Hur hanterar kunders klagomål i snabbläge

Kundtjänst för ett företag eller en verksamhet är ansvarig för att interagera med kunder. Denna erfarenhet kan vara positiv eller negativ. Framgångsrika företag förbereder sina medarbetare bra för att snabbt hantera kundklagomål.

steg

Lyssna på kunden. Generellt kan många problem lösas utan alltför många klagomål. Det sätt på vilket problemet hanteras bestämmer dess intensitet. Peka på kundens namn, adress och telefonnummer.

Känn igen problemet genom att fråga mer information till kunden.
Ta det inte personligen. Annars blir det svårt att göra ett objektivt beslut.

Bildnamn Hantera kundklagomål Snabbt steg 2

Låt kunden förklara sig utan att avbryta honom. Om du alltid avbryter kunden kan du sluta skrika på varandra.

Sätt dig i kundens skor. Alla händer ibland att få dålig service.

Om du avbryter kunden för ofta, kommer du att ge intrycket att din bedömning inte kommer att vara äkta.

Tyvärr för eventuella olägenheter och missförstånd.

Kontakta den berörda kunden och förklara situationen genom att säga att du inte är rätt person att hantera detta problem.

Bildnamn Hantera kundklagomål Snabbt Steg 3

Ställ inte omedelbart upp mot kunden.

Skriv information om diskussionen med kunden och hur du hanterade klagomålet. Förbered en rapport för chefen omedelbart.

Bildnamn Hantera kundklagomål Snabbt steg 4

Ställ frågor för att klargöra problemet och dess orsaker.

Ofta är priset, materialet eller tjänsten inte problemet, men det är den anställdes negativa attityd gentemot kunden.

Om språk är ett problem, ha någon i kundtjänst som talar klientens språkhandtag om situationen.

Förklara för kunden att kundresponsen bedöms av företaget.

Bildnamn Hantera kundklagomål Snabbt steg 5

Försök att förstå hur man löser kundproblemet. Du kan göra det genom att byta ut objektet i fråga, ersätta kostnaden eller erbjuda rabatt.

Om kundens begäran kan godtas, förklara den tid som behövs för förfarandet och vad som ska göras.

Respektera de datum som meddelats kunden och om det är försenat, meddela det via e-post eller post.

De tre reglerna för att lösa ett klagomål

fråga Låt kunderna klaga, ge all uppmärksamhet, lyssna och fråga. Gå till botten av problemet genom att fråga "Finns det mer?"

instämmer Ingen klagar utan anledning. Även om klagomålen ibland är absurda, förbli alltid lugn. Försök att sätta dig i kundens skor. Kämpa aldrig och alltid hålla med kunden!

ursäkt Lös problemet och ber om ursäkt. Acceptera misstaget och tacka klienten för att berätta om det. Lös problemet korrekt.

För mer information: Hur hanterar kundklagomål av alla slag.