Hur man organiserar händelser

Ange mål. Vad vill du uppnå exakt? Tänk inte på sekundära ändamål, hur många personer vill delta eller göra händelsen själv. Verkligen överväga vilken en "vinst" önskemål från evenemanget. Vill du ha minst 5 personer att gå med i din organisation? Vill du höja minst € 1000 av medel? Vill du ändra människors tankesätt eller bara excitera?

Hitta frivilliga. Du behöver ett lag med personer som har olika förmågor. De kan hjälpa dig i allt från schemat till budgeten, från att förbereda inbjudningar och affischer för att välkomna gäster och göra "smutsigt arbete" städning vid slutet av evenemanget. Med andra ord, ett lag som låter dig göra allt arbete. Om du kan, välj volontärer du litar på!

Förbered din budget. Du måste inkludera alla möjliga kostnader, alla intäkter, sponsringar och till och med kontingenter. Utan en ekonomisk plan kommer du att sluta med en handfull kvitton, en tom plånbok och ingen aning om vad som hände. Var realistisk från dag ett och du kommer aldrig att bli förvånad.

Bestäm platsen och dagen. Detta är den grundläggande passagen för evenemanget. Platsen och rätt tid kommer att säkerställa medborgarnas deltagande. Du måste utvärdera när människor är lediga och en plats som är bekväm att nå. Glöm inte att det också måste vara en plats som du har råd att boka!

Logistik. Detta är en vag term som indikerar praktiskt taget alla praktiska aspekter. Hur kommer parkeringen vara? Kommer det att finnas tillgång för handikappade? Hur organiserar du det lediga rummet? Vilken utrustning kommer det att fungera? Vilka extra föremål (högtalare dricksvatten, märken, flygblad) kommer att behövas och kommer de att utgöra en extra kostnad? Vad är antalet personer du behöver så att allt går smidigt?

Marknadsföring och reklam. Medan du befinner dig på projektvågens karm, förbereda en skiss för en affisch. Du ska skissa en hypotes av datum, tid, plats, hedersgäst, händelsens namn och en tagline. Eftersom det är tillräckligt tidigt för affischer kan du ta lite tid att studera dem, men det är alltid bättre att börja ge dem en preliminär form och se hur de kommer att utvecklas!

Bli organiserad. Troligtvis kommer du alltid att känna vattnet i halsen under den här tiden. Ta ett djupt andetag och öppna ett Excel-kalkylblad. Förbered ett utkast till aktivitetsprogrammet för evenemanget. Fyll i några lakan för att organisera dina idéer. För närvarande kan det verka som en värdelös byråkrati, men inom ett par månader kommer du att vara tacksam för att ha förberett det i förväg.

Gör ett möte med ditt lag. Det godkänner budgeten, programmet och så vidare, både med gruppens medlemmar och med tillsynsmyndigheterna. Det är dags att ställa några frågor. Alla känner till sina läxor? Vet alla hur man ska hantera de problem som kan uppstå?

Delegater arbetar till olika människor och låter dem med mer erfarenhet samordna de olika aktiviteterna. Om det är en majestätisk händelse måste du ha flera samordnare för varje aktivitet som endast avser en handledare. den "lagledare" han måste vara en person som gruppen litar på.

Se till att uppdatera de webbplatser som är kopplade till händelsen. Du har förmodligen redan en Facebook- och Twitter-sida, men det finns tusentals andra webbplatser som du kan använda för att marknadsföra händelsen. Till exempel Eventbrite och meetup De är bland de största webbplatser som är utformade för att stödja händelser. Även om du aldrig har hört talas om det, är det värt att göra lite onlineforskning.

Hitta sponsorer och andra sätt att samla in pengar. Det finns många utgifter att hantera under veckorna före evenemanget och du vill inte betala för det från din egen ficka! Försök att samla in pengar för att betala minst de första uppgifterna, till exempel kontoret, materialet, buffén och så vidare. Några av dessa skyldigheter måste hederas innan händelsen börjar.

Annonsera händelsen. Skapa broschyrer, förbereda meddelanden, informera media, skicka e-postmeddelanden, ring människor direkt, skicka textmeddelanden och träffa potentiella deltagare och sponsorer. Vad mer borde folk veta att delta? Se till att all information är fullständig, så att folk bara har några frågor att fråga, trots allt måste du kittla lite "nyfikenhet!

Få allt du behöver för evenemanget. Du kan behöva medaljer, souvenirer, priser, certifikat och så vidare. Det finns många detaljer och prylar som går helt obemärkt för ett öga, inte uppmärksam, men det spelar en specifik roll och uppfyller vissa behov (och du vet). Glöm inte bord, stolar, ljudinstrument, bordsdukar, platskort och alla andra viktiga saker.

Gör arrangemang för någon sak. Detta inkluderar fotografier och videoklipp, transport, mat och rengöringsteam. Listan kan vara oändlig!

Skapa en lista med kontakter. Du måste ha telefonnummer, adresser och e-postadresser till dina lagmedlemmar till hands. På samma sätt förbereda en lista över VIP- och leverantörskontakter. När någon inte dyker upp eller är sen, måste du vara medveten om dem.

Gå till arenan med ditt team. Kontrollera platsen och utvärdera parkering, badrum, backstage, granska de avtal du har gjort, kontrollera inmatningar och utgångar. Kontrollera om det finns en kopiaffär i närheten, en plats att ringa och köp allt i händelse av en nödsituation. I grund och botten behöver du känna området som dina fickor.

Ta en sista kontroll med laget. Kom ihåg att berätta för alla hur man kommer till evenemanget och vilken tid de måste dyka upp. Det sista du vill är att ditt team ska ringa dig på dagen för evenemanget och fråga var är bakdörren i rummet!

Kontrollera inbjudningarna och bekräftelserna. Gör en gästlista på ett excel-ark och leta efter feedback för var och en. Kom ihåg att i de flesta fall motsvarar antalet bekräftelser du fått inte det antal personer som faktiskt kommer att vara där. Kanske har 50 personer försäkrat dig om deras närvaro men du kan hitta dig själv med 5 gäster eller kanske 500. Så även om du borde veta antalet deltagare, gör dig redo att klara en helt annan publik!

Återgå till evenemanget och kontrollera att allt är klart. Är rummet rent och tillgängligt? Är all elektronisk utrustning installerad och fungerande? Kan du ladda upp enheter i förväg? Verkar personalen förberedd?

Förbered satsen för deltagarna. Det kan innehålla en flaska vatten, en energistav, en anteckningsbok, en penna och en flygblad med all information som de behöver. Detta är också den rätta möjligheten att sätta in några souvenirartiklar. Det är en vänlig gest som ger människor en känsla av att organisationen har tänkt på allt. Dessutom kommer gästen känna sig uppskattad!

Förbered en stege. Detta är listan med all nödvändig information dividerad med tid eller varaktighet. En exakt dagordning per minut är viktigt för viktiga aktiviteter. Formatet beror på dig, gör det bara så att det inte är för detaljerat annars det blir svårt att läsa.

Förbered en checklista över de saker som måste tas med på platsen. Det skulle vara hemskt om du i början av evenemanget, när alla kom, insåg att du hade glömt 12 000 glas hemma! Du skulle ha förstört allt! Så gör en detaljerad lista!

Förbered allt inuti och utanför kontoret. Måste du lägga ballonger i närheten av brevlådan? I det hörnet är det bättre att attackera en affisch? Är dörrarna till ingången öppna? Om gästerna måste befria sig i en labyrint för att hitta platsen för evenemanget, desto mer tecken du sätter, desto bättre.

Se till att de människor som har betydelse vet vad som händer. Om en talare är sen, måste du hitta ett sätt att "fylla" den här gången. Om förfriskningar sprider sig bortom vad som förväntas, måste vi varna alla att programmet har genomgått förändringar. Händelser följer väldigt sällan skrivbordsbaserad planering, så du måste göra vissa förändringar som alla vet om dem.

Ta bilder! Du kommer säkert vill ha några minnen! Dessutom existerar fotografens närvaro alltid på människor. Immortalize sponsorernas affischer, din personliga, ta bilder vid ingången, i receptionen och så vidare. De kan vara användbara för nästa år!

Leverans av informativt material. Du har säkert lagt märke på dina gästers sinnen och vill verkligen att de ska ställa frågor eller leta efter ett sätt att stödja den verkliga anledningen till att du organiserade evenemanget. Så du kan förbereda broschyrer eller andra saker som hjälper dem att samarbeta personligen efter händelsen.

Rensa allt! Kontrollera elmätaren, ta bort affischer, tabeller och allt material. Du måste lämna kontoret som du hittade det, särskilt om du har betalat för att hyra det och du kommer att vilja använda det igen i framtiden. Vidare kan egendomen uppgå till "böter" om du inte uppfyller denna plikt. Försök att dela upp uppgifterna så att arbetet är så snabbt och lätt som möjligt.

Kom ihåg alla uppgifter "efter-händelsen". Beroende på vilken typ av händelse du har organiserat kan det inte vara något att göra, eller du kan ha en lång lista över krediter att skriva och kvitton att presentera. Här är några förslag: