Så här beställer du en lista med data i Microsoft Excel

Excel är perfekt för att arbeta med data i tabellform, men hur man hanterar och organiserar dem på ett sätt som uppfyller dina behov? Verktyget "beställa" kan du snabbt sortera data i en kolumn baserat på olika kriterier, eller skapa en anpassad sorteringsalgoritm baserad på flera kolumner och olika typer av data. Använd funktionen "beställa" att organisera dina data logiskt, så det blir enklare att förstå dess mening och göra det mesta av det.

Del 1

Sortera alfabetiskt eller numeriskt

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 1

Välj de data du vill beställa. För att göra detta kan du välja en rad celler i en kolumn eller helt enkelt välja en cell i kolumnen av ditt intresse så att den är aktiv: Excel väljer sedan automatiskt de relaterade data.

För att beställa måste alla data i den valda kolumnen formateras på samma sätt (till exempel text, nummer, datum).

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 2

Hitta knappen "beställa". Du hittar den på kortet "uppgifter" inom sektionen "Sortera och filtrera". För att utföra en snabb sortering kan du använda knapparna "AZ ↓" och "AZ ↑".

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 3

Sortera den valda kolumnen genom att trycka på lämplig knapp. Om du vill beställa ett antal nummer i stigande ordning, från den minsta till den största, använd knappen "AZ ↓", om du vill beställa den i fallande ordning, från den största till den minsta, använd knappen "AZ ↑". Om du vill sortera textsträngar i stigande alfabetisk ordning, använd knappen "AZ ↓", men om du vill sortera dem i fallande alfabetisk ordning, använd knappen "AZ ↑". Om du vill beställa ett antal datum eller tider kan du göra det i stigande ordning genom att använda knappen "AZ ↓" eller nedåtgående med knappen "AZ ↑".

Om kolumnen du vill sortera inte är den enda i kalkylbladet, välj om du vill inkludera andra kolumner av data i sorteringen. Sorteringen kommer fortfarande att tillämpas på den valda kolumnen, men de uppgifter som finns i de andra kolumnerna kommer att organiseras i enlighet därmed för att bibehålla dess konsistens och referensintegritet.

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 4

Lösa vanliga problem med att sortera en kolumn. Om du stöter på felmeddelanden genom att försöka sortera en datakolumn är det mycket troligt att problemet ligger i att formatera data.

Om du försöker sortera en uppsättning tal ser du till att alla celler är formaterade som nummer och inte som text. De numeriska uppgifterna för vissa bokföringsprogram kan importeras av misstag som text.

Om du försöker sortera lite text kan problemet bero på felaktig formatering eller till inledande tomma mellanslag i texten som ska sorteras.

Om du beställer en uppsättning datum eller tider kan problemet orsakas av formatering av data. Eftersom Excel framgångsrikt kan beställa en uppsättning data måste alla data vara formateras och lagras som datum.

Del 2

Sortering med flera kriterier

Bildnamn Sortera en lista i steg 5 i Microsoft Excel

Välj de data som ska beställas. Låt oss anta att kalkylbladet innehåller listan över dina kunders namn, tillsammans med bostadsorten. För att använda ett enkelt tillvägagångssätt kan du först sortera uppgifterna alfabetiskt, baserat på din bostad, och sedan med namn. Med hjälp av en anpassad sorteringsalgoritm löser du ditt problem briljant.

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 6

Tryck på knappen "beställa". Leta efter det i kortet "uppgifter", inuti sektionen "Sortera och filtrera". Dialogrutan visas "beställa", så att du kan skapa en sortalgoritm baserad på flera kriterier.

Om den första cellen i varje kolumn motsvarar dess rubrik, i vårt exempelfall "stad" och "namn"var noga med att markera kryssrutan "Data med rubriker" placeras i övre vänstra hörnet av fönstret.

Bildnamn Sortera en lista i steg 7 i Microsoft Excel

Skapa den första sorteringsregeln. Öppna rullgardinsmenyn "Beställa av" och välj den kolumn du vill ha. I vårt exempel måste den första sorteringen baseras på bostadsorten och välj sedan lämplig kolumn från menyn som uppstod.

Håll standardalternativet "värden" relaterade till menyn "Sortera baserat på".

Ställ in fältet "beställa" med värdena "A-Z" eller "Z-A", baserat på vilken sortering du vill tillämpa.

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 8

Skapa den andra sorteringsregeln. Tryck på knappen "Lägg till nivå": På detta sätt läggs ett andra sorteringskriterium till underordnad den första. Välj den andra kolumnen (i vårt exempel den som innehåller namnen på kunderna) och välj sedan sorteringstypen. För större data läsbarhet, välj samma sort som används för den första regeln.

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel steg 9

Tryck på knappen "OK". Det valda dataintervallet sorteras enligt de angivna kriterierna. Den resulterande listan ska sorteras alfabetiskt, för det första av bostadsort, sedan efter kundnamn.

Detta exempel är mycket enkelt och bygger på endast två kolumner, men konceptet gäller även för mer komplicerade dataintervall baserat på flera kolumner.

Del 3

Sortera efter cell eller innehållsfärg

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 10

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 11

Tryck på knappen "beställa". Leta efter det i kortet "uppgifter" inom sektionen "Sortera och filtrera"- Dialogrutan kommer att visas "beställa". Om kolumnen du vill sortera inte är den enda i kalkylbladet, välj om du vill inkludera andra kolumner av data i sorteringen.

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 12

Från rullgardinsmenyn "Sortera baserat på", välj värdet "Cellfärg" eller "Teckensnittsfärg". På så sätt kan du välja den första färgen som ska utföra sorteringen.

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 13

Välj den första färgen som ska sorteras efter. Använd rullgardinsmenyn "beställa" att välja vilken färg som ska visas först - eller senast - i din order. Valet av färger kommer självklart att vara begränsat till de som finns i datakolonnen.

I det här fallet finns ingen standard sorteringsmetod. Du måste skapa det själv baserat på de närvarande färgerna.

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 14

Lägg till en annan färg. För att slutföra sorteringsalgoritmen måste du lägga till en rad för varje färg i kolumnen för de data som ska sorteras. Tryck på knappen "Lägg till nivå" för att skapa ett andra sorteringskriterium. Välj följande färg för att organisera data och ordning för att sortera.

Var noga med att välja samma ordning för varje av de kriterier som utgör din beställningsalgoritm. Om du till exempel vill att din order ska utföras från topp till botten, se till att du väljer värdet "från ovan" för fältet "beställa" av varje av de närvarande kriterierna.

Bildnamn Sortera en lista i Microsoft Excel Steg 15

Tryck på knappen "OK". Varje kriterium som presenteras kommer att appliceras på den valda kolumnen vilket ger livet den önskade sorteringen baserat på den valda färgordningen.

tips

Sortera dina uppgifter med olika kolumner: det nya perspektivet kan vara till stor hjälp och visa dig i ett ögonblick den information du letade efter.
Om, förutom de uppgifter du vill beställa, finns det subtotaler, medelvärden eller summor i ditt arbetsblad, se till att du inte tar med dem i ordern.

varningar

Kom ihåg att välj alla kolumner som innehåller de uppgifter du vill beställa.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade