Hur man skriver en stadga

Icke-vinstdrivande organisationer och andra organ eller organisationer i olika länder kan använda ett formellt och rättsligt erkänt verktyg för att specificera deras driftskriterier. Detta verktyg kallas en stadga och anses vara mycket viktigt av cheferna för många företag och byråer. Författningen anses ofta vara en "operativ manual" för en organisation. Om du hade uppgift att skriva stadgan för din verksamhet eller organisation, här är instruktioner om hur man skriver en som hjälper dig att effektivt styra en organisation.

Del 1

Förbered dig att skriva stadgan

Tilldela två eller tre medlemmar av organisationen för att skriva stadgarna. Det är nödvändigt att samråda med de flesta eller alla medlemmar som har hjälpt till att skapa en organisation. Det är osannolikt att du är den enda personen som har startat organisationen och sedan arbetar ensam. Håll minst två eller tre andra personer informerade så att de kan bidra och hjälpa till att skriva stadgan.

Om du startar en ideell organisation, behöver du till exempel en styrelse som följaktligen vill bidra och delta i utarbetandet av stadgarna. Lagarbete säkerställer att alla synpunkter kommer att representeras och beaktas.

Organisera lagen enligt en standardmodell. En stadga ger generellt rubrikrubriker "varor" och stycken kallas "sektioner". Denna struktur kommer att göra stadgan mer läsbar och standardiserad till andra stadgar. Denna lösning underlättar också sökandet efter information om omröstningsregler, kommittéer och andra element som kan förklara hur organisationen startar.

Börja varje avsnitt med en ITEM som en titel. Dessa titlar kommer att vara stora, fet och numrerade med romerska siffror. Justera dessa titlar i mitten av sidan.

Till exempel kan den första artikeln vara titeln: ARTIKEL I: ORGANISATION. Titeln på den andra artikeln kan vara: ARTIKEL II: SYFTE.

Nummer varje avsnitt i en artikel. Nummera en artikels sektioner tydligt och ge en beskrivning av ett eller två ord till var och en.

Till exempel kan du skriva: Avsnitt 1. Ordinarie församlingar. Beskrivningen av avsnittet följer en kort beskrivning av reglerna för ordinarie församlingar. Då kan du skriva: Avsnitt 2: Extraordinära församlingar. Detta följs av en kortfattad beskrivning av reglerna för extraordinära församlingar.

Använd enkelt och tydligt språk. En stadga är inte ett slumpmässigt dokument. Det är inte skrivet utan hänsyn till de formella aspekter som finns i ett rättssal eller som underlättar yrkesverksamma att förstå särskilda regler och regler. När du överväger en modell av status som ett exempel, använd vanliga uttryck för att göra ditt dokument professionellt. Håll en lämplig ton och använd rimlig terminologi.

Det är emellertid inte nödvändigt att använda en juridisk ordbok i bolagsordningen. I stället bör du använda ett enkelt och lättförståeligt språk.

Reservera detaljer för uppförandereglerna och inte för bolagsordningen. I stadgan finns riktlinjer för genomförande av politiken eller specifika uppföranderegler. Därför bör stadgan vara flexibel och kunna innebära en mening i kombination med mer detaljerade regler. Håll stadgan på en ganska generell nivå.

Anpassa stadgan till behoven hos en viss organisation. Många modeller och förslag om att skriva en stadga är avsiktligt generella, så att de kan anpassas efter behov. En organisation kan ha specifika behov som kräver vissa element över andra.

Skriv status för en kultorganisation: Denna typ av stadga kommer att innehålla en sektion om congregationsministern. Det här avsnittet handlar om ministerns relationer till församlingen, kraven som den borde ha och processen att namnge en ny eller vägra den som är i tjänst. Modemens terminologi kan vara: "Ministern är kyrkans religiösa och andliga ledare. Han kommer att ha rätt att predika och rikta sig till allmänheten. Ministern är en tidigare medlem av kongregationsrådet och alla kommittéer, förutom den som går vidare till utnämningen. "

Skriv status för ett företagI denna typ av stadga kan du inkludera avsnitt som handlar om frekvensen av bolagsstämmor, aspekter relaterade till företagsaktier, och så vidare.

Del 2

Skriv artiklarna i stadgan

Skriv artikeln om organisationens namn. Detta är ett kort uttalande som visar organisationens officiella namn. I samma artikel kan huvudkontoret anges. Om organisationen inte fungerar fysiskt på en fast plats (om det är en grupp som huvudsakligen arbetar online, till exempel) är det inte nödvändigt att inkludera en plats.

I det här avsnittet kan du skriva: "Organisationens namn kommer att vara ABC Elementary PTO".

Skriv artikeln om organisationens syfte. Denna artikel kommer att innehålla uppdraget och visionen för organisationen. Detta kan vara ganska enkelt och viktigt, bara en mening - men du kan göra det mer artikulerat, om du vill.

Modemens terminologi kan innefatta: "Syftet med organisationen är att stödja utbildningen av barn som är inskrivna i ABC Elementary, främja relationer mellan skolan, föräldrarna och lärarna. "

Skriv artikeln om medlemmarna. Artikeln kommer att innehålla flera avsnitt, inklusive behörighet (vilka kan bli medlem och hur), kvoter (medlemmar måste betala medlemsavgift? Ska de betala en årlig avgift?), Medlemskategorier (aktiv, inaktiv) , kraven på hur man bevarar medlemsstaten och hur det är möjligt att dra tillbaka.

Terminologin för den första sektionen under medlemmens titel kan vara: "Registreringen är öppen för alla som sympatiserar med församlingens syften och program, oavsett ras, trosbekännelse, kön, sexuell läggning, ålder, ursprung och fysiskt eller psykiskt tillstånd ". Fortsätt med följande avsnitt som beskriver uppgifterna, kraven för att behålla medlemsstatusen och hur du återkallar från organisationen.

Skriv artikeln om uppgifter. Artikeln kommer att omfatta flera sektioner som omfattar positioner, inklusive noteringen av kontor, de funktioner som tilldelats varje, som de ansvariga utses och förtroendevalda, varaktighet (hur länge de kan förbli på plats) och hur man hanterar de vakanser.

Till exempel i det första avsnittet kan du skriva: "Uppgifterna i organisationen är ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör och tre Board" .då lägga till andra sektioner på officerarna med en beskrivning av funktionerna i varje, och så vidare.

Skriv artikeln på mötena. Artikeln kommer att innehålla flera avsnitt som beskriver mötesfrekvensen (kvartalsvis? Halvårsvis?), Platsen där de kommer att hållas (i huvudkontoret?), Och omröstningskriterierna för förslagen.

Denna artikel kommer också att inrätta ett beslutsberättelse, eller antalet rådsmedlemmar som måste vara närvarande för att godkänna förslagen. Om en organisation har ett niomedlemsstat, och lagen kräver en två tredjedelar kvorum, måste minst sex medlemmar vara närvarande för att fatta beslut för organisationen. Vissa stater kan tillhandahålla ett kvorumverifieringsminimum med eventuella krav på kvorum som krävs i ditt tillstånd.

Terminologin för modellen för den första delen av denna artikel kan innefatta: "Ordinarie rådsmöten kommer att hållas den första tisdagen varje månad". Fortsätt sedan för att slutföra övriga avsnitt i denna artikel.

Skriv artikeln i utskotten. Kommittéerna är specifika för din organisation, men det kan finnas en frivillig kommitté, en reklamutskott, en medlemskommitté, en insamlingskommitté och så vidare. Inkludera en kort beskrivning för varje kommitté närvarande. Fyll i avsnittet med en kort beskrivning av hur kommittéerna kan upprättas (utses av styrelsen?).

Modulens terminologi kan innehålla frasen: "Företaget har följande permanenta utskott", följt av en lista och en kortfattad beskrivning för varje närvarande utskott.

Skriv artikeln om den normativa källan. Den normativa källan är referensen för de kriterier som reglerar förfarandena för organisationens funktion. Många organisationer hänvisar till Robert Roberts ordningsregler, en guide till hur man hanterar möten i en sammansättning av människor för att säkerställa att objekten hörs och tas med i beräkningen. En artikel om regelkällan kommer att referera till den specifika resurs som reglerar organisationens stadga, förfaranden och verksamhet.

Modellspråket kan innehålla: "Kriterierna som anges i Roberts Orderordning reglerar mötena om de inte strider mot stadgarna för organisationen".

Skriv artikeln om ändringar och andra bestämmelser. Även om stadgarna har användbarhet och förmåga att reglera många situationer som kan uppstå i en organisations liv, kräver det från tid till annan ändringar eller mindre ändringar för att klargöra sitt handlingsområde. Att skriva i lagen innebär att processen som möjliggör ändringen visar att organisationen är flexibel och känslig för förändring. Gör inte det för svårt att ändra stadgan - istället välja en lämplig process för den kultur och idéer som ligger till grund för organisationen. Du kan också inkludera ett avsnitt som anger räkenskapsåret här, eller du kan lägga till en separat post för räkenskapsåret.

Modemens terminologi för ändringar kan vara: "De nuvarande stadgarna kan ändras eller ersättas vid varje bolags möte med en gynnsam omröstning om två tredjedelar (2/3) av de närvarande och röstade. Eventuella ändringsförslag måste rapporteras i kallelsen ".

Skriv artikeln om intressekonflikter. Organisationen måste skydda sig mot personliga eller ekonomiska intressekonflikter, från styrelsen eller annan chef. Inkludera en artikel som anger vad som händer i händelse av en intressekonflikt.

Modemens terminologi kan vara: "När en direktör eller en chef har ett ekonomiskt eller personligt intresse i något ärende som överlämnats till styrelsen måste den berörda personen a) ange intresset och b) avstå från att diskutera, försöka påverka och rösta om frågan. Varje transaktion eller röst som innebär en potentiell intressekonflikt kan endast godkännas när en majoritet av ointresserade styrelseledamöter konstaterar att det är i företagets bästa att godkänna det. Protokollen från de möten som gav upphov till dessa röster kommer att rapportera deklarationen av det motstridiga intresset, avståendet från intressenten och förtydligandet av bolagets intresse för godkännandet."

Skriv artikeln med upplösningsklausulen. Lagen i vissa stater kräver en upplösningsklausul eller ett uttalande som beskriver hur organisationen kan lösas. Det kan vara en bra idé, även om du inte har denna klausul i ditt tillstånd, eftersom det hjälper till att skydda din organisation i händelse av interna konflikter.

Här kan du skriva: "Organisationen kan lösas med uppsägning (14 kalenderdagar) och med omröstning på två tredjedelar av de som är närvarande vid mötet".

Vissa stater kräver att organisationer ska inkludera upplösningsklausulen i sina stadgar. Kontrollera statens föreskrifter för specifik information.

Del 3

Slutför stadgan

Rapportera artiklarna i ett enda dokument. Använd konsekvent formatering i hela dokumentet, ett enda teckensnitt och välj en teckenstorlek (11-12 poäng är mer läsbara). Inkludera en titelsida med organisationens namn, datum för den senaste revisionen och det datum då förordningarna träder i kraft.

Be en professionell MP att kontrollera stadgan. Stadgarna kommer att beskriva förfarandena för att organisationen ska fungera, hålla möten, välja ledare eller ledamöter, och så vidare. Dessa förfaranden bygger på regler som fastställer vad som händer i första hand, hur många personer som ska rösta för att fatta beslut, vem som kan rösta på distans (skicka omröstningen istället för att rösta personligen) etc. En professionellt ackrediterad parlamentariker är en expert på dessa regler och förfaranden som styr de flesta stadgarna.

Parlamentariker kan hittas genom föreningar som den amerikanska institutionen för parlamentariker du kan söka online "professionellt ackrediterade parlamentariker" i ditt land. Du kommer förmodligen att behöva betala en avgift för de begärda tjänsterna.

Be en advokat att granska din status. Samråd med ett lag, specialiserat på ideella organisationer, kan till exempel vara användbart för att se till att stadgarna innehåller vad som är nödvändigt. En advokat kan också hjälpa till att bedöma om stadgan är förenlig med andra viktiga organisationsdokument.

De flesta samhällen har gratis eller låga juridiska rådgivande organisationer att arbeta med. Dessa kan kopplas till ett juridisk universitet eller ett laboratorium av Juridisk klinik offentlig eller ideell organisation.

Ha stadgan godkänd i ett organisationsmöte. Förordningen måste godkännas av organisationen för giltighet. Organisationschefen har generellt befogenhet att anta stadgan.

Inkludera en deklaration i slutet av stadgan som anger sitt godkännande och inkludera det aktuella datumet. Organisationens sekreterare bör också underteckna denna deklaration.

Sätt in stadgan i ditt tillstånd om det behövs. Vissa stater kräver att stadgarna lämnas in, medan andra endast kräver periodisk rapportering av chefer och ekonomisk information. Kolla gällande regler för att få reda på om du behöver ge en kopia av stadgan till din statliga myndighet.

Bolagsordningen reglerar normalt inte med officiella myndigheter. Många stater kräver att företaget skriver lagen, men kräver inte att det lämnas in. Det kan dock delas med aktieägare och andra viktiga intressenter.

Del 4

Lagra och använd bolagsordningen

Håll charteret centralt i organisationens kontor. Håll det i ett bindemedel med inkorporeringsdokumentet, protokollen från mötena, listan över namn och adresser till styrelseledamöterna och andra ledande befattningshavare i organisationen, medlemmarnas registreringar och så vidare.

Det kan vara en bra idé att göra stadgan lättillgänglig för medlemmarna genom att lägga in den på webbplatsen eller ha den lättillgänglig på kontoren. Trots att det inte förutses att stadgan hålls tillgänglig, gör det organisationen mer trovärdig och transparent i all sin verksamhet.

Ta med stadgan till ledamöternas och verkställande utskottets möten. Att ha stadgan till hands kommer att vara användbar i dessa fall. Konsultera stadgarna när du måste rösta på ett förslag, besluta om en kommitté eller styrelseledamöter, eller i vilket fall som helst utföra aktiviteter som specifikt nämns i stadgarna. Detta kommer att bidra till att hålla mötena smidigt och för att försäkra medlemmar att deras synvinkel är korrekt beaktad.

Granska regelverket regelbundet och uppdatera det. När organisationen ändras kan stadgan också behöva ändras. Nyckeln till att stadgan anpassas till förändringar är att förbereda den flexibel och redigerbar från början. Du kan således ändra stadgan för att införa mindre ändringar, eller revidera stadgan för att införliva större förändringar.

Du kan göra mindre ändringar med ändringar, vilket kan innehålla till exempel att lägga till en ny kommitté.

Om du planerar att uppdatera stadgarna bör du först hålla ett möte med medlemmarna i organisationen för att kommunicera vad förändringarna borde vara. Håll medlemmarna som håller ett möte för att diskutera och uppdatera stadgan och ge dem möjlighet att föreslå ändringar. Det är tillrådligt att vissa delkommissioner arbetar med ändringarna: en underkommission kan skriva ändringarna, en annan underkommission kan kontrollera konsistensen och en tredje kan kontrollera stavningen och grammatiken. Skicka de sista ändringarna till medlemmarna för att godkänna dem.

tips

Det finns många olika stilar och versioner av stadgar, och du kan knappast hitta två identiska. Det är användbart att konsultera flera stadgar, särskilt de som liknar dina.
Kontakta en annan organisation för att lära dig om processen som används för att skriva stadgarna och göra dem perfekta.
Se till att stadgan överensstämmer med organisationens övriga grundläggande handlingar, såsom inkorporeringsverksamheten, regeringssystemet och alla andra dokument som beskriver hur organisationen fungerar. Se till att antalet kommandopositioner och deras beskrivning matchar alla dokument. Se också till att de dagar som planeras för möten matchar, och att även andra små detaljer matchar. Om organisationen är ansluten till en annan kropp, till exempel en statlig avdelning för utbildning eller något, är det tillrådligt att verifiera att stadgan är förenlig med denna kropps förväntningar och behov.
Det är en bra idé att namnge en annan underkommitté för att kontrollera sammanhållningen i stadgan. Gruppen som ansvarar för att skriva stadgarna kan förbise inkonsekvenser just för att de är djupt inblandade i själva formuleringen. Att ha en annan grupp att genomföra en dubbelkontroll, så att säga, kan bidra till att eliminera inkonsekvenser.

Visa mer ... (27)

Dela på sociala nätverk:

Relaterade