Hur man skriver ett mötesprogram

För att vara organiserad kräver ett möte en välskriven dagordning. Ett strukturerat program hindrar mötet från att bli en tråkig och värdelös upplevelse (och vi vet att detta händer mycket ofta). Genom att hålla en detaljerad men flexibel dagordning kan du se till att ditt möte är linjärt och fokuserat, och se till att du uppfyller alla de mål som programmet ställer så snabbt som möjligt. Oavsett om du behöver skriva en egen dagordning, använd en fördefinierad mall eller förbättra ett färdigt program, läs vidare för att lära dig mer.

Del 1

Skriv en agenda

Skriv en agenda från noll

Börja med en titel. Från den mest övertygande boken till det mest tråkiga kalkylbladet finns varje viktigt dokument, eller nästan, en titel. Mötesagendor är inte ett undantag från regeln. Titeln ska säga två saker till läsaren: Först och främst läser han en agenda - för det andra måste han veta vad ämnet handlar om dokumentet. Efter att ha fattat ett beslut skriver du titeln på toppen av arket innan du fortsätter. Det får inte utarbetas eller kompliceras. I ett affärssammanhang är vanliga och direkta titlar vanligtvis de bästa.

Motstå frestelsen att använda utarbetade eller stora tecken för titeln. I de flesta fall måste du använda ett enkelt och formellt teckensnitt, till exempel Times New Roman eller Calibrì. Dessutom måste det vara samma storlek som resten av dokumentet (eller bara lite större). Kom ihåg att syftet med titeln är att informera läsare om vad de hittar i dokumentet, inte nödvändigtvis att ha roligt eller distrahera dem.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 2

Inkludera information som "Vem", "Var?" och "När?" header. Efter att ha skrivit in titeln har mötesordningarna vanligen en rubrik som kan variera kraftigt beroende på vilken formalitet som uppmuntras av företaget. Denna rubrik är vanligen en rad runt titeln. Som en allmän regel bör du inkludera kort konkret information om mötet, vilket inte nödvändigtvis måste hantera det diskuterade ämnet. På så sätt kan människor som inte presenterar sig vid mötet veta när och var det hölls och vem deltog. Nedan följer några av de detaljer som du kan inkludera - oavsett vald data, se till att du tydligt anger varje information (det är idealiskt att använda fetstil för att markera det):

Datum och tid. Du kan gruppera dem eller infoga dem i separata sektioner.

Place. Om ditt företag har flera grenar, bör du skriva adressen och, om den har en plats, bör du skriva namnet på det rum där mötet kommer att äga rum (exempel: Konferensrum nr 3).

Deltagare. Professionella titlar är vanligtvis inte obligatoriska.

Särskilda deltagare. De kan vara gäster, talare eller mötesledare som vanligtvis inte finns där.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 3

Skriv en kort mening för att förklara målet eller målen för mötet. Möten som inte har ett klart definierat syfte riskerar att förlora värdefull tid, eftersom deltagarna bestämmer vad man ska prata om. Lämna en tom linje efter rubriken och använd fet eller understruken text för att presentera den här sektionen med en titel som "mål" eller "ändamål", följt av ett kolon eller en radbrytning. Sedan, i ett par kortfattade meningar och gå direkt till punkten, beskriv de ämnen som kommer att diskuteras i mötet. Försök att infoga en-fyra meningar i den här delen.

Om du till exempel vill ange att syftet med mötet är att göra budgetnedskärningar, kan du använda den här frasen: ändamål: definition av nyckelbudgetmål för budgetåret 2014-2015 och diskussion av långsiktiga åtgärder för att minska kostnaderna. Vidare kommer forskningschefen Marco Bianchi presentera resultaten från en ny studie om företagets konkurrenskraft.

Om du någonsin har skrivit vetenskapliga texter, tänk på att definiera målet som en abstrakt eller en sammanfattning av de ämnen som kommer att diskuteras i mötet. I grund och botten måste du ange vad du tänker tala om vid mötet utan att gå in i detalj.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 4

Skriv programmet som sammanfattar mötes huvudelement. Dagordningen hjälper till att bekämpa ett gemensamt problem: affärsmöten håller ofta lång tid, för länge. Hoppa över en rad efter meningen som definierar målet eller målen. Introducera agendan med en titel med fetstil eller understruken, och börja sedan lista de punkter som motsvarar huvudämnena i diskussionen i programmet. För att göra läsningen lättare, börja skriva varje punkt på en enda rad.

Märk varje punkt som anger det ögonblick du vill börja prata om och när du vill avsluta, eller, Ange hur mycket tid du vill tilldela varje ämne. Välj ett av dessa två system och använd dem konsekvent - mix eller ändra metod verkar oprofessionellt.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 5

I programmet, ge tid till några speciella gäster. Om du under mötet får gäster som diskuterar viktiga ämnen måste du ägna en del av mötet till dessa personer. Organiserad för att tilldela en enda punkt en enda punkt, även om han har mer än ett ämne att diskutera. På det sättet kommer alla att kunna strukturera sin insats som de passar.

Det är bättre att ta kontakt med gäster i förväg för att förstå hur mycket tid de behöver för det ämne de vill prata om. Detta gör att du kan undvika pinsam organisationskonflikter.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 6

Lämna extra tid i slutet av mötet för deltagarnas frågor. Vid den här tiden kan människor begära förtydligande om de förvirrande diskussionsämnena, erbjuda fler åsikter, föreslå ämnen för framtida möten och göra andra kommentarer. Du kan uttryckligen förutse detta genom att inkludera det som sista punkt på agendan, annars kan du helt enkelt presentera det muntligt efter att ha pratat om programmets sista ämne.

Om det i slutet av mötet ingen har några ytterligare frågor eller kommentarer att fråga, kan du alltid stänga mötet först. Många av deltagarna kommer troligen att vara tacksamma!

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 7

Om du vill, och det här är valfritt, ge en tematisk översikt av de ämnen som diskuteras. Generellt är programmet det "hjärta" dagordning, den del som deltagarna kommer att överväga att styra diskussionen. Hur som helst, om det å ena sidan inte är nödvändigt att göra denna extra insats, erbjuder ett tematiskt system av nyckelpunkterna stor hjälp till de närvarande. En sammanfattning ger dem en påminnelse om hur idéer presenteras under mötet - hjälper till att uppdatera allas minne om de specifika problem som behandlas. Nedan hittar du ett urval av tematiska schema som du ska använda (för att läsa mer, läs den här artikeln):

I. Ändringar i budgeten (hög prioritet)

A. Resebudget för anställda

B. Försäljningspriser

i. Förhandla ett bättre erbjudande?

C. Tryckgruppsintervention

II. Åtgärder för att öka lönerna

A. Alternativa serviceavtal

i. Presentation av alternativ för kunder

ii. Begäran om feedback

B. Återinvestering i mobilteknik

Diverse och möjligt

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 8

Innan du distribuerar agendan, granska den för att korrigera felen. Eftersom vissa deltagare förmodligen lägger stor vikt vid programmets innehåll är det klokt att avhjälpa typsnittet och se till att det är fullständigt innan det skickas. Detta steg är inte bara ett tack för deltagarna, det speglar också positivt din uppmärksamhet på detaljer och respekten du ger till de närvarande.

Se till att det inte finns några fel på agendan sparar tid och skyddar din trovärdighet.

Använd en kalendermall

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 9

Använd en mall som du hittar i ordbehandlingsprogram. Många av dessa program, till exempel Microsoft Office, Mac Pages, och så vidare, har mallar för en mängd olika personliga och professionella dokument, inklusive dagordningar för möten. Dessa mallar påskyndar och underlättar skapandet av ett professionellt dokument. Generellt är de dokument som är organiserade i logiska sektioner på ett estetiskt tilltalande sätt. Allt du behöver göra är att skriva relevant information i lämpliga fält och du är klar.

Medan varje ordbehandlare är lite annorlunda har de flesta möjlighet att bläddra igenom de olika mallarna med hjälp av menyraden högst upp i programfönstret.

Om din textbehandlare erbjuder mallar, men det passar inte på dagordningen för ett möte, kan du kanske hämta dem från programvarans upphovsman. Microsoft Word har till exempel mallar tillgängliga på office.microsoft.com, medan de för Mac-sidor finns i Apples App Store.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 10

Alternativt kan du hämta en modell från en tredje källa. Om din ordbehandlare inte har någon dagordningsmodell och du inte kan ladda ner den från den officiella sajten, oroa dig inte. Det finns en myriad av gratis modeller tillgängliga online. Använd bara din favorit sökmotor genom att skriva "dagordningsmall" eller "möte agenda mall" (Du hittar modeller på engelska, men i ordbehandlingsprogrammet kan du ändra dem som du vill). Du kommer att se dussintals relevanta resultat. I vilket fall som helst, med tanke på och inte alla dessa webbplatser kommer från officiella och tillförlitliga källor, är det viktigt att vara selektiv när du väljer den mall du vill använda. Nedan hittar du några tredje sidor du kan besöka:

Spara ordmallar. Det är en professionell webbplats som erbjuder många kvalitetsmallar för Microsoft Word.

Word Mallar Online. En annan bra källa för Word-mallar. I alla fall erbjuder den här sidan bara några alternativ.

iWorkCommunity. Du kan hitta en kalendermall som är användbar för sidor. Det är dock en mall som passar för äldre (före 2009) versioner av programmet.

Även App Store har många mallar för sidor. Tyvärr är inte alla tillgängliga gratis.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 11

Fyll i alla fält i modellen. När du har hittat rätt mall är allt du behöver göra att fylla i mallen med nödvändig information. De flesta mallar har tydligt markerade delar för att skriva namn, tider, diskussionsämnen, rubriktitlar och så vidare. Fyll i alla relevanta fält för att slutföra dagordningen. Sedan, när du är klar, korrigera försiktigt för att åtgärda felen. Mallarna för agendorna är användbara, men de skyddar dig inte mot stavning, grammatik och innehållsfel.

Lämna inget fält tomt. Till exempel har inget mindre professionellt utseende än punkten i ett program med skrivandet "Skriv här". Om det av någon anledning finns delar av det dokument som du inte avser att fylla i, var noga med att ta bort dem istället för att lämna dem tomma.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 12

Gör ändringar, om än mindre, så att agendan passar dina behov. Modellerna är verkligen praktiska, men det finns ingen anledning till varför du borde följa exakt den stil och det format du förväntar dig. Använd gärna ändringar i modellens innehåll och stil för att säkerställa att programmet uppfyller de krav som ställs av ditt företag och dina professionella preferenser.

Om du till exempel gillar stilen för en viss mall, men rubrikdelen är lång och kan distrahera, är det utan tvekan möjligt att ta bort de områden som verkar överflödiga för dig. Det viktiga är att göra det för att undvika att förstöra dokumentets format eller negativt på programmet.

Del 2

Föredragna vanor för bra användning av programmet

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 13

Först av allt, organisera huvudämnena. När du planerar ett möte är det oftast bäst att ta med de viktigaste frågorna i dokumentets första del. Detta garanterar två grundläggande resultat. För det första säkerställer det att alla kan prata om dessa viktiga ämnen i början av mötet när de är fräschare och mindre trötta. För det andra, om mötet skulle sluta tidigt eller några deltagare skulle lämna innan det upphörde, kommer du säkert att ha behandlat huvudämnena.

Möten går inte alltid som planerat. Om det är av liten betydelse kan mindre viktiga ämnen uteslutas från ett möte, men då kan du hantera dem ensamma eller skjuta upp dem till ett efterföljande möte. Under alla omständigheter, om du inte kan hantera huvudämnena i diskussionen, kommer mötet att vara värdelöst eftersom du inte kommer att kunna fullfölja sitt viktigaste mål. Och detta kan anses vara ett misslyckande. Upprätta prioriterade ämnen på dagordningen vanligtvis förhindrar detta problem.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 14

Håll dig till dagordningens agenda, men var flexibel. När du planerar och leder ett möte är en av de största riskerna för att skydda dig från överarbete. Vanligtvis hatar medarbetare att möta för länge, och med rätta. De kan vara otroligt tråkiga. Dessutom kan de slösa tid på deltagarna, som därför inte har möjlighet att ägna sig åt brådskande projekt. Se till att mötet respekterar schemat genom att hålla klockan på klockan och när du får chansen, fortsätt diskussionen genom att säga till exempel: "Vi ska gå vidare till nästa ämne om vi vill lämna på planerad tid".

Men möten går ofta inte som planerat, så du måste förbereda dig för att anpassa om en del av mötet varar längre än du ville ha. Var flexibel när du försöker göra ditt bästa för att hantera de ämnen som ges under den begränsade tid som tilldelats mötet. Om en del av mötet exempelvis varar längre än vanligt kan det vara nödvändigt att förkorta diskussionen om andra frågor eller eliminera alla som är relativt obetydliga för att säkerställa en tidig slutsats (du kan inkludera valfria element för att mildra tidsgränser strategiskt) .

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 15

Börja med att skriva ordförandeskapet i förväg. Program av denna typ är kritiska. De projekterar en viss nivå av professionalism och gör deltagarna förstår att de värdesätter sin tid och bidrar till organisationen. Som ett resultat, se till att du har tillräckligt med tid att göra ett kvalitetsdokument genom att börja skriva det så snart som möjligt inom rimliga gränser.

Börja i förväg ger dig också fördelen av att kunna få lite feedback på dagordningen före mötet. På så sätt kan du rätta till det. Att dela ut ett utkast till programmet med medarbetare eller handledare och be om deras bidrag kan hjälpa dig att åtgärda misstag och lägga till detaljer som du har förbisedt. Om du väntar till sista stund för att utarbeta dagordningen, kommer du inte ha tid att begära åsikter och integrera dem.

Om man å ena sidan lyckas komma undan med att skriva ett program på vanligt och vanligt företag frågor dagen före ett möte kan ett viktigt möte ta veckor med förberedelserna.

Bildnamn Skriv en agenda för ett möte Steg 16

Dela dagordningen med deltagarna före mötet. Detta garanterar att alla närvarande vet väl vad ämnet (eller ämnena) kommer att diskutera. Beroende på företagskulturen kan detta innebära att du skriver ut flera kopior och levererar dem personligen eller delar dem elektroniskt (till exempel genom att skicka ett e-mail med den bifogade agendan). Se till att dokumentet är ledigt från tekniska fel innan det släpps.

Beroende på vikten av mötet bör du ge programmet deltagarna minst en eller två timmar före mötet. För stora och viktiga möten är det definitivt att föredra att skicka det minst en dag i förväg.

Eftersom människor ofta är upptagna och har så många saker i åtanke, är det idealiskt att göra flera extra exemplar av agendan. Portala med dig till mötet: någon kan ha glömt hans.

tips

För ett produktivt möte, finner du det användbart att utnyttja akronym OPRR: Mål, Program, Roller och Ansvar. Först och främst bör mötet ha ett mål. Om du vill organisera ett möte för att ge information, slösa inte på andras tid på detta sätt. Bättre att skicka ett nyhetsbrev. Syftet ska ha en aktiv komponent och om möjligt ett konkret resultat, t.ex. "Bestäm lagets kvartalsmål". Programmet är en lista över ämnen som du kommer att arbeta för för att diskutera målet, med en tidsgräns för att hålla dig på rätt spår. Till exempel, "1. Granska statusen för målen för det sista kvartalet (15 minuter), 2. Fråga alla som presenterar målen (20 minuter), 3. Välj 5 huvudmål (10 minuter) och så vidare. När det gäller roller och ansvar bestämmer vem som ska hantera mötet, vem ska ta anteckningar och vem som ska tilldela handlingar och saker att göra beroende på avtalen.
Med tanke på kollegans preferenser är det värt att sätta en tidsfrist för förslag att lägga till på agendan. Det bestämmer datum och tid: det här är gränspunkten, och det måste respekteras. Låt göra korrigeringar endast om det syftar till att förbättra programmet eller det är helt enkelt frågor som av akuta skäl har företräde framför de som planerades.
Om en person inte kan delta i mötet, överväga att skapa en särskild sektion på toppen av dagordningen så att han kan meddela det i förväg och ber om ursäkt för hans frånvaro. Alternativt, lämna ett utrymme i detta avseende och helt enkelt säga under mötet.
Om ditt företag har en särskild modul för agendor, använd den som en mall. I vissa jobb är det viktigt att hålla sig till det här dokumentet.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade