Hur man skapar en effektiv handlingsplan

Att skapa en effektiv handlingsplan börjar med att ha en tydlig syfte, vision eller mål i åtanke. Dess syfte är att ta dig från det nuvarande tillståndet direkt till uppfyllandet av det mål du har förklarat. Potentiellt, med en väl utformad handlingsplan kan du lyckas nå det mål du vill ha.

Del 1

Skapa en handlingsplan

Skriv ner allt. När du utarbetar din handlingsplan, ta anteckningar om varje bit av information eller passage. Det kan vara bra att ha ett bindemedel med olika sektioner, tydligt märkt, för att organisera de olika aspekterna av planen. Här är en lista över möjliga användbara avsnitt:

Olika idéer och anteckningar;
Dagligt program;
Månatligt program;
Mellanliggande steg;
sökningar;
Kontroller och insikter;
Människor som är involverade och relaterade kontakter.

Bestäm klart vad du vill. Ju mer mål du vill uppnå, desto mindre effektiv kommer din handlingsplan att vara. Försök att definiera vad du vill få och göra så snart som möjligt, helst innan du påbörjar projektet.

Antag exempelvis att du vill avsluta avhandlingen till mästaren, i praktiken en lång uppsats bestående av cirka 40 000 ord. Du måste inkludera en introduktion, en berättande sammanfattning av ämnet (där du diskuterar de idéer som inspirerade dig och din arbetsmetodik), olika kapitel där du sätter dina idéer i bruk med konkreta exempel och en slutsats. Låt oss anta att du har ett år att skriva det.

Var specifik och realistisk när du utvecklar din handlingsplan. Att ha ett tydligt mål är bara början. Du måste vara specifik och realistisk i alla aspekter av projektet, till exempel måste du se till att både arbetsplanen och de mellanliggande och slutliga målen är konkreta och uppnåbara.

Att vara specifik och realistisk när man formulerar ett långsiktigt projekt tjänar till att förhindra den stress som vanligtvis följs med missbildade projekt, på grund av vilka tidsfrister inte uppfylls eller tvingas slita ut arbetsnätter.

Till exempel, för att avsluta avhandlingen inom den angivna tidsfristen, bör du skriva ungefär 5000 ord per månad. På det här sättet har du några månader innan du skickar det över för att se vad du har skrivit. I det här fallet innebär realistiska att man undviker att kunna skriva mer än 5000 ord per månad.

Om du måste arbeta som assistent under året i tre månader är det viktigt att överväga att du förmodligen inte kommer att kunna skriva till och med 15 000 ord vid den tiden. Av den anledningen är det bättre att dela arbetet under de andra nio månaderna.

Fast mätbara mellanliggande milstolpar. Varje etapp markerar en signifikant punkt längs vägen som tar dig till slutdestinationen. Den bästa strategin består i att organisera de mellanliggande målen från och med slutet (från att nå målet), sedan gå bakåt mot nu och nuvarande omständigheter.

Att ställa upp milstolpar kan hjälpa både dig och dina anställda (om det var) att vara motiverad. Genom att fragmentera ditt arbete till små uppgifter och konkreta mål kommer du inte att tvingas vänta på att projektet avslutas så att du känner dig nöjd med vad du har gjort fram till den tiden.

Var försiktig så att du inte etablerar mellanstadier som är för långt ifrån varandra eller nära varandra, för att undvika för mycket eller för liten tid mellan dem. I allmänhet är det bättre att sätta ett mål varannan vecka.

Återgå till exemplet av avhandlingen som ska skrivas, det är bättre att undvika att använda slutet på att skriva ett kapitel som ett skede, eftersom det kan ta månader att nå det. Det skulle vara mer användbart att skapa enklare mål, till exempel baserat på ett visst antal skriftliga ord, som belönar dig varje gång du når en.

Dela upp de mest krävande uppgifterna i enskilda handlingar som är enklare att hantera. Vissa uppgifter eller milstolpar kan verka svårare än andra.

Om du känner dig skrämmad av en stor mängd arbete kan du lindra stress och göra uppgiften verkar mer uppnåelig genom att fragmentera den i enskilda uppgifter som är enklare att slutföra.

Återgå till exemplet av avhandlingen, i allmänhet är kapitlet som innehåller den narrativa syntesen det svåraste att skriva, eftersom det innehåller grunden för hela arbetet. För att bearbeta det måste du göra mycket forskning och analys, även innan du börjar skriva ett enda ord.

För att lätta lasten kan du dela arbetet i tre delar: forskning, analys, skrivning. Du kan också fragmentera det vidare genom att specifikt välja de böcker och artiklar du behöver läsa och sedan ställa in deadlines vad gäller deras analys och skrivning.

Skapa en lista med planerade aktiviteter. Gör en lista över de saker du behöver fylla i för att nå de olika stadierna. En lista i sig är inte effektiv, så det är absolut nödvändigt att lägga till tidsfrister i samband med specifika åtgärder som du behöver utföra.

Till exempel att dela berättelsen syntes i olika sektioner för att underlätta den mängd arbete, vet du exakt vad som behöver göras och du kan bifoga realistiska tidsfrister för varje avsnitt. Till exempel, var och en eller två dagar kan du behöva läsa, analysera och skriva om ett visst begrepp eller ämne.

Ange en tidsfrist för varje aktivitet. Utan en specifik tidsbegränsning riskerar varje uppgift att expandera på obestämd tid och ta upp all tillgänglig tid. Vissa uppgifter kan förbli otillräckliga.

Oavsett vilken underavdelning du har valt för din handlingsplan är det viktigt att tilldela en viss tidsram till varje enskild fas.

I vårt exempel, om jag visste att läsa 2.000 ord du behöver ungefär en timme, efter att ha läst en artikel som innehåller 10.000 skyldig dig vet ger fem timmar att slutföra läsningen.

Du måste också överväga den tid som krävs för att göra minst en måltid och några korta pauser för att vila din hjärna varannan eller två timmar. Dessutom är det bättre att lägga till ytterligare en timme till slutbeloppet för att ta hänsyn till eventuella oväntade avbrott.

Skapa en visuell representation av din handlingsplan. Efter att ha listat de saker du behöver göra och fastställer specifika tidsfrister, är nästa steg att skapa en visuell representation av din strategi. Till exempel, med hjälp av ett flödesschema eller Gantt, ett kalkylblad eller den typ av verktyg du föredrar.

Håll visuell representation på en lättillgänglig plats. Idealen är att hänga den på en vägg i rummet där du studerar eller arbetar.

Kolla på de saker du redan gjort, när du går vidare. Förutom att ge dig en stark känsla av tillfredsställelse, gör det så att du kan hålla dig motiverad eftersom det ger dig en tydlig bild av det utmärkta arbetet fram till den tiden.

Detta steg är särskilt användbart när du arbetar med andra människor. I det här fallet är det lämpligt att använda ett dokument som ska delas online, så att någon kan få situationen under kontroll från var som helst.

Stoppa inte tills du har nått det slutliga målet. När handlingsplanen har upprättats och delats med medarbetarna, och efter att ha fastställt mellanliggande milstolpar är nästa steg mycket enkelt: gör varje dag vad du behöver för att nå det slutliga målet.

Om nödvändigt, granska deadlines, men ge aldrig upp. Tyvärr kan vissa omständigheter eller oväntade händelser sätta dig i ratten, förhindra att du uppfyller de datum du ställde för att slutföra dina uppgifter och uppnå ditt mål.

Även om det händer, inte avskräckas. Granska din handlingsplan och fortsätt arbeta för att gå vidare till närmaste milstolpe.

Del 2

Hantera tid

Lär dig hur du planerar din tid effektivt. Du måste planera i förväg vad du måste göra varje timme varje dag i veckan, så det är bäst att använda en agenda eller en app för din smartphone eller surfplatta. Oavsett vilket verktyg du väljer att använda, se till att det är lätt att kompilera och samråda, annars kommer du inte att använda den.

Vissa vetenskapliga studier har visat att när vi sätter våra uppgifter skriftligt (med papper och pennor), blir chanserna att klara dem komplett. Av detta skäl skulle det vara bättre att planera dina dagar med en dagordning för papper.

Undvik helt enkelt att lista saker att göra. Du skulle ha en lista över uppgifter att göra före dig, men ingen aning när du ska göra det. Den berömda "att göra-lista" De är inte lika effektiva som att använda en agenda. När du anger ett möte på din dagordning, skapa den tid som krävs för att göra det.

När du har en viss tid att göra något (i allmänhet är agendorna uppdelade i timmesektioner), är du mindre benägen att skjuta upp eftersom du vet att du bara kan räkna med den särskilda tidsperioden för att slutföra jobbet innan du måste ägna till nästa åtagande.

Lär dig att organisera tiden till ditt förfogande. Genom att dela dagarna kan du få en mer realistisk uppfattning om den tid du kan ägna åt ditt projekt. Börja med de aktiviteter som har högsta prioritet och fortsätt sedan bakåt.

Organisera hela veckan. Att ha en bred vision om hur dina dagar kommer att följa hjälper dig att programmera dem så produktivt som möjligt.

Vissa experter rekommenderar att man får en allmän uppfattning om programmet för hela den aktuella månaden.

Vissa människor föreslår att man börjar i slutet av dagen och går bakåt. Om du till exempel slutar arbeta klockan fem på eftermiddagen planerar du dagen bakåt, från den tiden tills du kommer till början av dagen när larmet ringer.

Program också fritid och raster. Resultaten av flera studier har visat att planeringen i förväg kan tiden för kul hjälpa oss att få ett mer uppfyllande liv. Det har också visat sig att arbeta många timmar i veckan (50 eller mer) faktiskt gör oss mindre produktiva.

Brist på sömn dödar produktiviteten. Var noga med att sova minst 7 timmar per natt om du är en vuxen eller inte mindre än 8 och en halv timme om du är tonåring.

Studier visar att man planerar korta ögonblick "regenererande" Det kan användas för att öka produktiviteten och förbättra sitt allmänna hälsotillstånd. Försök till exempel att planera en kort session med motion, meditation, yoga, stretching eller en snabb tupplur.

Hitta den tid som behövs för att programmera veckans dagordning. Många experter föreslår att organisera veckan rätt i början av detsamma. Utvärdera hur du bäst kan använda den tid du har tillgänglig varje dag för att komma framåt mot dina mål.

Tänk på planerat arbete eller fritid. Om du märker att schemat är för många, gör ett val baserat på prioriteringar.

Det betyder inte att du ska ge upp någon social aktivitet. Det är viktigt att odla vänskap och viktiga interpersonella relationer. I svåra ögonblick kan de visa sig vara ett giltigt stöd.

Undersök ett exempel på ett dagligt schema. Återgå till hypotesen av avhandlingen för mästaren, dagordningen för en standarddag kunde lyfta fram följande möten:

07:00 väckarklocka;

7-15 övning;

08:30 dusch och dressing;

9:15 förbereda frukost och konsumera det;

10:00 arbete på avhandlingen - skrivande (inklusive 15 minuters paus);

12.15 lunch

13:15 kontrollera e-post;

14:00 sök och analys av resultaten (inklusive 20-30 minuter för pauser eller mellanmål)

17:00 stängningstid, kontroll av e-post, inställning av huvudmålen för följande dag;

17:45 lämna skrivbordet för att ta hand om de dagliga provisionerna, till exempel shopping

Klockan 7:00 laga middag och äta middag

21:00 dags att koppla av, till exempel titta på tv eller lyssna på musik;

22:00 Gör dig redo att gå och lägg dig, läs innan du somnar (30 minuter), sova.

Förstå att dagarna inte borde vara samma. Du kan dela upp uppgifter även om en eller två dagar i veckan. I vissa fall kan pausning vara särskilt användbart eftersom du kan utveckla ett nytt perspektiv på det arbete som ska utföras.

Återgå till exemplet kan du besluta att ägna dig åt forskning och skrivning endast på måndagar, onsdagar och fredagar, medan torsdagen kan ägnas åt studiet av ett musikinstrument.

Kom ihåg att något oväntat kan hända. Det är bättre att alltid ge extra tid att använda vid ett oväntat avbrott eller om arbetet på dagordningen ska ta längre tid än väntat. Det ideala skulle vara att ge dig dubbelt så mycket tid som du tror är nödvändigt för att slutföra jobbet, särskilt när du startar ett nytt projekt.

När du får erfarenhet, eller om du redan kan räkna ut hur mycket tid du kommer att behöva spendera på pågående arbeten, kan du öka dina schemalagda åtaganden. Kom ihåg att det alltid är bättre att inkludera åtminstone lite extra tid för eventuella oväntade händelser.

Var flexibel och välvillig med dig själv. Speciellt i början av ett nytt projekt, förbered dig för att göra några mindre förändringar av programmet. Att vara fel är en del av lärandeprocessen. I detta avseende kan det vara bättre att fylla i pennaagendan.

En annan användbar strategi kan vara att börja skriva ned på agendan varje aktivitet du gör i en vecka eller två. Det är ett bra sätt att förstå hur du spenderar din tid och hur mycket du behöver för att slutföra varje uppgift.

Isolerad från nätverket. Fixa några stunder i förväg för att läsa e-post och sociala nätverk. Du måste vara strikt, för att det inte är något enklare än att riskera att förlora timmar eftersom du har vana att kontrollera din dator eller smartphone var femte minut.

"logga ut" innebär att du måste stänga av din smartphone (om möjligt) åtminstone under timmarna på dagen när du behöver hålla dig mer fokuserad.

Förenkla dina dagar. Denna passage har en stark länk till den tidigare. Bestäm vad dagens viktigaste aktiviteter är, de som hjälper dig att uppnå dina mål, så gör ditt bästa för att slutföra dem. Prioritera inte obetydliga saker som riskerar att fragmentera dina dagar: e-post, kontorspraxis och så vidare.

I synnerhet föreslår vissa experter att man inte kontrollerar e-post åtminstone under den första eller två timmarna av dagen för att kunna koncentrera sig på viktiga uppgifter utan att riskera att vara distraherad av innehållet i meddelandena.

Om du vet att du måste slutföra olika kortsiktiga uppgifter (t.ex. kontroll av e-post, kontorspraxis eller städning av skrivbordet), försök att gruppera dem tillsammans i en enda möte som läggs dagligen på dagordningen, i stället för att låta dig De avbryter vid olika tillfällen genom att blockera det viktigaste arbetsflödet, vilket förmodligen kräver en högre grad av koncentration.

Del 3

Bo motiverad

Var positiv. Positivitet är ett grundläggande villkor för att kunna nå dina mål. Lita på dig själv och människorna runt dig. Motverkar negativa interna tankar och dialog med positiva uttalanden.

Förutom att vara positiv kan du dra nytta av att vara omgiven av glada och optimistiska människor. Resultaten av flera studier har visat att vi i det långa loppet tenderar att förvärva vanorna hos de människor vi spenderar mest av tiden med, så välj dina vänskapar klokt.

Belöna dig själv. I synnerhet är det viktigt att belöna dig själv varje gång du når en mellanliggande milstolpe. Priset måste vara något konkret, till exempel en middag i din favoritrestaurang när du når ett tvivelsstopp eller en tvånmånad massage.

Vissa experter föreslår att de betalar pengarna som behövs för att köpa priset till en vän och berätta för honom att han bara måste ge tillbaka det om du kan slutföra en viss uppgift vid ett visst datum. Om du inte gör det, kan du hålla hela beloppet.

Skapa ett socialt supportnätverk. Det är mycket viktigt att kunna räkna med stöd från vänner och familj. Dessutom bör du skapa länkar med personer som har mål som liknar din. På så sätt kan du styra och stödja varandra.

Håll koll på framsteg som gjorts. De studier som utförts visar tydligt att detta är det bästa sättet att hålla sig motiverad. Du kan spela in de framsteg du gör enkelt genom att kryssa dem från att göra-listan.

Gå och sova och gå upp tidigt. Om du hade chansen att se på de mest produktiva människornas dagordning, skulle du upptäcka att de i de flesta fall börjar mycket tidigt. I allmänhet börjar deras morgonrutin med något som de väntar otåligt, som de ägnar sig åt innan de går till jobbet.

Aktiviteterna för att börja dagen på ett positivt sätt inkluderar att träna (från en kort sträckning eller yoga till en hel timme i gym), äta en hälsosam frukost och spendera 20-30 minuter att skriva din dagbok.

Ge dig själv rätt vila. För att kunna vara motiverad är det viktigt att ta pauser. Genom att arbeta på ett oavbrutet sätt kommer du sluta springa ur styrka. Att ta pauser är ett smart sätt att undvika att bli trött för mycket och riskera att slösa bort tiden otillbörligt.

Till exempel stäng av datorn och din smartphone, bara sitta tyst och gör ingenting. Om idéer kommer till dig, skriv ner dem i en anteckningsbok - annars kommer du att njuta av lyxen att inte ha något att göra.

Om du vill kan du försöka meditera. Stäng av telefonen eller blockera mottagning av någon typ av meddelande och ställ sedan in timern i upp till 30 minuter. Varaktigheten av meditation beror givetvis på dig, men under de första försök är det bättre att inte överdriva det. Sitt bara på en lugn plats och försök att rensa ditt sinne. När en tanke kommer, försök att förstå vilken typ det är, låt det gå snabbt. Till exempel, om du tänker något om arbete, kan du helt enkelt säga i ditt sinne "jobb", och glöm det sedan. Fortsätt så här närhelst en tanke distraherar dig från meditation.

Använd visualiseringstekniker. Av och till ta några minuter för att reflektera över ditt mål och de känslor du kommer att känna när du har uppnått det. Denna övning hjälper dig att lättare övervinna de svåra stunder som du kan stöta på under vägen.

Gör dig redo att det inte blir lätt. Generellt sett är högre värderingsmål inte lätt att uppnå. Du kanske måste möta olika svårigheter och jobba hårt för att uppnå dina drömmar. Godkänn att du måste göra ansträngningar.

Många av de guruer som berömmer fördelarna med att leva i nutiden, rekommenderar att du accepterar hindren som om du var den som skulle placera dem på väg. I stället för att vara störd eller försöka slåss mot dem, acceptera dem, lära av omständigheterna och gå till jobbet för att förstå hur du kan uppnå målet lika.

Del 4

Identifiera dina mål

Skriv ner vad du vill få. Du kan använda en pappersdagbok eller ett virtuellt textdokument. Att använda ett verktyg som låter dig skriva och radera flera gånger är särskilt användbart, särskilt om du inte är säker på att du vet exakt var du vill åka men du har fortfarande en vag idé.

Att skriva en dagbok regelbundet är ett bra sätt att hålla kontakten med dig själv och dina nuvarande känslor. Många är övertygade om att skrivning hjälper till att förstå bättre hur de känner och vad de vill ha.

Gör lite forskning. När du har en ganska klar uppfattning om vad du vill göra, börja utforska ämnet. Att göra forskning om dina mål hjälper dig att förstå vad som är de bästa sätten att uppnå dem.

På webben kan du hitta olika webbplatser, forum och samhällen som tillåter användare att dela länkar, åsikter, innehåll och nyheter i realtid för att utforska flera ämnen. Ofta får du möjlighet att lära känna yrkespersoner i specifika yrken.

I vårt exempel kan du, genom att skriva din avhandling, börja undra var dina studier tar dig. Läs vad andra har gjort på din egen resa. Deras historier kan hjälpa dig att rikta din avhandling till publikationer eller möjligheter som kan vara användbara i framtiden.

Utvärdera alternativen och välj den mest lämpliga. När forskningen är klar kommer du att få en tydligare bild av de möjliga vägarna och resultaten. Det bör därför vara lättare att välja den väg som bäst motsvarar dina mål.

Bli medveten om eventuella problem med att nå dina mål. Vissa omständigheter kan sätta dig i trubbel. Återgå till avhandlingsexemplet är det troligt att du vid vissa tillfällen kan känna dig mentalt utmattad, tom för material eller belastad med oväntat arbete.

Var flexibel. Dina mål kan ändras när du går vidare för att nå dem. Ge dig själv och dina önskemål det utrymme du behöver utvecklas. Det betyder inte att du kan ge upp de första svårigheterna, det är stor skillnad mellan att förlora intresse och förlora hopp!

tips

Du kan använda samma tekniker för att identifiera och planera ännu större mål som din framtida karriär.
Om du är en av dem som tror att planeringen dagarna i förväg är tråkigt, tänk på det här faktum: planering av dagar, veckor, men även de kommande månaderna kan du inte ständigt fatta beslut om vad du ska göra. Som ett resultat blir ditt sinne fri att vara kreativ och fokusera på det arbete som är viktigt.

varningar

Betydelsen av att ta raster kommer aldrig att betonas nog. Ta inte för mycket arbete, annars blir du oundvikligt mindre produktiv och kreativ.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade