Hur man organiserar en konferens

Du har fått den monumentala uppgiften att organisera en konferens, som innebär en en-till-en-att-göra-lista över saker att göra. Det finns: huvudkontoret, gästlistan, materialen, tekniken och till och med förfriskningen att tänka på och planera. Om du börjar ångra detta nyfunna förtroende som din chef har placerat i dig, sakta ner, ta ett djupt andetag och vet att du har färdigheter!

2

Beräkna din budget. Du kan inte göra någonting utan att veta hur mycket pengar du har tillgång till, sedan dela in pengarna i mindre budgetar för konferenslokal, material och utgifter för högtalare. Respektera budgeten och, om du delegerar ansvar, se till att assistenterna inte överstiger det fasta taket.

3

Välj plats för konferensen. När du gör undersökningarna, ta hänsyn till antalet deltagare, bekvämligheten av platsen, parkering och närhet till kollektivtrafik, flygplatser och hotell. Ditt mål är att hitta en lämplig och lättillgänglig plats för deltagarna.

4

Bestäm på menyn. När du anordnar en konferens måste du komma ihåg att deltagarna inte vill stanna hela dagen utan att äta en anständig måltid, och många vet inte vilka platser som finns i området. Ta reda på om det finns möjlighet att ha en cateringtjänst för att ta med en brunch, lunch och snacks på platsen, eller om den plats du har valt kan erbjuda en restaurangservice.

5

Mobilisera den lokala personalen för att hjälpa dig. Om du har valt en plats som ofta är en konferenslokal, kan du varje dag påverka dessa ovärderliga resurshanterade konferenser och bör kunna svara på eventuella frågor eller oro och ge dig råd när det behövs.

6

Följ hela processen. När du har definierat det mesta av konferensorganisationen, lämna inte något till chans: granska varje rad och varje detalj med den personal som hjälpte dig. Gå till platsen dagen innan och träffa personalen för att se till att allt är okej och att ta hand om de senaste detaljerna.