Hur man förbereder sig på ett möte

Förberedelser är viktiga för att framgångsrikt slutföra ett möte. Möten är också en viktig del av många karriärer, så det kan vara mycket viktigt! Följ dessa steg för att uppmuntra framgång i ditt nästa möte.

Förbered mötet

Att veta hur man förbereder ett möte är viktigt för alla anställda och kritiskt för varje chef eller ledare. Att veta när man inte håller ett möte är lika viktigt.

Bestäm vilken typ av möte du vill behålla:

informativ

Bildnamn Förbered för ett mötessteg 2Bullet1

kreativa

Bildnamn Förbered dig för ett mötessteg 2Bullet2

besluts~~POS=TRUNC

Bildnamn Förbered dig för ett mötessteg 2Bullet3

drivkraft

Bildnamn Förbered dig för ett mötessteg 2Bullet4

Bestäm rollerna och be deltagarna att acceptera dem. Rollerna är följande:

ledare

Bildnamn Förbered för ett mötessteg 3Bullet1

assistent

Bildnamn Förbered för ett mötessteg 3Bullet2

Minute officer

Bildnamn Förbered för ett mötessteg 3Bullet3

timer

Bildnamn Förbered för ett mötessteg 3Bullet4

deltagare

Bildnamn Förbered dig för ett mötessteg 3Bullet5

Bildnamn Förbered dig för ett möte Steg 4

Förbered en varning, som bör innehålla datum, tid, dagordning och plats för mötet. Fördela meddelandet i tid till alla deltagare.

Fäst huvudpunkterna i föregående möte (om det fanns en). Detta ger deltagarna möjlighet att nämna vad de inte förstod eller inte var överens med.

Samla viktiga föremål. Förbered stolar och bord innan mötet börjar. Ge penna och papper för alla. Sätt en kanna med vatten i mitten av bordet och glasögon runt.

Ring mötet för att beställa. Det innebär att moderatorn ber alla att sluta prata eftersom mötet är på väg att börja. Bestäm milstolparna för kvartalet. Dagordningen är listan över ämnen som du kommer att täcka för att nå dessa mål, med en tidsgräns för att vara kvar på ämnet. Till exempel: "1. Granska statusen för milstolparna i det sista kvartalet (15 minuter), 2. Runda bordförslag för mål (20 minuter), 3. Välj topp 5 mål (10 minuter).

Passa alla deltagarregistret eller ett papper och be alla deltagare att skriva sitt namn i början av mötet. Dessa namn kommer att ingå i protokollet.

Fråga den verbaliserande sekreteraren att skriva ned de viktigaste punkterna i mötet för att spela in dem senare.

Fråga om någon annan sak har att göra i slutet av det formella mötet. Besluta ett datum för nästa möte och stäng officiellt den pågående.

tips

Om det inte finns någon förbestämd moderator, fråga om någon av de närvarande vill ta rollen för mötet.
Vanligtvis upprättas en moderator under bolagsstämman. Moderatorn leder mötet, ser till att agendan respekteras och att endast en person talar i taget.
För ett informellt möte är det dock en bra idé att skicka en varning så att människor vet att datum och tid ska respekteras. På en arbetsplats kan det vara tillräckligt att sända ett email till alla deltagare och be dem att delta i det informella mötet.
Samma instruktioner gäller för ett formellt möte.
En agenda håller mötet i ordning och förhindrar att människor går förlorade i ett visst ämne för länge.
Det är viktigt att behålla noggranna register för att undvika skillnader i framtiden.
Detsamma gäller för inspelningsansvarig.

varningar

Moderatorn måste ha en stark personlighet för att kunna utföra mötet ordentligt.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade