Hur man skriver en e-post

Att skriva ett mail är ganska enkelt, men det finns ett allmänt format som bör övervägas. Vidare måste medvetenheten utvecklas för att skilja mellan informella och formella. Här är vad du behöver veta innan du skriver en.

Del 1

Grundval av e-post

Öppna ditt konto för att få en personlig e-postadress. Om du inte redan har din egen adress måste du registrera dig hos en e-postleverantör innan du fortsätter. Lyckligtvis finns det många gratis och webbaserade tjänster som gör att du kan få en adress utan kostnad. Några av de mest populära inkluderar:

Gmail.
Hotmail.
Yahoo Mail.

Klicka på "skriva" eller "ny". Innan du skriver e-postmeddelandet måste du öppna en ny vit ruta för att redigera texten. Den exakta metoden varierar beroende på vilken tjänst som används, men vanligtvis har du en knapp högst upp på sidan märkt som "Skriv", "Ny" eller "Ny e-post".

Om du är osäker på hur du skapar ett nytt meddelande, se supportsidorna i din e-posttjänst för att lära dig mer i detalj.

Skapa en lista över mottagarens e-postadresser, där du inte behöver ange ditt e-postmeddelande, men ange det för personen (eller de personer) som du avser att skicka e-post till.

Ett utrymme räcker ofta för att separera flera e-postadresser, men vissa tjänster kräver att du gör det med ett komma eller en annan typ av skiljetecken. Om så är fallet bör dessa instruktioner anges av leverantören.

Skriv huvudadressens e-postadress i fältet "Till:". Huvudmottagaren är den för vilken ett e-postmeddelande skrivits eller adresseras i textens kropp.

Skriv de andra e-postadresserna i fältet "CC:", "copy of knowledge". En mottagare ska anges i det här fältet om e-postmeddelandet inte nämner det direkt till honom men handlar fortfarande om ett ämne som han borde vara medveten om.

Använd fältet "BCC:" för att dölja e-postadresser. Om du inte vill att en e-postmottagare ska se listan över adresser till vilka meddelandet skickades ska du ange dessa e-postmeddelanden i fältet "Dold kunskapskopia".

Ange ett informationsobjekt. Varje e-posttjänst ger dig möjlighet att skriva ett objekt eller en titel för din e-post i fältet Ämne.

Objektet ska vara kort men också ge mottagaren en uppfattning om ämnet för posten.

Ett informellt e-mailmeddelande till en vän kan till exempel ha ett enkelt objekt, till exempel "Hur är det?". Om du skickar ett e-postmeddelande om en uppgift som ska göras måste emellertid objektet vara, till exempel, "Maths".

På samma sätt bör en fråga till en handledare eller professor märkas i ämnesfältet som "Fråga" eller "Fråga på ...", kortfattat förklara ämnet i fråga.

Kom ihåg att ett meddelande utan ett objekt kommer att visas i mottagarens inkorg med etiketten "Utan ämne".

Skriv meddelandets kropp. Texten ska skrivas i lämplig ruta som ligger under objektfältet.

Kroppen i varje e-post bör normalt innehålla en hälsning, ett meddelande och ett slutet.

E-post är snabb av naturen, så allmänt bör du skriva ett kort meddelande.

Klicka på knappen "Skicka". När du har skrivit på e-posten, granska den för att verifiera att det inte finns några grammatiska eller stavfel och att meddelandet tydligt förklarar vad du ville kommunicera. När du är klar klickar du på "Skicka" -knappen för att skicka den till mottagaren eller mottagarna.

Del 2

Skriv en vänlig e-postadress

Ta reda på när det är lämpligt att skicka en vänlig email. Denna typ av meddelande bör reserveras för nära och kära, eller vänner, familj och partners. Om det är en informell text och du skickar den till en person som du har en relation med tillgivenhet kan du välja den här typen av e-post.

Den enda gången du inte ska skicka en vänlig e-post till en familjemedlem eller vän uppstår när du ska skicka en officiell natur, till exempel en inbjudan att göra donationer eller annonser. Eftersom dessa meddelanden troligen kommer att skickas till dem som du inte har nära relation till, bör du anpassa dem till alla.

Se till att objektfältet också är informellt. Förresten, i det här fallet är det inte nödvändigt, men det är fortfarande en bra idé att presentera det. Håll det kort och rakt mot punkten.

Om du skriver ett enkelt e-postmeddelande för att hålla kontakten med en vän kan du inkludera ett vittigt objekt eller en enkel "hur länge har vi inte sett varandra!".

Om du skriver med ett syfte, nämna det i objektet. Om du till exempel bestämmer dig för att skriva ett e-postmeddelande om en gruppavresa, märka den med ett objekt som tydligt anger det.

Hälsa mottagaren med namn. I en vänlig email är det inte ens absolut nödvändigt att göra det, men det är fortfarande ett artigt sätt att börja skriva meddelandekroppen.

Du kan helt enkelt skriva namnet på personen:

"bob,".

Alternativt kan du inkludera namnet och en vänlig hälsning:

"Hej Bob!".

"Hej Bob,".

"Dag, Bob!".

Skriv meddelandet tydligt, men håll ett informellt språk. E-postens kropp ska vara lätt att förstå, men tonen bör vara informell och vardaglig.

Läs e-postmeddelandet och fråga om innehållet liknar ditt sätt att prata när du stöder en konversation personligen. Om svaret är ja, har du nått en bra ton för ett informellt e-postmeddelande.

Använd sammandrabbningar, förbjudna för formellt skrivande, men vanliga för vardagliga samtal, så perfekt för en vänlig email.

Använd slang också. Om du vill kan du inkludera den som används på internet och i sms-. Du kan till exempel ersätta "ch" med "k" eller skriva "x" istället för "för".

Om så är fallet, använd emoticons också.

Om du vill, signera. Som redan nämnts när det gäller första hälsningar är stängning med en signatur inte nödvändig i ett vänligt email, men det kan vara ett bra sätt att avsluta meddelandet.

Stängningen kan matcha ditt namn:

"jen".

"-Jen".

Du kan också skriva en lite mer utförlig eller kreativ slutsats:

"Vi ses snart! jen".

"Det här e-postmeddelandet kommer att förstöra mellan 3 ... 2 ... 1 ...".

Del 3

Skriv en formell e-postadress

Förstå när du behöver skriva formella e-postmeddelanden. Du borde göra detta om du måste skriva till någon du inte litar på. Den här beskrivningen omfattar bland annat chefer, kollegor, kunder, lärare och politiker.

Formella e-postmeddelanden är emellertid inte nödvändiga om du redan har startat en relation med en person som omfattas av någon av dessa kategorier. När en formell e-post blir lite för stel, bör du skriva en semi-formell.
Tonen i meddelandet kan vara lite mer konversation, men du borde undvika internet slang.
Du borde fortfarande skriva in din signatur, men inte nödvändigtvis tillhandahålla alla dina kontaktuppgifter under ditt namn.

Inkludera ett kort men noggrant informationsobjekt. Gå rakt till punkten.

Exempel:

"Fråga på uppsatsen" (om du skriver ett mail till en professor för att be om förklaringar om en markerad uppgift).

"Ansökan om ledningsjobbmeddelande" (om du skickar ett e-postmeddelande till ett jobbinlägg).

"Problem med del nr 00000" (om du skickar ett mail till ett företags kundservice eller rapporterar ett tekniskt problem).

Skriv en formell hälsning, som ska innehålla ordet "Dear", följt av mottagarens efternamn. Förutom efternamnet, ange mottagarens titel och följ hälsningen med ett komma.

Exempel:

"Kära herr Rossi,".

"Kära fru Bianchi,".

"Kära Dr Rossi,".

Se till att e-postkroppen är kortfattad och korrekt. Krymp textinnehållet till några stycken direkt angående ämnet för e-postmeddelandet. Använd ett formellt språk och se till att stavning och grammatik är korrekta.

Undvik att använda sammandragningar.

Använd inte internet slang eller uttryckssymboler.

Inkludera en lämplig nedläggning. Den vanligaste är "bästa hälsningar", men det finns andra som kan fungera. Se till att den sista hälsningen är lämplig och följ med ett komma.

Bland andra möjliga former av slutlig hälsning:

Med vänliga hälsningar.

I tro.

Bästa lyckönskningar.

Tack.

Jag skickar er mina bästa hälsningar.

Ge din personliga information när du loggar, förutsatt att det är lämpligt. Ta med ditt fulla namn under den sista hälsningen. Under namnet kan du ange din officiella titel och eventuell användbar kontaktinformation för mottagaren.

Din titel, om du har en, bör innehålla din position och namnet på det företag eller den institution som du tillhör.

Ange ditt telefon- och faxnummer och din e-postadress. Du kan också inkludera din postadress och webbadressen till din webbplats.

Del 4

Specifika typer av e-postvänliga

Skriv ett mail till en vän som har flyttat. Om en vän eller släkting nyligen har flyttat till en annan stad skriver du honom ett e-postmeddelande för att få reda på hur flyttningen gick, till exempel det nya grannskapet etc.

Skicka ett vänligt email till en vän som aldrig har gett dig sin adress. Om du har fått en gammal väns adress från en tredje part är det viktigt att du använder e-postmeddelandet för att verifiera att det är korrekt och snabbt förklara vem du är till den här personen.

Skriv ett mail till en kille. Om du är en tjej och du måste maila en kille för första gången kanske du är lite nervös. Detta är särskilt sant om du har en viss förälskelse på den killen i fråga. Försök skriva en informell text och samtidigt smart och sammansatt.

Även om det är ett ganska riskabelt drag, kan du också använda e-postmeddelandet för att berätta för honom att du gillar det.

Skriv ett mail till en tjej. Om du är en pojke och du måste skriva ditt första e-postmeddelande till en tjej, är du förmodligen rädd för att du inte får ett bra intryck. Förlora inte ditt humör och skriv ett samlat men väl genomtänkt budskap.

Skriv ett mail för att flörta. Om du vill spela med e-postmottagaren använder du samma typ av språk som du skulle använda för att flörta med den här personen i det verkliga livet. Emoticons och kyssar (xoxo) kan gå till din räddning.

På samma sätt, skriv ett mail för att flörta med någon på en online datingsida. För att skriva ett email så här, förutom att flirta, bör du ge information om ditt konto så att den person som tar emot den kommer att få en uppfattning om dig.

Skriv ett email av kärlek. I den digitala tidsåldern kan ett e-mail som detta betraktas som ett kärleksbrev. Om din partner är borta och du vill skicka honom en snabb anteckning för att uttrycka din kärlek, betyder det att det snabbaste det finns.

Del 5

Specifika typer av formell e-post

Ansök om ett jobb via e-post. När du skickar ditt CV och din kandidatur till ett jobb via e-post måste du förtydliga vilken position du hänvisar till, varför du vill täcka den och vilka färdigheter som gör dig den person som anges för denna lediga tjänst. Läroplanen måste bifogas, inte med i e-postens kropp.

Ett e-postmeddelande om att ansöka om praktik är väldigt likartat. Beskriv praktikplatsen du söker och förklara hur det hjälper dig att följa dina arbetsmål. Ge också anledningar till varför du ska väljas till praktikplatsen.
Skriv ett mail efter en intervju om du inte har fått något svar angående den position du ansökte om.

Skicka ett mail till en professor. Att skriva till en lärare kan göra dig obekväma, men det här meddelandet är inte så annorlunda än andra formella e-postmeddelanden. Din lärare är förmodligen en upptagen person, så se till att frågorna är så korta som möjligt.

Om din professor känner dig tillräckligt bra kan du också skicka ett mail till honom och be om ett rekommendationsbrev.

Skriv ett brev av förfrågan och skicka det via e-post. Använd till exempel den här texten för att fråga en förläggare om han kan acceptera ett manuskript och överväga det när det gäller publicering. Du måste beskriva det aktuella arbetet tillräckligt bra för att få den professionella att förstå vad det handlar om.

Skriv ett mail för att komma i kontakt med Human Resources. Om du är osäker på det företag där du arbetar, är det snabbaste sättet att hitta ett svar att skicka ett mail till rätt personer i den här avdelningen. Se till att e-postmeddelandet tydligt beskriver problemet.