Hur man skriver en epost till kundtjänst

I många olika situationer kan kunderna behöva kommunicera med de företag eller tillverkare med vilka de har gjort affärer. Men när det är dags att skicka ett mail till kundtjänst kan vissa individer känna sig fasta. Frågorna uppstår ofta när du behöver förvandla ett brev i form av ett e-postmeddelande, som det var tänkt att sätta på papper, och vilken typ av konventioner eller protokoll som gäller för en begäran om kundtjänst. Trots detta från bransch, region och kultur finns det några gemensamma riktlinjer för att göra kundservice e-postmeddelanden effektiva. Här är några av de bästa riktlinjerna för dem som tidigare mött denna typ av uppgift.

steg

2

Sök efter specifika verktyg på nätet. Många företag erbjuder individuella e-postverktyg för problem som övervakning, prestanda eller produktsupport. Det kan vara mycket bekvämare att använda verktygen i stället för att skicka ett brev till företagets allmänna inkorg. Om du ignorerar det tillhandahållna organet kommer det att sakta ner svaret på kundservice-e-postmeddelanden.

3

Inkludera identifieringsinformation i e-postmeddelandet. Företaget måste veta vilka produkter eller tjänster som har köpts, liksom inköpsdatum. De kan också behöva veta var du bor och mängden inköpta varor. Se till att allt detta finns i kundservicemailen.

4

Använd en lämplig ton. Vissa experter påpekar att kundservice e-postmeddelanden skrivna utan att uppmärksamma etiketten kan ignoreras eller annars inte vara mycket effektiv. Försök att behålla en skrivstil som visar en viss grad av utbildning och kunskap, och undviker onödiga provokationer.

5

Be om några koncessioner direkt. Många expertförfattare är överens om att det är bättre att förutse vad som förväntas av ett företag. Företaget kan eller kan inte acceptera förfrågningar, men genom att tydligt avslöja denna information kommer det att hjälpa kundsupport att förstå sin synvinkel och vilka villkor är det för att lösa problem med befintliga produkter eller andra serviceproblem till kund.