Hur man skriver en incidentrapport

Om du är en säkerhetsansvarig eller en polis vid olycksplatsen är det viktigt att du skriver en detaljerad och korrekt rapport är en viktig del av ditt jobb. En bra rapport om en incident ger ett korrekt redogör för vad som hände utan att släppa ut obehaglig information eller utelämna viktiga fakta. Läs vidare om du vill lära dig att skriva en utmärkt rapport om en olycka.

steg

Del 1

2

Starta förhållandet så snart som möjligt. Skriv det på händelsens dag, om möjligt, för om du väntar en dag eller två börjar minnet bli lite felaktigt. Du borde skriva ned de grundläggande fakta som du behöver komma ihåg så snart incidenten inträffat och skriva om rapporten inom de närmaste 24 timmarna.

3

Anger de grundläggande fakta. Blanketten ska ha tomma utrymmen att fylla i med incidentinformation. Annars starta relationen med en mening som tydligt visar följande information:

4

Inkludera en rad om olyckans art. Beskriv vad som tog dig till olycksplatsen. Om du har fått ett samtal beskriver du samtalet och noterar den tid du mottog den. Skriv en objektiv mening baserat på fakta som beskriver vad som hände.

Del 2

2

Var uttömmande. Skriv ner allt du kan komma ihåg - ju mer information du ger, desto bättre. Ge inte människor som läser din rapport möjligheten att tolka någonting på fel sätt. Oroa dig inte om relationen är för lång eller för stor. Det viktiga är att rapportera en komplett bild av vad som hänt.

3

Var noggrann. Skriv inte något i rapporten, för vilket du inte är säker på att det faktiskt hände. Rapportera hearsay som du hörde, inte som ett faktum. Om ett vittne berättade om att han såg någon som hoppade över ett staket och släppte undan, så visade det sig vara tydligt som en vittneshistoria och att det är osäkert om det verkligen hände.

4

Var tydlig. Använd inte ett blommigt och förvirrande språk för att beskriva vad som har hänt. Skriften måste vara tydlig och koncis. Använd korta meningar, adresserade till punkten, och baserat på fakta, som inte ger utrymme för tolkning.

5

Var ärlig. Även om du inte behöver vara stolt över hur du hanterade situationen är det absolut nödvändigt att du skriver en ärlig historia. Om du skriver något falskt kan det upptäckas senare, sätta ditt arbete i fara och orsaka problem för de personer som är involverade i olyckan. Håll din integritet och den institution du representerar genom att säga sanningen.

Del 3

2

Presenterar olycksrapporten. Kontrollera namnet på personen eller avdelningen till vilken rapporten ska skickas. När det är möjligt presentera rapporten om en händelse personligen och gör dig tillgänglig för att svara på ytterligare frågor eller ge förtydliganden. I situationer där rapporten om en incident måste skickas eller skickas via e-post, följ ett samtal de närmaste tio dagarna för att vara säker på att rapporten har tagits emot.