Hur man skapar pivottabeller på Excel

Pivottabeller är interaktiva tabeller som tillåter användaren att gruppera och sammanfatta stora mängder data i ett kortfattat format för enklare analys och rapportering. De kan sortera, räkna och lägga till data och är tillgängliga i många program som har kalkylblad. En fördel med denna Excel-funktion är att den låter dig omordna, dölja och visa olika kategorier i pivottabellen för att få alternativa visningar av data. Läs vidare för att ta reda på hur du skapar din PivotTable på Excel.

Del 1

Skapa ett pivottabell

Ladda kalkylbladet från vilket du vill skapa pivottabellen, vilket gör det möjligt att grafiskt representera data i ett kalkylblad. Du kan utföra beräkningar utan att behöva ange några funktioner eller kopiera celler. För att skapa en PivotTable behöver du ett kalkylblad med flera poster.

Du kan också skapa en PivotTable i Excel med hjälp av en extern datakälla, till exempel Access. Du kan infoga den i ett nytt Excel-ark.

Se till att dina data uppfyller kraven för ett pivottabell, vilket inte alltid är en lösning på problemet du stöter på. För att kunna skapa det måste kalkylbladet ha följande grundläggande egenskaper:

Det måste innehålla minst en kolumn med dubbla värden, dvs upprepade data. I exemplet kommer vi att diskutera senare kolumnen "Produkttyp" har två värden "bord" eller "stol".

Den ska innehålla numeriska värden som ska jämföras och läggas till i tabellen. I nästa exempel kolumnen "försäljning" innehåller exakt numeriska värden.

Starta Pivot Table-autokompositionen. Klicka på fliken "Infoga" längst upp i Excel-fönstret. Klicka på "Pivot Table" -knappen till vänster.

Med versionen av Excel 2003 eller tidigare, klicka på menyn uppgifter och välj Pivottabell och grafrapport ....

Välj de data du vill använda. Som standard väljer Excel alla data i det aktiva kalkylbladet. Du kan klicka och dra för att välja en viss del av kalkylbladet eller du kan skriva cellområdet manuellt.

Om du använder en extern datakälla måste du klicka på alternativet "Använd en extern datakälla" och tryck på Välj anslutning .... Bläddra till din dator för att hitta databasen.

Välj pivottabellens placering. När du har valt ditt intervall väljer du var du ska placera den från fönstret. Som standard lägger Excel in tabellen i ett nytt arbetsblad och låter dig flytta fram och tillbaka genom att klicka på flikarna längst ner i fönstret. Du kan också välja att placera pivottabellen på samma datablad, så att du kan välja den cell där du vill att de ska placeras.

När du är nöjd med dina val klickar du på OK. Din PivotTable kommer att sättas in och gränssnittet ändras.

Del 2

Konfigurera pivottabellen

Lägg till ett radfält. När du skapar en PivotTable, sorterar du i princip uppgifterna i rader och kolumner. Tabellstrukturen bestäms av vad du lägger till och var. Om du vill ange information drar du ett fält från fältlistan till höger om fältet Radfält i pivottabellen.

Till exempel säljer ditt företag dina produkter: bord och stolar. Du har ett kalkylblad med siffror (Försäljning) som refererar till varje produkt (Produkttyp) som säljs i dina fem butiker (Shop). Antag att du vill se hur mycket av varje produkt som säljs i varje butik.
Dra fältet Butik från fältlistan i fältet Radfält i pivottabellen. Listan över butiker kommer att visas, var och en i sin egen rad.

Lägg till ett kolumnfält. Liksom rader tillåter kolumner dig också att sortera och visa data. I det föregående exemplet fanns fältet Butik i avsnittet Radfält. Om du vill se hur mycket av varje produkttyp som säljs drar du fältet Produkttyp till avsnittet Kolumner.

Lägg till ett värdefält. Nu när du har etablerat den övergripande organisationen kan du lägga till data som ska visas i tabellen. Klicka och dra försäljningsfältet i fältvärdesdelen av pivottabellen. I din tabell ser du försäljningsinformationen för båda produkterna i var och en av dina butiker, med en total kolumn till höger.

För alla steg ovan kan du dra fälten till motsvarande rutor under fältlistan till höger om fönstret i stället för att dra dem till tabellen.

Lägg till flera fält i en sektion. Med pivottabeller kan du lägga till flera fält för varje sektion, vilket möjliggör större kontroll över datavisualisering. Antag att du producerar olika typer av bord och stolar med hjälp av föregående exempel. Ditt kalkylblad kan lagra om föremålet är ett bord eller en stol (produkttyp), men också den exakta modellen som såldes (modell).

Dra modellfältet till fältet Kolumnfält. Kolumnerna visar nu försäljningsfördelningen för varje modell och typ. Du kan ändra den ordning i vilken dessa etiketter visas genom att klicka på pilen bredvid fältet i rutorna i nedre högra hörnet av fönstret. Välj "Flytta upp" eller "Flytta ner" för att ändra ordern.

Ändra hur du visar data genom att klicka på pilikonen bredvid ett värde i rutan Värden. Välj "Inställningsfältvärde" för att ändra hur värdena beräknas. Du kan till exempel visa värdet i procent i stället för totalt eller medelvärde istället för summan.

Du kan lägga till samma fält i rutan Värde flera gånger för att förenkla allt. I föregående exempel visas försäljningsvärdet för varje butik. Genom att lägga till försäljningsfältet igen kan du ändra värdeinställningarna för att visa den klassificerade försäljningen per sekund i procent av den totala försäljningen.

Lär dig några sätt på vilka värden kan manipuleras. När du ändrar hur värdena beräknas har du flera alternativ att välja mellan, beroende på dina behov.

Summa - det här är standardinställningen för värdet fält. Excel summerar alla värden i det valda fältet.

Räknar - räknar antalet celler som innehåller data i det valda fältet.

Medelvärde - kommer att medge alla värden för det valda fältet.

Lägg till ett filter. Området "Rapportera filter" innehåller fält som låter dig flytta mellan sammanfattningarna av värdena som visas i pivottabellen genom att filtrera datasatsen. De fungerar som filter för förhållandet. Om du till exempel anger fältet Butik som filter istället för Riktikett kan du välja varje butik för att se enskilda försäljningsintäkter eller flera butiker samtidigt.

Del 3

Använd pivottabellen

Sortera och filtrera dina resultat. En av nyckelfunktionerna i PivotTable är möjligheten att sortera resultat och se dynamiska rapporter. Varje etikett kan sorteras och filtreras genom att klicka på nedåtpilen bredvid etikettrubriken. Du kan sedan sortera listan eller filtrera den för att bara visa de specifika objekten.

Uppdatera kalkylbladet. PivotTable uppdateras automatiskt när du ändrar baskalkylbladet. Detta kan vara mycket användbart för kalkylblad som övervakar och upptäcker förändringar.

Redigera pivottabellen, där det är extremt enkelt att ändra fältets position och ordning. Försök dra de olika fälten till olika platser för att hitta ett pivottabell som uppfyller dina exakta behov.

Det är härifrån som pivottabellen heter. Flytta data till olika platser sägs "svängning", det vill säga "rotera runt en stift", eftersom du ändrar riktningen enligt vilken data visas.

Skapa ett pivotdiagram. Du kan använda ett pivotdiagram för att visa dynamiska vyer. PivotChart kan skapas direkt från PivotTable en gång, vilket gör att grafen skapas så mycket som möjligt.

tips

Om du använder kommandot Importera data i Data-menyn kommer du att ha fler importalternativ, t.ex. anslutningar till Office-databaser, Excel-filer, Access-databaser, textfiler, ODBC-DSN, webbplatser, OLAP och XML / XSL. Du kan sedan använda data som du skulle göra med en Excel-lista.
Om du använder en autofilter (nedan "uppgifter" -> "filter"), stäng av den när du skapar pivottabellen. Du kan aktivera det igen efter att du skapat det.

varningar

Om du använder data från ett befintligt kalkylblad, se till att i det område du väljer väljer varje kolumn ett unikt namn i den första cellen.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade