Hur man håller ett effektivt möte

Produktiva, konstruktiva och krävande möten kräver ett tydligt mål, en öppen dialog och en stark ledare. Detta kommer att säkerställa att varje möte går smidigt och effektivt - vilket sparar tid och pengar för dig och dina lagmedlemmar!

steg

Se till att varje möte räknas - eller absolut inte träffas. Bestäm om ett möte är nödvändigt och bjuder bara på de oumbärliga människorna. Stora mängder dyrbar tid slösas helt enkelt för att chefer tror att titta på varandra är viktigt, eller för att de har blivit vana vid en viss rutin. E-postmeddelanden är vanligtvis tillräckliga för att ditt team ska ha en uppdatering eller en lägesrapport. Men om du behöver omedelbar feedback från alla deltagare kommer e-post inte att vara lika effektiv som ett möte mot ansikte.

Ställ in mål och fördela programmet i förväg. Skapa en mötesstruktur. Att bara förklara de förväntade resultaten inspirerar ofta deltagarna och gör mötena mer produktiva. Åtminstone betonar den en egenskap som varje möte måste ha: ett mål. Innan mötet börjar, se till att alla förstår målen genom att skriva en agenda.

Styr ditt möte, ta ansvar för det och ta det till slut. Goda möten är resultatet av bra ledarskap. Ta det och klargör att du har för avsikt att hålla diskussionen aktuell, användbar och relevant. Visa dina kollegor att du vill vara respektfull för sin tid, se till att en klocka eller timer är synlig för alla. Att hålla sig på ämnet är också viktigt för att respektera tiderna. Om konversationen går av raderna rapporterar du gruppen om ämnet som säger något liknande: "intressant, men jag tror inte att vi når våra mål här. Om möjligt skulle jag vilja återgå till sakerna på agendan."

Få det konstruktiva deltagandet du behöver från alla här. Eftersom det viktigaste stället för ett möte är tvåvägskommunikation är det avgörande att alla parter får ett rättvist deltagande. Det är ansvaret för den som leder mötet för att säkerställa att varje deltagare hörs. För att skapa konsensus eller komma till ett gruppbeslut, undvik att bära din åsikt på ärmarna - det är lätt för en ledare att kväva en diskussion om alla är ledda att tro att resultatet redan är bestämt. Motstå frestelsen att omedelbart avvisa idéer - även när de är hemska.

Stäng med en aktivitetsplan, försök att se till att alla läser nästa steg. Också avsluta mötet genom att fråga alla om de tycker att mötet var användbart och, om inte, vad som kunde bli gjort bättre nästa gång. Följ din egen rapport för att förbättra teknikerna för att hålla ett möte.

Håll koll på framsteg som resultat av mötet. Håll även gruppen uppdaterad om utvecklingen. Detta hjälper dig att organisera nästa möte mer effektivt.

Se till att mötet inte är ett faktum i sig genom att se till att rätt personer vet vad som har bestämts och vad som kommer hända nästa. Det är lätt att lämna mötesrummet, ta en plats vid skrivbordet och omedelbart glömma varje förändring, beslut och ny idé som gruppen har föreslagit. Se till att du har ett system för att hålla reda på vad som har bestämts och vilka uppgifter alla har kommit överens om att ta, så att du kan följa upp och få saker att göra, även om du inte skickar hela mötesrapporten.

tips

Ett utmärkt verktyg för att möta PRODUCTIVE-användningar "OARR": Mål, Agenda, Roller & Ansvar. För det första bör mötet ha ett mål. Om du har ett möte bara för att ge information, slösa inte folk tid med ett möte. Skicka dem ett nyhetsbrev. Målet ska ha en aktiv komponent och om möjligt ett stödresultat: "Skapa kvartalsmål för laget". Dagordningen (Agenda) är en lista över ämnen som du kan diskutera för att uppnå detta, med en tidsgräns för att hålla dig på rätt spår. Till exempel "1. Undersök status för mål för sista kvartalet (15 minuter), 2. Förslag på mål (20 minuter), 3. Välj de bästa 5 målen (10 minuter) etc." För roller och ansvar, bestämma vem som styr mötet, vem tar anteckningar och vem ska tilldela åtgärderna / "att göra" som härrör från mötet.
Se till att du börjar och avslutar mötet i tid.
Låt alla deltagare ge feedback utan att känna sig generad eller oförskämd.
Förbered dig för ditt möte, vilket många glömmer att göra.

varningar

Här är sju skäl till varför ett möte ska avbrytas eller skjutas upp:
En nyckel medlem kan inte delta. Omprogrammering är en olägenhet, men det är värre att samla alla och inte kunna göra det planerade arbetet. Om du behöver en nyckelmedlems deltagande, skicka om datumet för mötet.
Dagordningen delades inte tillräckligt tidigt. Människor behöver tid för att förbereda mötet, lägga fram förslag och ändringar på dagordningen och få en uppfattning om hur mycket tid som spenderas och måste ägna sig åt varje ämne. De ska få agendan minst 3 dagar i förväg.
Syftet med mötet är inte klart. När mötena är helt enkelt informativa känner deltagarna att deras tid är bortkastad och irriterande. Gör klart vad som behöver göras, varför, hur och när.
Arbetet kan göras snabbare eller bättre på annat sätt (e-post eller telefon). Håll inte ett möte om det inte är den bästa och enda lösningen för jobbet.
Materialet som ska läsas har inte distribuerats i god tid. Läsning måste begå tid för varje individ, inte gruppens.
Det enda utrymme som är tillgängligt för mötet är inte tillräckligt för gruppens tekniska behov. Om materialet inte kan presenteras på ett övertygande sätt eller i sin äldsta form, soprassed så länge som möjligt.
En ny händelse eller nyhet gjorde det syfte / diskussion som planeras i mötet ifrågasättande.
Ledare behöver inte bara veta hur man gör ett bra möte, men också när det inte gör det.

Saker du behöver

Uppdateringar - Om informationsflödet är enriktat skickar det snarare ett e-postmeddelande.
Agenda och mål
Timing - se till att mötet startar och slutar som planerat, påminner facilitator när agendapunkten tar mer än den tid som tilldelas dem.
Ta noteringar - Spela in vad som har sagts och distribuera rapporten efter behov.
Blackboard - Skriv ner idéer på tavlan under sessioner för att undersöka problem, se till att alla idéer spelas in, även om det inte verkar lovande vid första anblicken

Dela på sociala nätverk:

Relaterade