Hur man föreslår ett möte

Professionella miljöer, särskilt inom ett kontor, kräver lite samarbete. Att ta viktiga beslut innebär ofta att fler än en persons ingrepp kommer att ha sin egen synvinkel och expertis, och detsamma gäller de viktiga uppgifter som tjänar för att säkerställa framgång för företaget. Mötena är idealiska för att strukturera och organisera detta samarbete, men utan att ha mål eller kontrollera dem kan de vara i timmar och vara värdelösa. Att veta hur man programmerar dem, förbereder dem och leder dem kan göra skillnaden och göra deras funktion mer effektiv.

Del 1

Förbered dig inför mötet

Diskutera nästa möte som planeras med de personer som ska delta. Så snart de säger att du ska ordna ett möte, är en av de första åtgärder som ska genomföras att ägna tid åt de personer som kommer att ingripa, särskilt om det är en överlägsen eller annan viktig person. Fråga dem om det finns något de skulle vilja diskutera specifikt under mötet. Notera svaren och använd dem för att vägleda dig genom att utforma dagordningen.

Fråga deltagarna vad de skulle vilja diskutera är ett smart drag: inte bara kommer det att underlätta utformningen av dagordningen, du kommer att involvera alla i mötesprocessen innan det ens börjar. Människor är mer benägna att ingripa och uppmärksamma under mötena om de vet att de kommer att prata om viktiga frågor och att de berör det i den första personen.

Skriv och dela mötesagendan. Det kan vara ett användbart verktyg inte bara för möteschefen, men också för gästerna. Detta dokument innehåller viktig information om mötet, till exempel när det hålls och var och vem ska delta. Framför allt kommer det att lista de ämnen du vill prata om, så att alla kan förbereda sig. Informera intresserade i tid: ju viktigare mötet är desto snabbare bör du ta itu med det.

Dagordningen bör definitivt ange den maximala längden som tillåts för varje diskussionsämne. Förbereda en ungefärlig lista i förväg underlättar rullning av mötet. Även om vissa punkter kan ta längre tid (och andra mindre), med ett program förenklar mötet och låter dig prata om allt.

Undersök diskussionsämnen och eventuella möten som tidigare hållits. De som deltar i mötet kanske inte är aktuella på alla ämnen du ska prata om, någon kanske inte är närvarande i de tidigare och andra glömde dem bara. Eftersom du är presidenten, borde du veta vad som hände före detta möte. Försök att fråga de personer som har deltagit i de viktigaste mötena, så du kommer att veta vilka punkter som har kvarstående, eftersom du måste återuppta dem. Du kan också begära protokoll från tidigare möten, som hjälper dig med din organisation.

Protokollen från tidigare möten kan vara en viktig resurs för att ordna ett möte. De sammanfattar diskussionerna och besluten som gjorts tidigare, så att du kan hämta dem på ett relativt snabbt sätt, och det blir lätt att uppdatera dig. Du kan också lägga till de viktigaste punkterna på agendan, kopiera och distribuera dem till deltagarna.

Förbered i förväg det utrymme som kommer att ägnas åt mötet. På mötesdagen måste du se till att platsen som hålls är ren, presentabel och perfekt för att välkomna deltagarna. Du måste se till att alla tekniska komponenter (datorer, projektorer, skärmar, etc.) fungerar bra och är redo att användas. Om det finns någon förvirring, kommer du att slösa bort dyrbar tid, och mötet kommer att vara längre.

Om du gör en elektronisk presentation (till exempel på PowerPoint), ta ett ögonblick för att bekanta dig med den fjärrkontroll som du ska använda för att glida bilderna. Du bör inte slösa tid på att försöka lista ut hur det fungerar, annars kommer mötet att vara mycket längre.

Del 2

Presidentens roll

Börja mötet. När tiden har kommit och alla deltagare (eller åtminstone de viktigaste) har blivit upptagna, kallar de uppmärksamheten hos församlingen. Presentera dig själv och bestämma målet för mötet Bestäm vad som är den förväntade varaktigheten, så att alla vet vilken tid det kommer att sluta. Kanske kommer det att vara längre eller längre, men med angivande av tidsgränsen som du har beräknat kommer du att hålla dig på rätt spår. Vissa deltagare känner inte varandra? Ta en stund att snabbt presentera de viktigaste.

Kom ihåg att vissa företag och organisationer har strikta och exakta rutiner när det gäller öppnande och drift av ett möte. Till exempel i början av ett möte etableras till exempel genom att slå en hammare och reglerna för att presentera deltagarna och ingripa är lika styva.

Sammanfatta relevanta punkter i tidigare möten. Om det är ett möte som tillhör ett långt och varaktigt projekt måste du snabbt uppdatera alla deltagare om programmets framsteg. Snabbt syntetisera alla händelser eller nyckelbeslut som följer av tidigare möten. Inte alla här kan vara medvetna om diskussionsämnena, så du måste se till att de är alla på samma våglängd och mötet är effektivt och användbart.

I stället för att ta hand om sammanfattningen av vad som hände i de föregående mötena kan du be att göra det till en sekreterare, som kommer att läsa protokollet från de föregående mötena för att sammanfatta de beslut som fattats.

Du kan också läsa några viktiga bokstäver eller dokument som har skrivits under tidsintervallet mellan föregående och nuvarande möte.

Kom ihåg att om du ger kopior av protokollet och andra dokument till deltagarna, är det inte nödvändigt att läsa dem högt.

Låt de viktigaste deltagarna rapportera om situationen. Senare tillåter experter att informera resten av församlingen om ny eller ny utveckling som inträffade efter föregående möte. De kan täcka alla aspekter, som de senaste svårigheterna som företaget eller organisationen står inför, förändringar som görs för personal, projektutvecklingar och strategiska förändringar. Det viktiga är att allt är relevant. Deltagarna vill också lära sig mer om de specifika åtgärder som har vidtagits efter de beslut som fattades under föregående möte.

Ta hand om de vänstra poängen. Om det finns några problem som inte har lösts eller beslut som inte har fattats vid det senaste mötet, försök att överväga dem innan du börjar prata om nya ämnen. Ju längre de gamla frågorna skjuts upp, desto mindre kommer deltagarna att ta ansvar för det, så försök att få dem till spel och åtgärda de återstående punkterna innan de går vidare till dagordningen. Vanligtvis är de tydligt angivna i de föregående minuterna.

Beroende på kulturen och reglerna för ditt företag eller förening finns det förmodligen särskilda förfaranden för att nå en överenskommelse. Exempelvis bör deltagarna bara nå en majoritetsöverenskommelse eller välja en grupp chefer som ska hantera beslutsprocessen.

Kom ihåg att vissa punkter är för viktiga för att slutföra mellan ett möte och en annan. Du behöver inte nödvändigtvis dölja utvecklingen av långsiktiga projekt som ännu inte har slutförts. I vilket fall som helst bör du prata om beslut eller program som kräver omedelbar åtgärd.

Prata om alla nya ämnen. Senare väcker det problem, bekymmer och aktuella problem som ska diskuteras. De bör komma naturligt från utvecklingen som har skett mellan de tidigare mötena och nutiden. Det spårar deltagarna för att fatta konkreta och slutgiltiga beslut - fler aspekter förbises, fler pågående punkter kommer att förbli för framtida möten.

Sammanfattar slutsatserna från mötet. När du har pratat om alla tidigare och nuvarande punkter, ta en stund för att sammanfatta slutsatserna före alla närvarande. Granska resultaten av alla beslut som fattats och om nödvändigt beskriva de specifika åtgärder som deltagarna måste genomföra före nästa möte.

Detta är ett viktigt steg: det är din sista chans att se till att alla lämnar mötet och veta exakt var projekten har kommit från och vad de ska göra.

Sluta med att lägga grunden för framtida möten. Slutligen förklara för alla vad som måste göras före nästa möte - om det redan har planerats, kom ihåg var och när det kommer att hållas. Detta kommer att ge alla en känsla av kontinuitet, att gå från ett projekt eller ett viktigt beslut till en annan och fastställa en tidsram för framsteg eller slutföra de uppgifter som har tilldelats.

Kom ihåg att du inte behöver schemalägga ett annat möte om du tar hand om alla tidigare och nuvarande poäng i den nuvarande. Men om det finns ämnen som behöver diskuteras i framtiden eller du väntar på att se hur vissa projekt utvecklas, är det en bra idé.

Del 3

Effektivt genomförande av stämman

Led diskussionen, men dominera inte den. Som president är en av dina huvuduppgifter att göra dialogen fortsätt och ta den till användbara ämnen. Du behöver inte ge synpunkter på varje enskilt problem eller följa ett exakt program. Försök att vara flexibel. Låt de andra deltagarna tala fritt och låta nya teman komma fram, även om de inte ingår i dagordningen. Du kanske inser att vissa ämnen måste fyllas i eller ändras något för att hålla mötet på rätt spår, men du bör inte kontrollera alla aspekter av mötet. Det är trots allt en samarbetsprocess.

När mötet fortskrider, hålla koll på agendan. Om du håller dig bakom, bör du hoppa över vissa ämnen eller skjuta upp dem senare, då väder tillåter. Var inte rädd för att göra det om de diskuterade frågorna är ganska viktiga.

Uppmuntra deltagarna att ingripa. Eftersom du är presidenten är ditt jobb att främja en öppen och produktiv diskussion. Om du märker att vissa presenter från relevant och användbar kunskap inte öppnar upp för resten av gruppen, får du prata. Du behöver inte tvinga dem eller ställa direkta frågor, du måste bara säga en mening som "Jag tycker att fru Bianchi erfarenhet kan hjälpa oss i det här fallet". Det är en bra teknik för att involvera mindre aktiva medlemmar på mötet.

Se till att alla förstår vad du pratar om. Det kan vara svårt att komma ihåg att inte alla deltagare har samma erfarenhet eller samma kunskap om de ämnen som uppkommer i dans. För att vara säker på att alla här inte tror att det är slöseri med tid, måste du tillfälligt förenkla de mest komplexa ämnena eller ämnena så snart de heter. De mindre erfarna medlemmarna kommer utan tvekan att uppskatta det.

Se bort från svåra eller obehagliga frågor. Om de inte hålls under kontroll av en behörig president kan mötena vara oerhört värdelösa. Försök att se till att du heter alla viktiga ämnen som ska diskuteras. Försök att sluta och få svar på de problem som ingen vill möta. Trots att de inte intresserar alla de närvarande, är de mest obekväma punkterna precis de som ska lösas för att ett möte ska betraktas som lönsamt.

Kom ihåg att viktiga beslut måste registreras (om du har en officiell sekreterare eller annan anställd som kommer att skriva rapporten, fråga honom). Med problem att fråga de mindre enkla frågorna måste du se till att svaren är väl dokumenterade.

Håll koll på tiden. Mötena har ett dåligt rykte av mycket speciell anledning: de anses vara ett stort slöseri med tid. För att förhindra att de blir oändliga, använd din roll för att få dem att strömma dynamiskt. Var inte rädd för att utesluta mindre viktiga saker och konversationer som ett slut i sig, skjuta upp dem vid mötet i slutet. Gör det om mötet verkar vara längre än väntat. Förbered dig för att reglera dagordningen på flugan så att du inte slänger tid på deltagarna.

Visa mer ... (2)

Dela på sociala nätverk:

Relaterade