Hur man organiserar ett möte

Den som vill förbereda ett möte för sitt företag eller som konsult för någon annans företag måste veta hur man vidtar lämpliga åtgärder för att organisera det bättre. Att bjuda in deltagarna, ge varje med allt som behövs för ett framgångsrikt resultat och se till att mötet utförs smidigt, är all ansvar för underlättaren. En expert facilitator kommer också att arbeta för att involvera alla deltagare, lämna ut de olika personligheterna och de politiska positionerna och fokusera på ämnet som ska diskuteras. I den här artikeln beskrivs hur man organiserar ett möte framgångsrikt.

Metod 1

Skapa dagordningen

Upprätta start- och sluttid, tillsammans med den maximala tiden att ägna åt varje ämne som en handling av artighet till deltagarna.

Fråga dina kollegor i ditt företag eller de personer som ber om mötet att föreslå ämnen som de tycker att de borde inkludera, tillsammans med en kort beskrivning av ämnet.

Metod 2

Skicka inbjudningarna

E-post är det enklaste sättet att bjuda in deltagare, speciellt om de alla använder samma kalenderapplikation.

Skapa också en term för Respond by Favor (RSVP). Detta gör det möjligt för dig att ha rätt mängd material för alla deltagare utan att behöva snubbla mötesdagen för att samla in ytterligare material.

Metod 3

Ställ in mötesutrymmet

Förberedelsen av rummet kommer att fungera för att uppnå mötet som önskat. Om mötet hålls i en hyrd anläggning, såsom en hotellhall eller en annan typ av mötesplats som är lämplig för möten, måste personalen vara väl förberedd för denna typ av organisation.

Konfigurera rum för en konferens - med stolarna ordnade i rader - sätter högtalaren i mitten och fungerar bra när huvudmålet är att ge information.
Ställa in rummet som en teater - ett bord framför publiken - tillåter en grupp högtalare eller experter att presentera framför deltagarna som sitter i filer som i en konferensinställning.
När du ställer in rummet som en klass ger du bord framför raderna av stolar för att tillåta deltagarna att notera när högtalaren är centrum för uppmärksamhet.
Välj rundabord om du vill att deltagarna ska arbeta som ett lag eller om du vill främja delning mellan grupperna av deltagare.
Använd U-enheten (från mötesrum) för möten där du vill att deltagarna ska titta på och interagera med varandra om det behövs.
Ordna stolarna i en cirkel med dig i mitten för öppna och deltagande möten.

Metod 4

Att tillhandahålla de verktyg som krävs för mötet

En välutbildad facilitator ger pennor, anteckningsböcker, arbetsböcker, utskrifter och andra verktyg som behövs för mötet.

Skapa en"område" för frågor, med ett flipchart eller whiteboard där deltagare kan skriva ner sina frågor eller hitta ett specifikt område i rummet där deltagarna kan lämna sina frågor om post-it. Detta kommer att se till att mötet fortsätter smidigt, så att deltagarna får svar på sina frågor vid fasta tider.

Ge deltagarna drycker och snacks (för längre möten) eller krukor eller flaskor med vatten och godis på varje bord (för kortare möten).

Metod 5

Förbered en utvärdering eller ett undersökningsblad

Du kan distribuera ett kartläggningskort under mötet eller informera deltagarna om att du skickar ett enkät på en dag eller två efter mötet.

Undersökningen eller utvärderingsformuläret ger dig feedback om mötesuppfattningen.

Metod 6

Skicka mötespåminnelser

De ska skickas ett par dagar före RSVP: s slut.

Be alla om att skicka ett mail om det inte uppstår oförutsedda omständigheter som hindrar deras deltagande.

Metod 7

Starta tidtabellsmötet

Sena ankomster kan återhämta sig - vänta på senkomster skulle vara oförskämd för dem som kom fram i tid.

Gör organisatoriska meddelanden i början av mötet, inklusive information om paus och lunch, på bad och förklaringar om "områden" dedikerad till frågor.

Metod 8

Bo i ämnet

Lärarens arbete är att se till att alla deltagare eller högtalare förblir på ämnet. Att tillåta avvikelser från mötesämnet kommer att blåsa ditt schema.