Hur man föreslår en telekonferens

Skicka en inbjudan till mötet. Skicka en inbjudan så snart du har bestämt dig för tiden. Detta bör innehålla allt som deltagarna behöver för att få tillgång till konferensen (kallnummer och lösenord) och dagordningen med de ämnen som kommer att beröras, inklusive en ansvarsförteckning. Dagordningen bör täcka alla frågor eller intressen från de övriga deltagarna, som du redan kan förutse. Fokusera först på de positiva aspekterna, gå vidare till utmaningar och erbjuda lösningar eller idéer för att övervinna eventuella hinder.

Skapa en lista med deltagare, inklusive var de kommer ifrån och allmän personlig information. Du kan använda detta material för att chatta medan du väntar på att alla deltagare ska ansluta.

Skicka en påminnelse via e-post på konferensdagen om det är efter lunch eller dagen innan konferensen planeras på morgonen. Detta kommer att bidra till att alla kommer fram i tid. Du kan också använda denna möjlighet att skicka rapporter eller dokument som ska användas under konferensen. Om någon annan har skapat det här materialet, var noga med att ge det kredit (eller förhindra att skulden kommer att falla på dig) genom att skicka meddelandet som skickade dig med dokumenten eller säga "Jag bifogar Johns rapport, vi kommer att förklara det steg för steg under konferensen". Det är ditt ansvar som konferensledare att se till att alla har samma våglängd och att alla har fullgjort sina uppgifter innan konferensen börjar.

Telekonferensen börjar. Var i tid. Hämta telefonkonferensen 10 minuter i förväg, om möjligt. Vissa tjänster kommer inte att låta dig logga in tills den planerade starttiden och andra kommer inte att låta någon kommunicera tills en ledare med ett särskilt lösenord loggar in. Var noga med att prova länknumret i förväg om du inte vet vilken tjänst du ska använda.

Vanligtvis kommer minst en person att vara sen, så du behöver ha några användbara anteckningar för att starta en konversation och undvika långa tystnader i början av konferensen. Var noga med att presentera alla deltagare (namn, titel och roll de upptar) för alla som inte känner till dem, särskilt för dina kunder. Konferensen börjar 3-5 minuter efter den planerade tiden när det är möjligt, men inte alla deltagare är närvarande.

Följ agendan - du tog tid att göra det, så följ det. Var noga med att övervaka din klocka, eftersom vissa deltagare kanske inte stannar över den schemalagda stängningen. Var medveten om de tider dina presentatörer behöver. Det är ditt jobb att se till att allt är under kontroll.

Håll dig fokuserad och ta anteckningar. Om möjligt, undvik att använda ljudknappen medan andra pratar. Människor på kontoret kommer inte att störa dig medan du är i konferens om du ser upptagen och involverad. Detta är din möjlighet att visa hur mycket du vet om ämnet du diskuterar. Löfte inte för mycket, och gärna säga att du får dem att få svaren på de frågor du inte förväntade dig.

I slutet av konferensen, fråga om någon har frågor att fråga och se till att de får ett svar under eller efter konferensen. Om ett efterföljande möte behövs, programmera det innan konversationen är stängd. Tack alla för den tid de har tillägnad dig och önskar dig en bra dag eller en bra helg.

Omedelbart efter telekonferensen skapar du ett sammanfattande dokument och skickar det till alla deltagare. Denna sammanfattning tjänar två syften: 1) Se till att alla har förstått och har en lista över sitt ansvar, och 2) dokumenterar svartvit samtal om det finns några skillnader senare. Du kanske upptäcker att en bra slutrapport kommer att spara dig mer än en gång. Kom ihåg att be om korrigeringar eller ändringar i sammanfattningen om det behövs.