Så här skapar du ett projektdokument

Ett av de viktigaste stegen för genomförandet av ett projekts livscykel är skapandet av ett dokument som samlar alla nödvändiga åtgärder. Utan detta verktyg skulle projektet vara som ett skepp utan roder. Ingenting skulle leda dig till önskad riktning.

Projektdokumentet identifierar den allmänna visionen, målen, omfattningen, organisationen och genomförandeplanen. Det hjälper dig att justera cykelriktningen och visa intressenterna förberedelse och genomförande av planen. Dessutom kan du styra det slutliga målet, för att exakt bestämma de mål som ska uppnås. För att skriva en detaljerad, läs den här artikeln.

steg

Du måste först känna till den allmänna visionen av projektet. Det första steget i att skapa dokumentet är att identifiera tanken bakom planen. Denna vision inkapslar syftet och är det fördefinierade målet för laget som tar hand om det.

Identifiera dina mål. Efter att ha definierat visionen, gör en lista med tre till fem mål för att uppnå tack för projektet. Varje mål bör vara tillräckligt, viktigt, uppnåeligt, realistiskt och bunden av tidsfrister.
Bestämma syftet Om du har ett bra perspektiv på projektets vision och mål, bör du på det här laget bestämma sitt syfte. Denna del anger de förväntade resultaten. För att identifiera det måste du förklara i detalj förändringar eller förändringar av verksamheten efter projektets slutförande. Kort sagt måste du veta vilka individuella resultat som förväntas efter genomförandet av cykeln.

Beskriv projektets system. Vid denna tidpunkt måste du identifiera projektstrukturen genom att lista kunder, lager, funktioner, ansvar och hierarkiska kommunikationskanaler.

Kunder. Till att börja med bestämma projektets klientel. En kund är en person eller ett företag som har rätt att få de förväntade resultaten efter projektets slut.

Räntebärare. Han bestämmer sedan projektets intressenter. En intressent är en person eller enhet som ligger inom eller utanför projektet. Den har en särskild nyckelroll eller deltar direkt i initiativet. En ekonomichef är till exempel involverad i projektets ekonomiska aspekt, medan en VD måste se till att programmet följer företagets vision.

Roller. Gör nu en lista över de huvudroller som behövs för att slutföra projektet. Här är några exempel: sponsorer, administratörer och projektledare. Gör en lista över alla uppgifter som hänför sig till deras funktion.

Kommunikationsstruktur. Om du vet exakt vilka väsentliga funktioner som krävs för att genomföra projektet kan du beskriva de hierarkiska kommunikationskanalerna bland de olika deltagarna i organisationsdokumentet.

Organisera tillvägagångssättet som ska genomföras på rätt sätt. Nu har du en tydlig definition av projektets konkreta krav och organisationsmetoder för att slutföra det. I nästa steg måste vi skilja på sättet att implementera det. Så här gör du det.

Genomförandeplan. Med detta steg kan du lugna kunder och intressenter: de kommer att vara säkra på att projektet har definierats korrekt. Detta program måste skapas som indikerar de faser, aktiviteter och tidsintervall som är nödvändiga för att förverkliga cykeln.

Mellanstadier. Gör också en lista över de olika milstolpar som behövs. Beskriv varför de är väsentliga för projektet. Ett mellanstadium är vanligtvis en viktig händelse för planen. Ett exempel är att ett viktigt förväntat resultat uppnås.

Externa variabler. Nämn några grundläggande externa variabler som förklarar deras betydelse. För att definiera dem kan vi säga att de är handlingar som kan få viss inverkan på projektet under dess livscykel.

Resursplan. Utveckla ett program som indikerar den finansiering som behövs för att starta projektet. Ange de anställda, utrustning och råmaterial du behöver. Beräkna sedan din budget för att ta reda på hur mycket ekonomiska resurser du behöver.

Gör en lista över faror och svårigheter. Det sista steget som krävs för att slutföra projektdokumentet är att ange några potentiella risker, problem, hinder och gränser som är relaterade till planen.

Hämta en projektdokumentmall

Hämta en mall för att skapa ett projektdokument härifrån: http://tools.adaptivebms.com/.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade