Hur man svarar telefonen på jobbet

Att ha en professionell bild på jobbet är viktigt för en framgångsrik karriär. Det sätt på vilket en person klär, pratar och interagerar med kollegor, klienter och handledare är viktigt. Att svara på telefonen är en uppgift som utförs av varje anställd, oberoende av hans ställning i företaget. Att svara på telefonen på jobbet med en tydlig och positiv röst hjälper de som har ringt till att känna sig trygga och främja en positiv atmosfär.

steg

Tala långsamt och tydligt så att den som ringer kan förstå vad du säger. Din tonfall måste vara glad, självsäker, entusiastisk och hjälpsam. Den som ringer kan inte se dig, så se till att din röst är inbjudande och lugn. Låta att den som ringer är framför dig och ler. Smiles kan ofta hämtas av rösten. Undvik att äta, dricka eller tugga ett tuggummi medan du är i telefon.

Bildnamn Svara telefonen på jobbet Steg 2

Justera hastighet och volym. Vissa människor tenderar att tala högre än normalt när de är i telefon. Använd din normala volym och skrika inte. Ta ett djupt andetag innan du svarar på telefonen och talar långsamt.

Bildnamn Svara telefonen på jobbet Steg 3

Använd en vanlig hälsning. Din hälsning måste innehålla något som är lämpligt, till exempel "hej" eller "god kväll". Tack personen för att ringa, säg vem du är, namnet på företaget eller avdelningen och fråga vad du kan hjälpa till.

Undvik att ge för mycket information så fort du svarar på telefonen. Den som ringer måste veta vem han pratar med och sedan ge den grundläggande informationen han behöver. En tydlig och kortfattad hälsning kan vara: "Hej, tack för att du ringde ....... Jag är Giovanna, hur kan jag hjälpa dig?"

Bildnamn Svara telefonen på jobbet Steg 4

Var beredd. Håll en penn och ett block bredvid telefonen för att ställa in informationen, om du behöver överföra samtalet eller göra en sökning för att svara på den som ringer. Om du är en receptionist som besvarar samtal för olika personer, behåll deras information och nummer bredvid telefonen.

Bildnamn Svara telefonen på jobbet Steg 5

Kom ihåg namn och adress till den som ringer. Om du inte känner personen, använd efternamnet, någon Mr, Rossi och Mrs Bianchi. Skriv namnet så snart personen presenterar så att du inte glömmer det under samtalet.

Bildnamn Svara telefonen på jobbet Steg 6

Be om tillstånd innan du ringer ett samtal. Om du behöver överföra samtalet eller lägg i vänteläge för att hitta information eller svar på frågan, fråga den som ringer om det passar dig.

tips

Kom ihåg att undvika slang eller akronymer som andra inte kan förstå. Var empatisk och förbli lugn och professionell om samtalaren klagar eller är oförskämd.
Undvik distraheringar. Sluta göra vad du gjorde och koncentrera dig på telefonsamtalet så att den som ringer har din fulla uppmärksamhet. Du vill inte vara distraherad eller för upptagen för att svara på frågor eller ge hjälp.

Saker du behöver

penna
låsa

Dela på sociala nätverk:

Relaterade