Hur man skriver en ansökan om ett förslag

En ansökan om ett förslag (akronym English RFP) är ett verktyg som gör det möjligt för företag att söka konsulter eller frilansare för att möta ett behov. Att bygga en effektiv RFP ökar chansen att få bra förslag från kvalificerade kandidater. Att uttrycka dina förväntningar uttryckligen i RFP förbättrar chansen att hitta rätt kombination för jobbet.

Del 1

Bestäm behoven

Bildnamn Skriv en förfrågan på förslag steg 1

Definiera behov. Det första steget är att bestämma vilken typ av resultat du vill få från ett projekt. Att ha en vision hjälper dig att ställa frågor om en konsults tjänster.

Identifiera vilken typ av projekt du tänker utveckla och lista de steg du behöver för att få det att hända.
Fastställa vilken typ av samarbete du behöver. Har du några tekniska, designrelaterade behov eller båda? Behöver du en person eller ett team för att arbeta med projektet? Kan arbetet ske på distans eller behöver du hitta någon i området för att träffa?
Fråga dig själv vilken typ av utvecklare eller specialister du behöver använda för att genomföra projektet.
Att ha en första vision betyder inte att projektet måste (eller kommer att bli) realiseras exakt som du har föreställt dig det.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 2

Utvärdera målen och uppdraget. Företagets uppdrag och allmänna mål kan vara lika viktiga som detaljerna i projektet.

Granska företagets uppdrag, även om du skrev det.

Förklara tydligt hur projektet kommer att vara användbart för företagets uppdrag.

Ändra projektvisionen om den inte överensstämmer med företagets allmänna mål.

Förklara hur projektet ska förbättra företaget, uppfylla aktieägarnas eller aktieägarnas behov eller bidra till kundservice.

Skriv en mening om hur projektet bidrar till att uppnå företagsmål. Det är lämpligt att inkludera meningen i RFP, men att skriva det kommer också att hjälpa dig att fokusera på specifika projektmål.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 3

Ställ in budgeten. Du måste ha ett bestämt belopp för hur mycket pengar du kommer att kunna spendera på projektet. Att vara öppen om den godkända budgeten kommer att gynna det långsiktiga förhållandet med den konsult du ska anställa.

Prata med bokföringsavdelningen eller finansiera i tid. Antag inte att du vet hur mycket pengar du kommer att kunna spendera på ett projekt.

Var noga med att inkludera alla delar av projektet och alla personer du anställer för att hjälpa dig att klara dina behov.

Planera för extra kostnader. Projekt - särskilt viktiga - uppfyller sällan budgeten. Att ge extra belopp för oförutsedda utgifter från början hjälper dig att inte bli röd.

Erbjud ett konkurrenskraftigt pris. Kom ihåg att betala mindre ofta leder till sämre kvalitet. Samtidigt kan det inte vara ett bättre projekt att betala mer än "marknadspriset".

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 4

Ställ in ett schema. Du måste förbereda en detaljerad tidsplan med tidsfristerna för både förslaget och projektet. Det är lämpligt att dela upp projektet i steg eller fas och tilldela en annan tidsfrist för varje.

Förbered en omvänd kalender. Börja med slutdatum för det färdiga projektet och fortsätt bakåt och ställ in övriga tidsfrister i följd.

Tilldela en tidsfrist för förslaget 2-6 veckor efter att ha skickat RFP, baserat på den detaljnivå och anpassning du behöver.

Ange en tidsfrist för att förbereda RFP från din sida.

Del 2

Planera RFP

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 5

Läs andra RFPs. Ett av de bästa sätten att skriva en effektiv RFP är att läsa andras önskemål. Det ger dig uppfattningen att information ska inkludera, det enklaste att läsa och förstå layout och vilken typ av extra visuella effekter du behöver.

Leta efter exempel på online-RFP-er. Det finns många exempel som beskriver strukturen och viktig information i detalj.
Läs riktiga RFP från andra företag. Tänk dig att du är en konsult som försöker sammanställa ett förslag. Läs andra människors RFP och se om det finns information som kan hjälpa dig att skriva ett bättre förslag. Var noga med att inkludera denna information i din RFP.
Försök hitta RFP-företag från företag som arbetar inom din näringsliv. Om du har kunskaper i ett annat företag, fråga om de har föråldrade RFP att använda som en mall.
Ta en titt på RFP-modeller på nätet. De kan vara en bra utgångspunkt, men använd dem för att lära dig hur du skriver din RFP, så sätt in en för större flexibilitet för både formatering och detaljer.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag steg 6

Definiera designens omfattning och gränser. Innan du skriver RFP, bör du veta omfattningen och gränserna för projektet. Det kan bli nödvändigt att ändra storlek på projektet om du inser att du frågar för mycket på lite tid.

Det kan hjälpa till att förbereda en lista över ämnen som det här specifika projektet inte kommer att ta itu med, även om det är planerat att ompröva dem i framtiden. (Du kommer antagligen inte att inkludera denna information i RFP).

Att vara tydlig om projektets omfattning i RFP gör det möjligt för konsulter att göra bättre förslag.

Var realistisk om de förväntade resultaten, med tanke på de angivna budget- och tidsbegränsningarna.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag steg 7

Lista i "krav" och "preferenser". Ett sätt att veta vad du verkligen vill ha som svar på din budförfrågan är att göra en lista över behov och preferenser. Alla behov, eller jag "krav", bör ingå i RFP. Vi rekommenderar att du inkluderar några eller de flesta av "preferenser", men se till att RFP inte blir för orealistisk eller besvärlig.

Det är lämpligt att skilja de nödvändiga och föredragna elementen i RFP.

För många preferenser kan avskräcka potentiella konsulter som kanske inte känner sig kvalificerade utifrån den idealiserade beskrivningen.

Håll listan över den uppdaterade "preferenser" för utvärdering av förslagen, när de anländer.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 8

Bestäm vem som ska läsa förslagen och tilldela projektet. Den som kommer att läsa de förslag som skickas som ett svar till RFP borde förmodligen läsa, om inte skriva, RFP, innan den vidarebefordras.

Se till att förväntningarna om personen är tydligt angivna i RFP.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag steg 9

Anger minsta kvalifikationer för en kandidat. Förutom specifika projektkrav och preferenser är det önskvärt att redogöra för dina förväntningar när det gäller förberedelser, utbildningar och erfarenheter hos de konsulter som kommer att arbeta med projektet.

Bildnamn Skriv en förfrågan på förslag Steg 10

Rita en utvärderingstabell för att använda förslagen. Att göra det innan du skickar RFP kan hjälpa dig att bättre definiera dina behov och förväntningar innan du skriver det. På detta sätt kommer du vara säker på att inkludera och betona de viktigaste elementen i RFP.

Upprätta ett poängsystem för förslag. Tänk på flera kategorier med en skala från 1 till 10 och ett totalt poäng.

Förslagen med de högsta poängen kommer att uppfylla dina behov tydligare och kommer förmodligen att väljas.

Vissa kategorier som ska beaktas i tabellen över betyg är: estetik / design, vision, genomförande, ekonomisk och finansiell plan, erfarenhet och referenser, förmåga att möta deadlines, integration av din affärsmodell i den föreslagna designen, innovation, teknik, professionalism , attityd till konstruktiv feedback och kommunikationsförmåga.

Del 3

Skriv RFP

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 11

Inkludera alla viktiga detaljer. Medan det inte är lämpligt att nedsänka läsare av din RFP med oanvändbar information måste du inkludera alla viktiga detaljer. Dessa kan innehålla:

Vem är du och vilka är ditt företags mål?
Eftersom du behöver en projektkonsult
Vilka resultat förväntas i slutet av projektet
Hur ska du arbeta med företaget
Hur mycket du kan betala
Hur och när att lägga fram förslaget
Hur du vill att förslaget ska formateras
När du behöver slutföra varje fas i projektet
Hur ska du utvärdera och välja förslag
När du tänker meddela den valda konsulten eller företaget
Vem ska kontakta för förtydligande

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 12

Var exakt, men inte för mycket. Även om det är tillrådligt att din RFP är tydlig och exakt vad gäller typen av projekt och den konsult du vill ha, är det inte tillrådligt att göra det exakt för att undanta bra kandidater. Att hitta rätt balans kan vara svårt.

Om du inte är tillräckligt exakt får du förmodligen en översvämning av förslag som kan vara vaga eller inte i linje med din vision.

Om du är för precis får du inte tillräckligt med förslag och du kanske känner att du inte har tillräckligt med möjligheter att välja.

Det kan vara nödvändigt att omskriva RFP om förslagen är för vaga eller inte mottagna nog.

Bildnamn Skriv en förfrågan på förslag Steg 13

Organisera RFP effektivt. Eftersom du ger mycket information i ett litet utrymme är organisationen nyckeln till effektiv RFP.

Förvänta klara avsnitten. Sektionerna kan hjälpa till att organisera de olika delarna av förslaget till vända nedåt lätt smältbar.

Använd fet och understruken för att betona de viktigaste punkterna, men använd dem sparsamt. Mindre än 10% av texten ska vara fet eller understrykad.

Bryta långa sektioner av text med kulor, eller dela dem i kortare avsnitt.

Lägg till lite väl utformad grafik för att lägga till visuellt intresse och stoppa texten.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 14

Be om referenser. Var noga med att be om referenser i RFP. Du bör kunna ta reda på om tidigare kunder har varit nöjda med antingen arbetsprocessen med en konsult eller ett företag eller det slutliga projektet.

Se till att du verkligen ringer de referenser som anges av konsulten. Fråga om den tidigare klienten skulle vara villig att hyra konsulten igen, och se till att du hänvisar till både processen och den färdiga produkten när du frågar.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 15

Korrigera RFP innan du skickar den. Sändningen av en otydlig RFP eller full av typsnitt och grammatiska fel är oprofessionellt och kan kosta några bra förslag. För att bli seriöst som företag bör du skicka en kvalitetsprodukt.

Hitta även någon att kolla in RFP. Att hitta dina misstag kan vara svårt.

Det är tillrådligt att hitta någon utanför projektet, eller utanför företaget, som läser RFP för att verifiera tydligheten i avsikten.

Del 4

Skicka RFP

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 16

Skicka RFP till välrenommerade konsultföretag. Stora företag, även om de ofta använder ett antal konsulter, försöker skydda sitt rykte och bild, så de är osannolikt att ha anställda som inte uppfyller sina förväntningar.

Sök efter online recensioner på företaget. Online recensioner är inte perfekta, men de är ofta ett bra ställe att börja. Ta dock de negativa recensionerna med saltkorn. Var noga med att läsa detaljerna i några klagomål och ignorera det emotionella språket.
Fråga en kollega eller bekantskap till ett företag som liknar din som skulle föreslå att du skickade RFP. Även konkurrerande företag är vanligtvis villiga att ge uppriktigt råd om kända företag.
Ring ett företag och bli informerad om referenser. Det är inte ovanligt att begära referenser till enskilda konsulter, så även ett företag borde vara villigt att tillhandahålla det. För de angivna referenserna, fråga specifika frågor om arbetsprocessen med företaget och villigheten att involvera den igen i framtida projekt.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag Steg 17

Begränsa antalet företag eller personer att skicka RFP till. Om RFP skickas till någon, får du för många förslag att överväga realistiskt, eller RFP tas inte på allvar.

Att utveckla ett förslag kräver en betydande tid och det är osannolikt att ett företag eller en konsult är villig att ta din begäran på allvar och att ägna tid och resurser om din RFP dyker upp på många olika ställen.

Fokusera på målet att få några högkvalitativa förslag.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag steg 18

Skapa en tillräckligt lång tid för att intressenterna ska kunna lägga fram ett kvalitetsförslag. Att ge tillräckligt med tid för företag och konsulter att läsa och assimilera RFP, skapa sin egen vision för projektet och sammanställa ett kvalitetsförslag, ger dig möjlighet att få en bättre uppfattning om hur slutprojektet kommer att bli.

Bildnamn Skriv en förfrågan om förslag steg 19

Insistera på tidsfristen. Ett företag som skickar ett förslag sent riskerar att vara sent även om projektet löper ut. Om du är seriös om dina tidsfrister, anser du inte de förslag som lämnats in efter tidsfristen. Om tidsfristerna bekymrar dig mindre än en kvalitetsprodukt, kan du fortfarande överväga sena förslag.

Visa mer ... (13)

Dela på sociala nätverk:

Relaterade