Hur man skriver en vänlig påminnelse via e-post

Att skriva en vänlig påminnelse via e-post kanske inte är lätt. Du behöver inte vara insisterande eller otålig, men det är viktigt att få ditt meddelande över. Ge en vänlig ton till kommunikation med hälsningar och artiga uttryck, och fortsätt sedan med de saker du behöver påminna den andra personen så att du tydligt förstår vad du vill ha. Se till att du inte gör misstag så att du också ser professionell ut.

steg

Del 1

2

Prata om länken du har med mottagaren. Om du gick direkt till påminnelsen kan ditt meddelande verka kallt. Se ditt personliga förhållande, inklusive fraser som nämner din vänskap och de erfarenheter du har upplevt tillsammans. Du kan skriva:

3

Mjuka din ton. Detta är särskilt viktigt för den faktiska påminnelsen. Om du inte har pratat med mottagaren någon tid kanske du kan be om ursäkt för att du bara skriver för att påminna honom om någonting. Här är några exempel på meningar som du kan skriva in:

4

Var artig. Om påminnelsen är viktig är det lätt att låta för aggressiv. Kom ihåg att mottagaren har åtaganden. skriva "Vänligen", "tack" och andra liknande uttryck, till exempel:

Del 2

2

Kom ihåg att inkludera påminnelsen. Om du försöker till varje pris för att vara vänlig och artig, är det lätt att glömma den viktigaste delen av meddelandet. Gör din förfrågan i den första delen av e-postmeddelandet, direkt efter hälsningen och några ord om det förhållande du har med mottagaren. Till exempel:

3

Använd ett kortfattat språk. Vanligtvis kräver en artig skrivstil att det finns längre uttryck. Till exempel meningen "Arbeta mer" det kan skrivas på ett mer artigt sätt "Det kan vara en bra idé att bli mer involverad i arbetet". Även om du ser mer artigt ut, kan dessa långa uttryck fördröja budskapets syfte.

4

Eliminera värdelös information. För varje fras eller ord, fråga dig själv "Är det nödvändigt?". I vissa fall kan svaret vara "Det är nödvändigt för att annars skulle min ton vara för kall". Ta bort de delar som inte behövs.

5

Stäng e-postmeddelandet med en sista hälsning. Du kan använda uttryck som "hälsningar", "Med vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar", lägg sedan till din signatur. Men dessa formella formler kan anses vara opersonliga. Prova följande fraser om du vill:

Del 3

2

Läs e-postmeddelandet högt. Om du skriver en viktig kommunikation eller om du verkligen vill synas särskilt vänlig eller artig, läs meddelandet från början till slut. Är tonen lämplig för en konversation? Om svaret är ja kan du klicka på Skicka.

3

Be en annan person att läsa e-postmeddelandet. För viktigare meddelanden, till exempel arbete, kan du be någon att kontrollera påminnelsen innan du skickar den. Om du har skrivit ett kortfattat meddelande, tar det vanligtvis inte mycket tid och du kommer att undvika även de minsta felen.