Ange omedelbart efter namn och titlar på de övriga mottagarna ("cc" det menade också "kol kopi", för faktiskt var papperskopian gjord med kolpapper).

Skriv till exempel "cc: Marco Bianchi, vice vd för marknadsavdelningen".

Om du lägger till mer än ett namn, justera det andra under det första, men utan att skriva om "cc:".

Del 4

Sluta brevet

Korrigera brevet. Den grafiska aspekten är ett grundläggande element som betecknar en viss professionalism. Genom att avhjälpa felet i brevet ser du till att adressaten omedelbart anser dig kunna och auktoritativ. Skicka det till stavningskontrollen av ordbehandlingsprogrammet, läs det också bra innan du skickar det.

Fråga dig själv om brevet är tydligt och koncist. Innehåller styckena mer än tre eller fyra meningar? I så fall bestämma om du kan eliminera onödiga uttalanden.
Om brevet är oerhört viktigt, kan du läsa det till en vän eller kollega. Ibland kan en andra blick hjälpa dig att fånga fel eller konstiga uttryck som du inte märkte.

Tryck inte på brevet. Om du har flera sidor borde denna metod generellt undvikas. För att säkerställa att arken är i ordning, fäst dem med ett pappersklämma längst upp till vänster.

Förbered brevet för leverans. Om du skickar det via post, använd ett lämpligt kuvert. Om möjligt, använd en med att skriva ut företagets logotyp. Skriv ner returadressen och adressen till mottagaren. Vik brevet i tre delar, så att mottagaren öppnar den övre vikten först, sedan den nedre vikten. Se till att du klistrar in tillräckligt många frimärken och skickar den.

Om du tycker att din stavning är orörlig och inte gör rättvisa till din professionalism, skriv adresserna med textbehandlaren och skriv ut dem på kuvertet.

Om brevet är extremt viktigt och / eller brådskande kan du få det levererat med bud.

Om du vill skicka det via e-post, konvertera den till HTML eller spara det i PDF för att bevara formatering. Det är dock bättre att skicka det per post.

tips

Använd en kvalitetspenna för att skriva under bokstaven.
Var försiktig. Om du inte kan svara på mindre än en vecka, förklara det för mottagaren och berätta för honom när han kan förvänta dig ditt svar.
Betona de positiva aspekterna. Prata om vad du kan göra, inte vad du inte kan göra. Om en produkt till exempel inte finns på lager, berätta inte för kunden att du inte kan slutföra beställningen. I stället förklara för honom att det goda är väldigt populärt och alla bestånd är uttömda. Då berätta för honom när du kan ge honom ordern.
Om du måste skriva ett komplext brev, försök först att göra en uppställning.
Gör en lista över ämnen som du vill diskutera. Oroa dig inte för beställningen.
För varje ämne, gör en lista med nyckelord, exempel, argument och fakta.
Granska varje ämne i listan och omfördela det i ordning av vikt baserat på ditt syfte och mottagaren.
Eliminera allt som inte är relevant.
Fördela informationen i läsarens lämpligaste ordning.

varningar

Överdriv det inte med smickrande. En uppriktig komplimang är acceptabelt, men ett överskott skulle föreslå att du borde förlita sig på smickret, inte på skickligheten, för att göra ditt jobb.
Har inte en plötslig eller för uttrycklig ton. Kom ihåg, med ett företagsbrev, försök att förbättra eller starta ett professionellt förhållande.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade