Så här skriver du en statusrapport

Oavsett om din chef frågade dig om en statusrapport eller inte, är ett skrivbord ett utmärkt tillfälle att effektivt kommunicera dina resultat. En bra rapport kommer inte bara att hålla din handledare uppdaterad, men hjälper dig också att övervaka dina uppgifter. Här är de grundläggande stegen för att skriva en läsvänliga.

Skriv en statusrapport

Ange namn och datum. Ett namn som innehåller datumet (till exempel, "Sammanfattning av veckan den 1 december") är ett enkelt och effektivt alternativ.

Om du skickar rapporten via e-post, använd den här frasen i ämnet.
Om rapporten är ett enda dokument anger du en rubrik med den här informationen högst upp.

Ange alla detaljer för att identifiera projektet: titel, startdatum och / eller slut, namnen på de personer som arbetade där.

Förklara vad resultatet uppnåddes. Välj en titel som "resultat", "Uppgifter slutförda" eller helt enkelt "klar".

Var noga med att ange vilken period som gäller rapporten.

Använd aktiva verb i början av meningarna. De omfattar: färdigställd, definierad, löst, designad, organiserad, förbättrad, ordnad och arkiverad. Dessa är dock bara exempel.

För en kort veckarapport kommer det att vara tillräckligt att skriva en lista bestående av 3-5 meningar.

Skriv en lista över vad som kommer att ske i framtiden. En bra titel för det här avsnittet skulle vara "Förväntade uppgifter", "Nästa steg" eller "Att göra".

Om du kan, uppskattar den tid som behövs för att slutföra en uppgift. exempel: "Dokumentera designändringen (beräknad tid: två dagar)".

Se några program som har givits dig.

Återigen borde 3/6 meningar vara tillräckliga för en kort rapport.

Diskutera om problem eller potentiella svårigheter. Vid den här tiden måste du förtydliga om du behöver support. "Öppna problem" eller "Problem och kommentarer" de är bra titlar för det här avsnittet, som ska skrivas i en paragraf eller två.

Kanske har du problem med att hitta en leverantör eftersom det finns ingen på kontoret denna vecka. Kanske har du förslag på hur du förbättrar företagsledningen. Det här är de detaljer du kan skriva in i avsnittet.

Om du bara kommunicerar problemet och inte längre behöver hjälp anger du det. Kommentarer som "Vi planerar att lösa problemet under de närmaste två dagarna" kommer att tillåta chefer att veta att deras ingripanden inte är nödvändiga, men att de ska övervaka situationen.

Om du inte hittar en lösning på problemet kan din handledare inte klaga på att han inte har informerats i tid.

Rätta utkastet till texten och skicka det.

mästare

Här är ett exempel på statusrapport som skrivs av en WikiHow-författare. Justera stilen, formatet och listan över resultat till ditt arbete. Notera användningen av aktiva och positiva verb.

Statusrapport av den 26 september 2011

klar

Tre artiklar har utarbetats: "Så här återanvänds mintspaket" (min idé), "Hur man blir en designer av väskor" (förfrågan) e "Hur man blir självlärd" (Request).
artiklar "Hur hittar du bilen i en fullsatt parkeringsplats" och "Hur man säljer kakor" De har utökats och förbättrats.
"Hur man hjälper en person som har brutit ett ben" det har skrivits om.
Över 400 ändringar och nya förfrågningar gjordes avseende stavning och dubbletter.

Att göra

Lägg till bilder till "Hur man blir en designer av väskor".
Granska och korrigera "Hur man blir självlärd".
Fråga en redaktör som har en medicinsk bakgrund att granska "Hur man hjälper en person som har brutit ett ben". Jag har gjort noggrann forskning innan jag skrev det, men jag har inga medicinska studier bakom den.
översyn "Så läser du matetiketter". Den här artikeln har god potential, men behöver en tydligare och mer enhetlig stil och också en del mer om hur man läser en ingredienslista.

Problem / Kommentarer

Tack till våra programmerare för att slutföra veckans programuppdateringar utan problem. Jag kommer att uppmärksamma om något olöst problem skulle uppstå.
En av våra frivilliga katter dog i veckan och, som det verkade ganska skakat av händelsen, rekommenderade jag henne att ta några dagar, om hon behövde det.

tips

Gör rapporten positiv, om möjligt. Detta är inte platsen att klaga, uttrycka dina åsikter eller göra ursäkter. Du kan föreslå en lösning eller åtminstone en riktning att följa om det finns problem. Således kommer du att visa att du har initiativ.
Meningarna måste vara korta och enkla. Chefer är alltid upptagna och har inte mycket tid att läsa. Om de vill ha mer detaljerad information frågar de dig senare.
Om du ska skriva statusrapporter gör du det regelbundet eller åtminstone uppdaterar listan över resultat som uppnåtts. På så sätt sparar du inte tid på att granska allt du har gjort. Varje dag, när arbetstiden slutar, slänger du några anteckningar.
Uppskatta andras arbete. Tacka din kollega för att hjälpa dig i en svår uppgift. Om du har stött på någon, säg den.
Var specifik.
Var ärlig. Rapportera inte mer arbete än vad du faktiskt gjorde.
I rapporten kan du skriva om du startade ett projekt, läste något intressant eller genomförde en marknadsundersökning. Det händer inte på en vecka och förberedande aktiviteter kräver tid och ansträngning.
Om du skriver rapporten på fredag eftermiddag kommer det att vara användbart på måndagsmorgon för att påminna dig om var du är.
Om du alltid behöver spela in samma saker (inköpsorder, bytesorder, arbetsorder, fakturor), ett kalkylblad i Excel eller en databas hjälper dig att utföra uppgiften lättare.
Håll en kopia av statusen. Det kommer att vara till nytta när du behöver skriva en CV eller en lista över resultat som ska visas när du begär en ökning.
Du kan också använda detta tillvägagångssätt för ansikte mot ansikte statusrapporter under möten.

varningar

Din statusrapport (speciellt om den skickas via e-post) kan läsas av en tredje part, så skriv den professionellt.
Om du skickar din chef en statusrapport som han inte har begärt, kommer han förmodligen att vilja ha det nästa vecka!
Försök i princip att undvika lovande mer än vad du faktiskt kan göra.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade