Hur man skriver ett klagomål till ett företag

Att skriva ett klagomål är något som många människor måste möta någon gång i sina liv. Om du är missnöjd med en produkt eller tjänst på ett företag, är det vanligtvis möjligt att lösa problemet på ett ömsesidigt fördelaktigt sätt genom ett snällt men fast klagomål. Att skriva ett klagomål ska inte vara komplicerat eller läskigt - allt du behöver göra är att tydligt avslöja fakta och vänligen be om en resolution.

steg

Metod 1

2

Anländer snabbt till den avgörande punkten i brevet. Den första raden i ditt brev borde tydligt förklara varför du skriver brevet och vad är ditt klagomål. Visa alla relevanta fakta, inklusive datum, tid och plats där du köpt eller mottog tjänsten tillsammans med alla relevanta serienummer eller modellnummer.

3

Ange specifikt vilket resultat eller åtgärd som kan tillfredsställa dig. Om du vill ha någon annan form av ersättning, en återbetalning, en reparation eller en ersättare, snälla uttrycka det i din andra stycke. Detta hjälper dig att undvika att få ett proformabrev eller ett annat standardiserat svar och ge mottagaren något att arbeta med.

4

Fäst kopior av bilagor. Dessa kan innehålla kvitton, garantier, kopior av kontroller som skickats och, i förekommande fall, foton eller videoklipp. All dokumentation måste ingå i ditt brev.

5

Ge dem en tidsgräns för att lösa problemet. Det är användbart att tillhandahålla en exakt tidsperiod inom vilken du vill att problemet ska lösas. Detta kommer att lugna dig och hjälpa dig att ta upp saken till en snabb slutsats.

6

Brevet slutar med respekt. Tack mottagaren för deras hjälp och låt dem veta hur och när de kan nå dig för att lösa problemet. Detta kommer att göra sitt jobb mycket enklare, vilket resulterar i ett effektivare resultat för dig.

Metod 2

2

Var noggrann. representanter kundservice kan också ta emot hundratals brev per dag, så det är viktigt att komma till den punkt snabbt så att de vet exakt vad de har att göra med när de börjar läsa. Om ditt brev är för långt eller för detaljerat, kommer läsaren vara benägen att lämna ut innehållet och få en otydlig uppfattning om det exakta problemet eller den önskade resolutionen.

3

Försök att vara auktoritativ. Med auktoriteten i ditt brev skapar du rätt ton och ser till att företaget vet att klagomålet måste tas på allvar. Detta gäller särskilt de allvarligaste problemen, vilket kan få betydande ekonomiska konsekvenser.

4

Formatera ditt brev rent och korrekt. Som ovan nämnts kan formateringen professionellt positivt påverka hur klagomålet mottas. Inkludera ditt namn, adress och datum längst upp till vänster, följt av namnet och titeln på den person du skriver till, tillsammans med företagsadressen, på höger sida, precis ovanför bokstavens kropp. Observera att i den angelsaxiska världen vänds avsändarens och mottagarens position i jämförelse med vårt vanliga kommersiella tillvägagångssätt.

5

Kontrollera stavning och grammatik. Om de var felaktiga kunde de påverka anspråkets framsteg negativt. Var noga med att kontrollera datorn innan du skriver brevet eller läser den till någon annan innan du skickar den.

Metod 3

2

Fortsätt längs kommandokedjan. Om relationen med kundservicemanagern misslyckas, försök ta reda på vem nästa person i kommandokedjan är och nå den. Varje gång du flyttar på de ansvariga stegen, bifogar du den korrespondens du hade på föregående nivå. Detta kommer att uppdatera företagets nästa och mest inflytelserika chef och sannolikt kommer frågan att lösas utan att behöva slåss.

3

Om du vill fortsätta handlingen juridiskt, kontakta en advokat. Han eller hon kommer att veta hur man går vidare. Tänk på att en rättslig åtgärd borde vara din sista utväg: välj det endast om klagomålet har ett negativt svar och du får inte den ekonomiska ersättningen som begärts och betalas.