Så här använder du Consolidate Functionality i Excel

Excel-programmet som finns i Microsoft Office har många funktioner som gör att du kan anpassa tabeller och diagram som innehåller data. Med det här programmet kan du också använda effektiva system för att kombinera och syntetisera data som finns i flera filer, även kända som arbetsböcker. De vanligaste systemen för att konsolidera data till Excel inkluderar konsolidering baserat på källdatas placering, per kategori, baserat på formler eller baserat på den exakta Excel-funktionen hos Pivottabeller. Genom att läsa den här artikeln förstår du hur det går att konsolidera data med Excel, så att du kan ta med data i ett huvudkalkylblad som referens när du behöver skapa en rapport.

Metod 1
Konsolidera data baserat på deras position i en Excel-arbetsbok

Först och främst måste uppgifterna i varje arbetsbok sorteras som en lista. Du måste se till att alla rader och kolumner är tomma och att varje kolumn är märkt med liknande information av samma slag.

Lägg till och visa kolumner som innehåller data som ska behandlas i varje arbetsbok eller kalkylblad. Du behöver dock inte lägga till någon av dessa kolumner i huvudkalkylbladet som ska användas för datakonsolidering.
Markera varje dataintervall och namnge det genom att klicka på menyn "formler" och sedan på kommandot "Ange namn". Namnet som valts för datafältet måste anges i rutan "namn".

Förbered nu konsolideringen av Excel-data. Med markören placerad i rutan längst upp till vänster på huvudarket där du vill placera de konsoliderade data.

Återstår i huvudkalkylbladet, du måste klicka på avsnittet "uppgifter" och i avsnittet "Datainställningar" du måste klicka på kommandot "konsolidera".

För att ställa in funktionen som ska användas i datakonsolidering, i rullgardinsmenyn "funktion" välj funktionen "summa".

I fältet "referens" skriv namnen på dataområdena enligt definitionen ovan. För varje intervall måste du klicka på "lägga till" för att kunna starta konsolideringsprocessen.

Konsolideringsuppdatering. Om du vill att uppgifterna ska uppdateras automatiskt när källdata ändras måste du markera rutan "Skapa länkar med de ursprungliga uppgifterna". Den här rutan ska istället lämnas tom om du föredrar att uppdatera data manuellt.

Metod 2
Identifiering av kategorier för att konsolidera data i Excel

Upprepa anvisningarna i det första steget ovan för att ställa in data i form av en lista. I huvudkalkylbladet ska markören placeras i den övre vänstra cellen där du vill placera de konsoliderade data.

I menyn "uppgifter", i avsnittet "Datainställningar", klicka på kommandot "konsolidera". Använd funktionen "summa" i rullgardinsmenyn "funktion" att konsolidera data. Ange namnet på varje dataintervall och vart och ett av dem klickar på "lägga till". Denna procedur måste upprepas för att uppdatera de konsoliderade data som beskrivits ovan.

Metod 3
Användning av formulär för att konsolidera data i Excel

Det börjar från huvudkalkylbladet. Skriv eller kopiera etiketterna i raderna och kolumnerna som du vill använda för konsolidering.

Markera cellen där du vill konsolidera data. På varje kalkylblad måste en formel infogas som refererar till cellerna du vill konsolidera. I den första cellen där du vill ange information anger du en formel som: = SUM (Avdelning A! B2, Avdelning B! D4, Avdelning C! F8). För att konsolidera data till Excel inklusive alla celler, ange en formel som: SUM (Avdelning A: Avdelning C! F8).

Metod 4
Använda pivottabellfunktionen

Skapa ett pivottabell. Denna funktion gör det möjligt att konsolidera data som finns i flera intervaller med möjlighet att omorganisera kategorierna när så är nödvändigt.

Med kombinationen av Alt + D + P-tangenter (i Excel 2003) får du tillgång till den självstyrda menyn för att skapa tabeller och pivotdiagram. Välj "Multipla konsolideringsintervaller" och klicka sedan på "nästa".
Välj kommandot "Skapa fälten på sidan", klicka sedan på "nästa".
Välj kommandot "Minimera till ikonen" för att dölja dialogrutan i kalkylbladet. Markera önskat cellområde med markören på kalkylbladet, välj kommandot "Expand Icon" och äntligen klicka på "lägga till". På fältet nedan väljer du alternativ 0 och klickar på "nästa".
Välj en cell i arbetsbladet där pivottabellen kommer att genereras och klicka på "klar".