Så här hanterar du flera projekt

Chefer, handledare, programkoordinatorer, projektledare, byggnadsledare och lagledare över hela världen måste ha möjlighet att hantera flera projekt. Att hantera flera projekt, skift fokus från första till nästa och utföra uppgiften väl, är en specialiserad färdighet. Oavsett hur man hanterar 3 eller 13 projekt är förmågan att samordna flera operationer avgörande för att uppnå specifika och allmänna mål, möta tidsfrister och bidra till framgången för alla projekt.

steg

Håll ett möte med kunden och rätt personer för att definiera omfattningen av arbetet för varje nytt projekt.

Ange specifika mål och eventuella ytterligare förväntningar.
Diskutera varje fas som ingår i arbetsområdet.
Medan du är i ett möte, föreslå frågor eller tvivel du kanske har om projektet.

Upprätta när du kan börja arbeta med varje projekt. Planera ett kick-off-möte dagen då jobbet börjar svara på eventuella ytterligare frågor som kunden kan ha. Också vara säker på att ange ett lämpligt datum i varje enskilt fall. Det är viktigt att göra ditt bästa för att organisera båda mötena.

Gör ett citat och ett kontrakt som beskriver arbetsomfånget för varje projekt.

Uppge uppskattningen och kontraktet för godkännande av kunden. Om det finns något som kunden inte förstår eller om det finns några element som han inte håller med, måste han ta upp dem till diskussion innan han godkänner arbetet.

Gör nödvändiga ändringar i dessa dokument och skicka dem igen för kundens godkännande.

Se till att kunden skriver och sätter datumet på kontraktet som godkännande innan arbetet påbörjas.

Planera prioriteringar för dina projekt. Utvärdera vilka som är viktigast. Vi rekommenderar att du anser att de med de närmaste tidsfristerna prioriteras.

Håll dina deadlines i åtanke när du går till ditt arbete. Det är viktigt att hålla koll på varje projekt, med respekt för varje steg.

Håll reda på utvecklingen av olika projekt med ett kalkylblad eller en annan typ av projekthanteringsprogram. Inkludera viktiga datum, milstolpar, leveranser, entreprenörer, lagmedlemmar och andra resurser som behövs för deras genomförande.

Planera resurser på lämpligt sätt över flera projekt. Utrustningen ska inte sitta still i dagar innan den används och lagmedlemmarna får inte stå stilla och vänta på att andra ska slutföra något innan de kan börja arbeta.

Rotera lagmedlemmar, entreprenörer och andra resurser, till exempel utrustning, för att säkerställa att du framgångsrikt tillhandahåller alla behoven hos varje projekt.

Delegera arbete till lagmedlemmar. Det ger alltid en moralisk avgift för att visa förtroende för ditt lag.

Förbered en grupp och tekniska ledare för att förbättra effektiviteten, lätta din last och frigöra lite av din tid för de viktigaste uppgifterna.

Kontrollera projektets framsteg varje dag. Om några av dem har långa deadlines, kan du göra det en gång i veckan. Det viktigaste är att se till att arbetet inte går ur hand.

Se till att alla projekt går som förväntat. Detta är särskilt viktigt när man hanterar mer än en. Att vara sent på kvällen kan orsaka förseningar på andra.

Rapportera regelbundet med alla dina kunder och informera dem om framsteg. Du kan göra det direkt, med skriftliga rapporter eller telefonsamtal. Välj den metod som fungerar bäst för din klient.

Omkonfigurera projektet. Låt kunden veta vilka saker du har genomfört, om det finns problem och vad är nästa steg.

Var beredd att möta eventuella frågor eller problem som kunden kan ha.

tips

Att hantera flera projekt ökar automatiskt ditt lags produktivitet.
Förenkla hanteringen av flera projekt med programvara. Tänk på Microsoft Project eller Excel.

varningar

Varna kunden så fort som möjligt om du misstänker en försening eller inser att du inte kan nå en deadline.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade