Hur man skriver rapporten om ett företagsmöte

Oavsett om du är en administrativ sekreterare eller en liten företagsadministratör, kan du behöva notera protokollen från företagsmöten. Det här är en mycket viktig uppgift, eftersom det inte bara är en juridisk skyldighet, särskilt för ideella organisationer, utan också ett dokument som blir en del av företagets officiella arkiv, som bildar sin historia. Rapporten kan enkelt skrivas om du följer några enkla steg och du respekterar ett visst format och protokoll.

Metod 1

Förberedelser inför stämman

Skicka ett sammankallningsmeddelande i god tid (några veckor före), inklusive datum, tid, plats och syfte för mötet till alla som är skyldiga att delta.

Förbereda ett block av handlingar till mötet för varje styrelseledamot som innehåller kallelse till sammankallande, protokollen från föregående möte, förteckningen över styrelseledamöter med deras kontaktuppgifter och de uppgifter som ska presenteras, såsom balansräkningsrapporter och beslut. Om det inte finns någon konfidentiell information, distribuera den när ämnet behandlas och när anställda (i vissa fall) och gäster har lämnat mötesrummet.

Se till att du har allt du behöver för att skriva ner posten, till exempel en anteckningsbok, en staplare, en bärbar dator eller en bandspelare.

På mötesdagen, se till att alla deltagare har tillgång till brevpapper, namnplattor (om det behövs) och förfriskningar.

Metod 2

Under stämman

Notera följande information:

Företagsnamn och typ av möte.
Om och när kallelsen om sammankallande har skickats.
Datum för mötet och platsen där det hålls.
Mötets starttid.

Skriv ned syftet med mötet, till exempel kvartalsmötet i styrelsen eller årligt val av styrelseledamöter.

Ange följande information:

Styrelseledamöter, chefer, nuvarande anställda och deras titlar.

Människor frånvarande.

Eventuella närvarande gäster, det företag de tillhör och orsaken till deras deltagande.

Namn och titel för mötesordföranden.

Det verbaliserande ämnet.

Notera det antal som behövs för kvorumet och om det har uppnåtts.

Registrera omröstningen om upptagande, ändring eller avslag av protokollet från föregående möte.

Spela in någon ändring som gjorts till föregående rapport.

Den presenterar de åtgärder som vidtagits i förhållande till föregående protokoll och registrerar diskussionen, omröstningen eller resultatet.

Spela in alla andra röster, till exempel val av chefer, antalet "Ja" och gudar "ingen" och nedlagda röster. Med undantag för nedlagda röster är det inte nödvändigt att anteckna personens namn och hur han röstade. Skriv ned skälen till nedlagda röster och om personen lämnade rummet under omröstningen.

Lista objekten på agendan och lämna lite mellanrum för att ta anteckningar.

Notera diskussionen om punkterna på dagordningen och vem sa vad.

Det listar alla de åtgärdsområden som diskuterats och personen som ansvarar för fortsättningen av diskussionen under nästa möte.

Skriv ner resultatet av besluten i samband med granskningen, uppdateringen eller röstningen. Det formella beslutet kommer i sig att utgöra ett separat dokument.

Skriv ned datum och tid för nästa möte.

Observera om mötet har skjutits upp med majoritet eller enhälligt och tiden kommer det att uppdateras.

Metod 3

Efter mötet

Skriv så snart som möjligt den fullständiga rapporten.

Notera eventuella röster, åtgärdsposter och / eller djärva beslut.

Fördela rapporten så snart som möjligt till alla deltagare för att granska och ge feedback. Om ingen ändring föreslås formaliserar du rapporten, skriver ut den och lagrar den i organisationsmötet. Fördela den fullständiga rapporten till deltagarna och frånvaron.

tips

Om något inte är klart, var noga med att ställa frågor under mötet för att spela in diskussionen korrekt. För att begära förtydligande, vänta inte tills protokollet är färdigt.
Beslut och omröstning bör ingå i protokollet. En kopia ska dock förvaras i ett separat bindemedel och skyddas mot skador som orsakas av brand, vatten eller andra händelser. Förutom pappersdokument måste även elektroniska kopior av rapporten hållas.
Försök inte spela in varje ord under mötet. Rita en kontur och kasta ner en förkortad version av vad som har sagts. Du kan expandera det när du fyller i hela rapporten.
Det är troligt att bolagets stadga inte föreskriver elektronisk kommunikation. Även om det är sällsynt beror det på det datum det skrevs och om det har reviderats genom åren. Var noga med att kontrollera innan du använder denna kommunikationsmetod med styrelseledamöterna och föreslå en ändring av bolagsordningen om den ännu inte har uppdaterats.

varningar

Var försiktig när du utarbetar protokoll från protokollet till deltagarna för granskning, eftersom det representerar en möjlighet för de som har ingripit för att ändra vad som har sagts. Se till att alla revisioner presenteras för hela gruppen när posten är färdig så att det inte finns någon felaktig tolkning eller felaktiga uppgifter.