Hur man utvecklar en rutin för att sluta slösa tid

Kanske är du en student mitt i skolsemestern som försöker organisera tiden bättre eller kanske du är en arbetsgivare som vill förhindra att deras anställda slösar bort tid. Oavsett din roll vill du förmodligen hitta ett sätt att utveckla en daglig rutin som gör att du inte kan slösa tid och göra dagen så fruktbar som möjligt. Det kan vara användbart att genomföra organisatoriska strategier, t.ex. färdplaner och listor över saker att göra, samt ta några steg för att eliminera eventuella distraheringar som "stjäl" av dyrbar tid.

steg

Metod 1

2

Skriv ned åtagandena i betydelse, från huvud till mindre brådskande. Ett intelligent sätt att arbeta är att fokusera först på den aktivitet som har högre prioritet och att gradvis tänka på de som är av mindre betydelse. Detta kallas 80/20-regeln, där de aktiviteter som ger de största fördelarna borde ta 80% av tiden - för uppgifter som har lägre prioritet borde du spendera 20% av din tid.

3

Gruppera de uppgifter som är förknippade med varandra. En gång numrerad och listad snabbt, bör du börja sätta dem i små grupper för att skapa en arbetsfas. Du kan till exempel kombinera uppgifter, till exempel svara på e-postmeddelanden och anropande kunder, definierad i en en-timmarsfas "kommunikation till kunder". Du kan sedan fortsätta med de olika aktiviteterna inom en viss tidsram på ett enkelt och rakt sätt.

4

Tillbringa mindre tid för varje uppgift. Enligt Parkinsons lag - en bok som ironi om organisationen - med mindre tid att slutföra olika aktiviteter kan du minska vad som är nödvändigt för att utföra dem. I stället för att investera för många timmar för varje jobb begränsar det hur mycket tid du fördelar för varje uppgift, så du måste slutföra det snabbare. Du kan gå gradvis och gradvis minska tiden för varje uppgift tills du når en idealnivå som inte får dig att känna dig pressad, men det förhindrar samtidigt att du skjuter upp eller slösar bort tiden.

5

Ge dig själv en belöning när listan är klar. När du har alla uppgifter planerade för dagen borde du belöna dig själv. Det kan vara en god middag, ett glas vin eller lite ledigt att göra något avkopplande och roligt. Belöningen uppmuntrar dig att slutföra alla uppgifter i varje dag.

Metod 2

2

Ge dig själv 10 minuters paus var och en eller två timmar. Det är svårt att koncentrera sig på en uppgift eller en rad uppgifter för mer än denna period. Kom ihåg att planera tio minuters vila åtminstone varje par timmar (eller ännu mindre), så att du inte känner dig stressad eller överarbetad. Under kort paus ska du gå lite på kontoret eller chatta med en kollega i kaffekammaren. Du kan ta en kaffe eller ta en snabb promenad utomhus. Försök att respektera de 10 minuter som beviljats ​​(eller mindre) för att undvika "ruin" färdplanen.

3

Försök att utföra varje uppgift korrekt i det första försöket. I stället för att försöka att snabbt slutföra allt du behöver göra och ta itu med varje jobb snabbt, ta dig tid att göra det från början. Att skriva eller svara på e-postmeddelanden på ett snabbt sätt kan orsaka en lång utbyte av meddelanden med kunden, speciellt om du uttrycker dig på ett oklart eller förvirrande sätt. Fördröja takten och ta dig tid att skriva omfattande bokstäver eller läsa skolledningarna noggrant. Att lyckas genomföra ett jobb vid första försöket sparar mycket tid på lång sikt.

4

Be en vän eller kollega att kolla dig för att respektera programmet. Ibland behövs någon annans stöd för att hålla fokus på dagens uppgift. Be en betrodd vän, förälder, broder eller kollega att kontrollera dina framsteg varannan timme eller så för att vara säker "du håller dig uppe".

Metod 3

2

Ställ in det tysta läget i telefonens ringsignal och stäng av datatrafik. Om möjligt, välj minst en timme av arbetsdagen för att ignorera telefonen och stäng av internet. Genom att göra det kan du koncentrera sig på den verksamhet som måste utföras med största koncentration och utan distraheringar.

3

Låt folk omkring dig veta att du inte vill bli störd. Försök att inte uppmuntra dem att distrahera dig från jobbet och inte vara en störande källa för dem genom att informera alla att du arbetar. Det innebär att stänga kontorsdörren eller sätta ett tecken där annonser är upptagna. Du kan också skicka ett mail till kollegor på kontoret för att påminna alla om att du har satt en period "tystnad" vid en viss tidpunkt.

4

Försök att inte lämna rutinen. När du har upprättat en lista eller agenda och har gjort allt för att eliminera distraktioner, lita på viljestyrka och koncentrera dig på att träffa deadlines. De flesta känner igen skillnaden mellan bra och förlorad tid, så undvik att slösa din. Använd färdplanen, i slutet av dagen kan du njuta av känslan av att ha genomfört dina uppgifter och använt tiden på ett lönsamt sätt.