Hur man svarar på en e-postadress

E-postmeddelanden är en viktig del av personligt och professionellt liv - men ibland ignorerar folk etikettreglerna när de använder elektroniska enheter. Du kan lära dig hur du skriver en feedback-e-post så kortfattat och professionellt att det kan hjälpa dig att kommunicera bättre med kunder, kollegor och vänner.

steg

Metod 1

2

Utvärdera tonen i ett e-postmeddelande. Om den har en formell ton bör du svara på ett lika formellt sätt.

3

Notera datum och tid när e-postmeddelandet skickades. Försök att svara på alla viktiga e-postmeddelanden inom 24 timmar.

4

Läs e-postmeddelandet en gång innan du svarar. För mer förvirrande e-postmeddelanden, läs dem 3 eller 4 gånger.

Metod 2

2

Var försiktig med alla professionella e-postmeddelanden. Om du inte är bekant med mottagaren eller skriver om personliga problem som inte är relaterade till arbete, måste du använda avskedsformel, hälsning och signatur.

3

Svara inte på alla om informationen inte hänvisar till andra personer. Till exempel, om din chef skickar ett mail till alla anställda, men du har en specifik fråga att fråga, svara bara på din chef.

Metod 3

2

Ta bort all formatering. Människor läser e-postmeddelanden på tabletter, smartphones och andra enheter som inte alltid beaktar formateringsspecifikationerna. Ta bort kursivet, det djärva och skriv aldrig i stora bokstäver.

3

Starta ditt mail med en hälsning. Detta kan vara formellt, till exempel "Kära herr Rossi" eller mindre formell, såsom "Hej, Gigi".

4

Tack personen för e-postmeddelandet, om det är användbart, kreativt eller i tid. En liten smickring kan vara användbar. Var väldigt kort.

5

Du måste svara på relevanta frågor först. Allt som ingår i första stycket kommer att få större tonvikt.

6

Lär dig att svara på e-postmeddelanden som presenterar flera frågor. Om det finns fler än 3 frågor, kopiera och klistra in frågorna i ditt email och svara nedan.

7

Lägg till hälsningen i slutet. Som med bästa önskningar, använd en formell hälsning som "Med vänliga hälsningar" eller mindre formell "Vi pratar snart med dig."

8

Lägg till en signatur under bokstängningen. Många e-postprogram tillåter dig att skriva in signaturer automatiskt, men andra kräver manuell inmatning.

Metod 4

2

Ta bort vilseledande information. E-post är en kort form av kommunikation och ska bestå av endast ett par stycken, om du inte skickar en rapport.

3

Granska och kolla din e-post innan du skickar den. Se det som ett professionellt uttalande som kommer att bevaras, inte som en engångsdokument. De flesta personliga och företagsemail hålls på obestämd tid.

Metod 5

2

Avstå från att kritisera innehållet i e-postmeddelandet. För att hantera personliga problem med någon, använd telefonen eller ett personligt möte.

3

Undvik att skicka personliga e-postmeddelanden med ett företags e-postkonto. De brukar undersökas och kan vara skäl för uppsägning från jobbet.