Hur konvertera Word-fil till Excel

Om du behöver flytta en lista eller tabell med data från Word till Excel behöver du inte kopiera och klistra in all enskild information i cellerna i ett kalkylblad. Om du först formaterar ditt Word-dokument kan du enkelt importera hela dokumentet till Excel med några få klick.

Metod 1

Konvertera en lista

Först måste du förstå hur dokumentet ska konverteras. När du importerar ett dokument till Excel används vissa tecken för att bestämma vilken data som går in i varje cell i kalkylbladet. Genom att utföra några formateringssteg före importen kan du kontrollera det slutliga utseendet på ditt ark och minimera den manuella formatering som du behöver göra. Det här är särskilt användbart om du importerar en stor lista från ett Word-dokument till Excel.

Denna metod är användbar när du har en lista med flera poster, alla formaterade på samma sätt (lista över adresser, telefonnummer, e-postadresser etc.).

Skanna dokumentet för formateringsfel. Innan du börjar omvandlingsprocessen måste du se till att varje post är formaterad på samma sätt. Detta innebär att korrigera alla skiljetecken eller omordna objekt som inte är identiska med de andra. Detta garanterar dig en korrekt dataöverföring.

Visa formateringstecken i Word-dokumentet. Att göra formateringspersonerna synliga, som vanligtvis är dolda, hjälper dig att bestämma det bästa sättet att dela upp rösterna. Du kan göra detta genom att klicka på knappen "Visa / Dölj Formaterings Symboler" på fliken Hem eller genom att trycka på ^ Ctrl + ⇧ Shift + *.

De flesta listor har ett styckemärke i slutet av varje rad, eller en i slutet av raden och en i den tomma raden mellan posterna. Du kommer att använda tecknen för att infoga de tecken som används av Excel för att skilja mellan cellerna.

Byt punktmärken mellan varje objekt för att ta bort extra utrymme. Excel kommer att använda mellanslag mellan posterna för att bestämma raderna, men du måste bli av med dem för att underlätta formateringsprocessen. Oroa dig inte, du kommer snart in igen. Följ detta råd om du har ett styckemärke i slutet av varje post och en i mellanslag mellan posterna (två i följd).

Tryck på ^ Ctrl + H för att öppna fönstret Sök och ersätt.

Skriv ^ p ^ p i fältet Sök. Detta är koden för två på varandra följande punktmärken. Om varje post är en enda rad och det inte finns några tomma linjer mellan dem, använd bara en ^ p istället.

Ange ett avgränsande tecken i fältet Ersätt. Se till att det är ett tecken som inte visas någon annanstans i dokumentet, som ~.

Klicka på Ersätt alla. Du kommer att märka att rösterna kan komma ihop, men du behöver inte oroa dig om de avgränsande tecknen har placerats på rätt ställen (mellan varje post).

Separera varje post i ett enda fält. Nu när du har separerat uppgifterna så att de visas i följande rader måste du definiera vilken data som ska visas i varje fält. Om till exempel, om varje post har ett namn i första raden, kan en adress i den andra, CAP och land i den tredje raden:

Tryck på ^ Ctrl + H för att öppna fönstret Sök och ersätt.

Ta bort ett av ^ p-märkena i fältet Sök.

Ändra tecknet i fältet Ersätt med ett komma.

Klicka på Ersätt alla. Du kommer att ersätta de återstående styckena med ett separerande komma som delar varje rad i ett fält.

Byt avgränsande tecken för att avsluta formateringsprocessen. När du har gjort de två tidigare substitutionsstegen ser listan inte längre ut som en lista. Varje post kommer att vara på samma rad, med kommatecken mellan varje dataobjekt. Det här sista substitutionssteget kommer att returnera data till en lista, utan att förlora de kommatecken som definierar fälten.

Tryck på ^ Ctrl + H för att öppna fönstret Sök och ersätt.

Ange ~ (eller tecknet du ursprungligen valde) i fältet Sök.

Infoga ^ p i fältet Ersätt.

Klicka på Ersätt alla. Du delar upp uppgifterna i de enskilda grupperna, men de kommer att separeras med kommatecken.

Spara filen som en textfil. Nu när du har slutfört formatering kan du spara dokumentet som en textfil. Detta gör det möjligt för Excel att läsa och bearbeta data för att infoga den i rätt celler.

Klicka på Arkiv och välj Spara som.

Klicka på rullgardinsmenyn "Spara som" och välj "Endast text".

Ange ditt favoritnamn på filen och klicka på Spara.

Klicka på OK i fönstret Filkonvertering som visas.

Öppna filen i Excel. Nu när du har sparat filen som text, kan du öppna den med Excel.

Klicka på fliken Fil och välj Öppna.

Klicka på rullgardinsmenyn "Alla Excel-filer" och välj "Textfil".

Klicka på Nästa > i textguiden Importera fönstret.

Välj "kommatecken" i Delimiter-listan. Du kan se hur objekten ska separeras i förhandsgranskningen nedan. Klicka på Nästa>.

Välj datformat för varje kolumn och klicka på Slutför.

Metod 2

Konvertera ett bord

Skapa ett bord i Word med dina data. Om du har en lista med data på Word kan du konvertera det till Word-format och sedan snabbt kopiera den tabellen till Excel. Om data redan är formaterad i en tabell, gå vidare till nästa steg.

Markera all text som du vill konvertera till tabellen.
Klicka på fliken Infoga och klicka sedan på tabellen.
Välj "Konvertera text till tabell".
Ange antalet kolumner per inmatning i fältet "Antal kolumner". Om det finns en tom linje mellan varje objekt, lägg till en till summan.
Klicka på OK.

Kontrollera formatering av tabellen. Word kommer att generera ett bord baserat på dina inställningar. Kontrollera det två gånger för att se till att allt är där det borde vara.

Klicka på den lilla knappen "+" som visas i tabellerns övre vänstra hörn. Det kommer att dyka upp när du passerar musen över bordet. Om du klickar på den här knappen väljer du alla data i tabellen.

Awards.^ Ctrl + C att kopiera data. Du kan också klicka på knappen "kopia" på fliken Startsida.

Öppna Excel. När du har kopierat data kan du öppna Excel. Om du vill infoga data i ett befintligt ark öppnar du det. Placera markören i cellen du vill matcha cellen längst upp till vänster på bordet.

Awards.^ Ctrl + V att klistra in data. De enskilda cellerna i Word-tabellen kopieras till separata celler i Excel-arket.

Dela de återstående kolumnerna. Beroende på vilken typ av data du importerar måste du kanske formatera tabellen vidare. Om du till exempel importerar adresser kan staden, provinsen och postnumret alla vara i samma cell. Du kan automatiskt dela upp denna data till Excel.

Klicka på titeln på kolumnen som ska delas för att välja allt.

Välj kortet "uppgifter" och klicka på knappen "Text i kolumner".

Klicka på Nästa > och välj sedan "kommatecken" i fältet Delimiters. Om du använder det föregående exemplet kommer detta att skilja staden från provinsen och CAP.

Klicka på Slutför för att spara ändringarna.

Markera kolumnen som ska delas upp och upprepa operationen, välj "plats" istället för "kommatecken" som avgränsare. Separera provinsen från den gemensamma jordbrukspolitiken.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade