Så här applicerar du villkorlig formatering till Excel

Behöver du veta när du är in eller ut ur budgeten? Vill du välja ett viktigt datum från en lång lista? Den villkorliga formateringsfunktionen i Excel kan hjälpa dig att göra allt detta och bortom. Även om det inte är lätt att använda, kan det vara lättare att veta mer om det projekt du jobbar med.

steg

Ange alla dina data eller ladda ner en provfil här. Det är användbart, eftersom det blir lättare att förstå villkorlig formatering genom att öva data som du redan har. Även om du kan tillämpa villkorlig formatering för tomma celler, är det lättare att se effekterna med hjälp av existerande data.

Klicka på de celler du vill formatera. Med villkorlig formatering kan du ändra teckensnitt, understruken och färg. Med villkorlig formatering kan du också använda raderingar, gränser och skuggning på celler. Du kommer emellertid inte att kunna ändra teckensnittets eller fontstorleken på cellinnehållet.

Klicka på "format" > "Villkorlig formatering" att starta processen. I Excel 2007 kan du hitta den nedan "Home" > "Styles" > "Villkorlig formatering".

Klicka på "lägga till >" att använda två villkor. I det här exemplet används två villkor för att se hur de interagerar. Excel tillåter tre villkor per cell. Om du bara behöver en, hoppa över nästa steg.

Klicka på "lägga till >" igen för att ställa in ett annat tillstånd, eller på "Ta bort..." och välj vilka som ska avlägsnas.

Bestäm om ditt första villkor är baserat på värdet på den aktuella cellen eller om den är baserad på en annan cell eller grupp av celler i en annan del av kalkylbladet.

Lämna villkoret som det är (med andra ord, lämna den första rullgardinsmenyn som "Cellvärde"), om villkoret är baserat på den aktuella cellen. Om det är baserat på andra, ändra den första rullgardinsmenyn med "formeln". För instruktioner om "formeln", gå till nästa steg. För instruktioner om "Cell, gör följande:

Välj lämplig ämnes typ med den andra rullgardinsmenyn. För villkor mellan ett lägre och ett högre värde, välj "inkluderad" eller "ingår inte" För enskilda värderingar, använd de andra argumenten. I det här exemplet kommer vi att använda ett enda värde med argumentet "större än".

Bestämmer vilket värde som ska tillämpas på ämnet. För det här exemplet kommer vi att använda ämnet "större än" och cell B5 som ett värde. För att välja en cell, klicka på knappen i textfältet. Om du gör det kommer du att minimera det villkorliga formateringsfönstret.

med "formeln" Du kan använda villkorlig formatering baserat på värdet på en eller flera celler. Efter att ha valt "formeln", alla rullgardinsmenyer försvinner och ett textfält visas. Det betyder att du kan ange alla formler du vill använda Excel. För det mesta, använd bara enkla formler och undvik text eller textrader. Kom ihåg att formeln är baserad på den aktuella cellen. Tänk på detta: C5 (nuvarande cell) = B5>= B6. Det betyder att C5 ändrar formateringen om B5 är större än eller lika med B6. Detta exempel kan också användas i "Cellvärde", men det tjänar till att få dig att förstå. För att välja en kalkylarkcell klickar du på knappen i textfältet. Du minimerar det villkorliga formateringsfönstret.

Till exempel: Tänk dig att du har ett kalkylblad med alla dagar i den aktuella månaden noterat på A- kolumnen måste du mata in data i kalkylbladet varje dag- och vill hela linjen i samband med dagens datum är markerat på något sätt. Prova detta: (1) Markera hela datatabellen, (2) Välj villkorad formatering enligt ovan, (3) välj "formeln" och (4) ange något liknande = $ A3 = IDAG (). Kolumn A innehåller dina data och rad 3 är din första rad av data (efter titlar). Observera att symbolen "$" måste vara framför A, men inte framför 3. (5) Välj dina format.

Klicka på cellen som innehåller värdet. Du kommer att märka att du automatiskt har placerat dollar symboler ($) före kolumn- och radbeteckningarna. Detta gör att cellreferensen inte kan överföras. Detta innebär att om du använder samma villkorliga formatering till andra celler med kopia och klistra, kommer de alla att referera till den ursprungliga cellen. För att inaktivera den här funktionen klickar du bara i textfältet och tar bort dollartecken. Om du inte vill ange ett villkor med en cell i ditt ark, skriv bara värdet i textfältet. Du kan också skriva in text baserat på ämnet. Använd till exempel inte "mer än" som ett argument e "Mario Rossi" i textfältet. - I detta exempel skulle hela tillståndet, uttryckt i ord, vara: "När värdet av denna cell är större än värdet i cell B5, så ..."

Använd typ av formatering. Tänk på att du måste göra cellen sticka ut från resten av papperet, särskilt om du har mycket data. Men du vill också att arket ska se professionellt ut. I det här exemplet vill vi att teckensnittet ska vara djärvt och vitt och skuggningen ska vara röd. För att börja, klicka på "format".

Välj vilken typ av typsnitt du vill använda. Klicka sedan på "kanter" och gör önskade ändringar. I det här exemplet finns inga ändringar i kanterna. Klicka sedan på "scheman" och gör önskade ändringar. När du är klar klickar du på "OK".

En förhandsvisning av formatet under ämnen och värden kommer att visas. Gör nödvändiga ändringar för att få det utseende du vill ha.

Byt till det andra villkoret (och till det tredje villkoret, om något) och följ de tidigare stegen igen (från och med nr 6). Du kommer att märka i exemplet att det andra villkoret också innehåller en liten formel. Detta tar värdet av B5, multiplicerar det med 0,9 och tillämpar en formatering om värdet är mindre än den referensen.

Klicka på "OK". Nu är du klar med alla dina villkor. De kommer att hända en av dessa två saker:

Inga ändringar kommer att visas. Det betyder att villkoren inte är uppfyllda, så ingen formatering tillämpas.

Ett av de format du har valt visas eftersom en av villkoren är uppfylld.

tips

Du kan tillämpa formatering på andra celler genom att markera de som har den formatering du vill ha och kopiera den. Markera sedan de celler du vill applicera den på, utföra en specialpasta och välj "format".
En mycket användbar applikation av denna funktion är att använda den för att identifiera inventeringsobjekt som faller under en larmnivå. Exempel: Skriv en rad eller cell i fetstil när inventeringsvärdet är mindre än en viss kvantitet.
Öva tillämpa villkorlig formatering på data som du har en säkerhetskopia av eller som du inte vill förlora.
En funktion som inte har Excel är förmågan att utföra en "kopiera - klistra in specialvärden" villkorlig formatering så att formateringen kopieras men ekvationerna försvinner. Detta skulle spara minnet ockuperat av ekvationerna. Nedan följer ett makro VBA (Visual Basic for Applications) som gör exakt det, genom att kopiera filen till Word, och sedan igen på Excel känt detta förfarande är reserverad för mer avancerade användare som har erfarenhet av VBA-makron:

--------Dim appWD Som Word.Application, appXL Som Excel.ApplicationSub CopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations () ---- `*** Syfte:. För att hålla villkorsstyrd formatering i ett Excel-intervall men avlägsna ekvationer villkorsstyrd formatering` *** Anmärkningar: On Excel VBA , aktiv "Verktyg referenser-MicrosoftWordxxObjectLibrary"`*** 1) Kopiera Excel-sortimentet till Word från Urklipp. Obs! Intervallet har en villkorlig formatering. *** 2) Öppna Word och klistra in Excel-data i ett nytt Word-dokument (som HTML) "*** 3) Kopiera samma data till Word, sätt det i klippbordet (HTML-format) `----` *** (1) kopiera intervall Excel ---- Application.DisplayClipboardWindow = True `*** iakttar åtgärden i appuntiApplication.CutCopyMode = False` *** frigör appuntiRange ("A1") .CurrentRegion.SelectSelection.Copy `*** kopiera Excel-området --------` (2) nu gäller kommandona för Word = "appWD"-------- Ange appWD = CreateObject ("Word.Application") `*** skapar ett objekt av WordappWD.Visible = True` *** visar WordappWD.Documents.Add `ny documentoappWD.WordBasic.EditOfficeClipboard ***` *** observerar WordappWD.Selection.PasteExcelTable Urklipp False, False false `*** klistra ExcelappWD.Selection.WholeStory` *** data (3) väljer att data eappWD.Selection.Copy `*** kopiera dem till klippbordet i HTMLappWD.Quit -------- format `**** återgår till ExcelRange ("A30") .Välj "*** område att klistra in som HTMLActiveSheet.PasteSpecial Format: ="HTML", Länk: = Falskt, DisplayAsIcon: = Falskt `klistra in från ord * Slutdel --------

Snabb och effektiv VBA-makro som kan anpassas till små dataset

Public Sub FormatMyRow () `Formatera data linjer från rött till gult till grönt. `` Det finns 21 rader med data som ska formateras, exklusive titlar `Kolumn 4 (D) var ett procentvärde som varierade mellan 0% och 100%. För i = 2 till 22 `Hämta värdet av kolumn 4 intVal = celler (jag, 4) .Value` Upprätta tillfälliga röda och gröna RGB-värden ... Om intVal > 0,35 Sedan intRed = 200 Else intRed = Int (intVal * 510) Om ((intVal - 1) * (-1)) > 0,65 Därefter intGrn = 255 Else intGrn = Int (((intVal - 1) * (-1)) * 255) `Lägg 100 till RGB-värdena för att göra färgerna mer pastell. intRed = intRed + 100intGrn = intGrn + 100 `Returnerar RGB-värdena över 255 till 255 ... Om intRed > 255 sedan intRed = 255If intGrn > Sedan intGrn 255 = 255 `Tillämpa RGB-färg i var och en av de 11 kolumnerna ... Notera att den blå RGB är satt till 100 ... För j = 1 Till 11Cells (i, j) = .Interior.Color RGB (Intred , intGrn, 100) NextNextEnd Sub

Villkorlig formatering kan också användas för att skugga på varje udda rad. Du hittar information på Microsofts webbplats http://support.microsoft.com/kb/268568/en-us?spid=2513&sid = 280.
Du kan använda samma formatering till en hel kolumn eller rad. Klicka på knappen "Formatera målare" (ser ut som en gul pensel) och väljer sedan alla celler som du vill tillämpa villkorlig formatering på. Detta fungerar bara om villkorsvärdena inte har dollar symboler. Kom ihåg att cellreferenser ska kontrolleras noggrant.
Dessa steg fungerar med Excel 97 eller senare.

varningar

I versioner före 2007 finns det en gräns för tre villkorliga formateringar per cell. I Excel 2007 tas denna gräns bort.
Välj inte formatering som är svår att läsa. Orange eller grön bakgrund kan se bra ut på din dator, men data kommer att bli svårare att läsa när det skrivs ut på papper.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade