Hur man organiserar en välgörenhetshändelse

En välgörenhetshändelse gör att du kan få pengar för en bra sak. Att organisera det innebär en viss planering och stor omsorg. Om det genomförs på rätt sätt är det möjligt att locka givare till detta initiativ och även för framtida. För att bäst samordna det måste du först göra några grundläggande beslut, planera det i god tid och se till att allt går smidigt under evenemanget själv.

Metod 1

Beslutsfas

Lär dig om orsaken du vill stödja. Det bästa sättet att inspirera människor att ge är att ha en första hand till sak. Ju bättre du vet det, desto mer kommer de andra att känna sig stimulerade att hjälpa.

Du vet förmodligen redan om din sak. I vilket fall som helst gör det aldrig ont att fördjupa. Läs allt material du kan hitta i detta avseende. Försök att uppdatera dig själv om all aktuell forskning och nyheter om problemet.
Du bör också informera dig själv om fundraisers och välgörenhetsevenemang själva. Försök att förstå vilka typer av initiativ som har varit mest framgångsrika tidigare. Vanligtvis har vilka strategier, underhållningsarrangemang, auktioner och andra typer av händelser varit effektiva i synnerhet?

Bestäm typ av händelse. Innan du planerar det noggrant måste du först fastställa vilken typ av initiativ det är. Det finns olika typer av välgörenhetshändelser. Försök att organisera en som är genomförbar, överväga dina resurser och din orsak.

Mindre händelser brukar ske i form av försäljning av godis, biltvätt, hantverksmässor, skönhetstävlingar, karaoke eller annat. De är enkla att organisera och billigt.

Om du föredrar en större händelse, som en välgörenhetskonsert, vin och matprovning, en tomt, en tyst auktion eller en dans, borde du veta att det i allmänhet är mer komplicerat och dyrt. Det kan dock låta dig tjäna mer pengar beroende på det område du bor i och den demografiska konsolen som deltagarna hör till.

Gör lite forskning innan du organiserar. Lär dig om händelser som planeras av andra välgörenhetsorganisationer i ditt område. Om en institution anordnar en konsert samtidigt som du tänker göra en, bör du välja ett annat initiativ för att undvika konkurrensproblem.

Innan du fattar beslut, behåll organisationens värderingar i åtanke. Du borde inte välja en typ av händelse som inte skulle överensstämma med institutionens principer. Om du organiserar ett initiativ för ett avgiftningscenter, undvik ett vinprovning. Om du organiserar ett evenemang för en djurorganisation, är en köttmiddag inte för dig.

Bildnamn Hyr en rättegång advokat Steg 8

Beakta lagar och förordningar. Faktorer som skatter, tillstånd, inköp / försäljning av mat eller alkohol och andra aspekter av ett välgörenhetsinitiativ är förutbestämda enligt lag. Var noga med att informera dig bra. Om du är i tvivel om lagenligheten av vissa val, kontakta en advokat. Du kan också be om förtydliganden i stadshuset i din stad.

Bild ett lag Det är omöjligt att hantera en välgörenhetsevenemang ensam. När du väl har fastställt typen av initiativ, skapa ett lag för att förverkliga din idé.

Tänk på hur många volontärer du behöver. För en liten och enkel händelse, som en lotteri behövs en liten grupp människor. I stället kräver större händelser fler personer.

Leta efter personer som har olika färdigheter. Dela upp uppgifterna i kategorier för att hantera evenemanget: insamling, reklam, PR och så vidare. Uppskatta hur många volontärer du behöver i varje lag.

Du kan anställa volontärer på olika sätt. Flera universitetsstuderande letar efter erfarenheter för att göra läroplan. Om du tillhör en organisation som är avsedd för denna orsak, kommer många människor gärna att hjälpa. Kontakta vänner som har vissa färdigheter. Till exempel arbetar din kusin Michele som en social nätverkskoordinator för ett företag? Fråga honom om han är villig att hjälpa dig med onlineannonsering.

Också, överväga hur många människor som behöver dig att utföra händelsen. Behöver du servitörer, bartenders, musiker, scenschef?

Metod 2

Planera händelsen

Fastställa datum och tid för evenemanget. Du borde göra det bra i förväg. Det är en grundläggande information att boka ett rum och publicera initiativet.

Gör forskning på relevant publik och på vilken typ av händelse. Om du organiserar en välgörenhetskonsert där du kommer att serveras alkohol, är det bra att planera det för en helg. Om du gör en försäljning av godis och andra livsmedel i en stormarknad, är det bättre att schemalägga det för en eftermiddag eftermiddag. Fråga butikschefen vad de mest upptagna dagarna är.
Välj ett datum i förväg. Det tar lång tid att organisera en välgörenhetshändelse, så du måste se till att du har nog att planera det.
Dra fördel av festerna. Människor känner sig ofta mer generösa på jultid. Om möjligt, försök att organisera en händelse före jul.

Bildnamn Förbered för ett översvämningssteg 2

Sök efter en plats. Ange ett datum, engagerade i forskning. Om du inte organiserar ett utomhusinitiativ måste du leta efter en plats för att vara värd för ditt evenemang. Eftersom det är ett välgörenhetsprojekt, kan du fråga om ägaren skulle vara villig att erbjuda ledigt utrymme eller sänka priset.

När du måste välja en plats, överväga några faktorer. Känner din målgrupp det bra? Är det lättillgängligt? Det är politiskt neutrala, så människor med olika ideologier kan känna sig bekväma? Är det tillräckligt stort för att tillgodose det uppskattade antalet gäster? Har du all nödvändig utrustning för den typ av händelse som planeras?

Bestämd vilken typ av plats som bäst passar dina behov, fyll i en lista över de olika rum som ska beaktas. Det är användbart att ha tre eller fyra grundläggande alternativ, men också några extra rum. Börja ringa samtal. Se vilka rum som vill vara värd för din händelse, hur mycket kostar hyran, vilka regler måste du observera. Försök att förstå vilken är den billigaste och lämpligaste platsen för dina behov.

Tänk på kostnaderna. Hur mycket kostar budgeten för evenemanget och vad har du råd med? De flesta organisationer ställer högsta utgiftstak för dessa initiativ. Kom ihåg när du bokar ett rum.

Annonsera händelsen. När datumet närmar sig måste du begå att marknadsföra det. Förutom de klassiska reklammedierna som är uppdragna på internet och sociala nätverk.

Traditionella medier inkluderar flygblad, radio meddelanden, broschyrer, personliga inbjudningar, tidningsannonser och så vidare. Ange en budget för denna typ av marknadsföring, speciellt om du bor i en liten stad.

Du måste vara närvarande på sociala nätverk, speciellt om du bor i ett större område. Människor är alltmer beroende av elektroniska inbjudningar och Facebook-anmälningar för att planera sina åtaganden. Dedikera en Facebook-sida till projektet. Interagera med publiken före evenemanget. Dela uppdateringar på dina personliga plattformar så ofta som möjligt.

Bildnamn Få skattelättnader på goodwill-donationer Steg 1

Om du accepterar kontantdonationer bestämmer du metoderna för att göra dem. Cash? Kreditkort? Kommer du att samla pengar i förskott eller vid evenemanget själv? Du bör etablera det innan du organiserar allt. Om donationer görs den dagen måste du också försöka hålla pengarna säkra. Köp ett kassaskåp med ett lås och se till att du har en anställd som är villig att kontrollera det.

Bildnamn Skapa ett förstahjälpstips för första steget Steg 1

Anta säkerhetsåtgärder. Se till att du har en plan vid nödsituationer eller olyckor. Ha en första hjälpen kit till hands. Du måste veta var nödutgången och brandsläckaren är på plats där händelsen kommer att hållas.

Bildnamn Fodra en familj på ett tätt budget Steg 1

Tänk på de små detaljerna relaterade till evenemanget. Om du organiserar en lotteri, kom ihåg att köpa biljetter. Du måste också hitta sätt att övertyga butiker eller företag att donera saker till tävlingen. Om du organiserar en middag, beräkna kostnaden för mat, dryck, personal och inbjudningar.

Att göra detaljerade listor, inklusive en meny (om maten kommer att serveras vid evenemanget), hjälper dig att hålla allt under kontroll.

Metod 3

Händelsens dag

Bildnamn Kör ett litet hotell eller Guesthouse Steg 20

Kom tidigt för att se till att allt är klart. Om du har organiserat evenemanget, skicka in några timmar innan, så du kan vara säker på att allt är på plats.

Kolla tillbaka alla olika aspekter av evenemanget. Finns det tillräckligt med stolar och bord? Kommer alla artister eller förare att få delta? Fungerar mikrofoner och andra elektroniska enheter? Volontärer vet vad de ska göra?
Hjälp organisationen innan evenemanget startar och hjälpa till att rensa upp när det är klart. Naturligtvis är ditt främsta jobb att organisera, men de volontärer som tar hand om det manuella arbetet uppskattar alltid hjälp.

Bildnamn Kör ett litet hotell eller Guesthouse Steg 22

Underhålla gästerna. Under evenemanget, se till att de har roligt, så att de kommer att vara mer villiga att donera. Var inte påträngande, men fråga ibland hur det ska se till att alla spenderar en trevlig kväll.

Gå i korridoren regelbundet och långt för att se hur det går. Om du märker att en person är uttråkad, chatta med henne. Försök att presentera det för andra eller föreslå en aktivitet att underhålla dig själv.

Observera allmänhetens reaktion på underhållning. På så sätt riskerar du inte att anställa en person som har uttråkat gäster eller vars prestanda har varit medioker.

Bildnamn Planera en överraskning födelsedagsfest Steg 9

Utvärdera händelsen senare. När det är påbörjat, granska ditt arbete ärligt. Om du vill organisera välgörenhetshändelser i framtiden lär du dig av den här erfarenheten. Vad fungerade? Vad gick fel? Vad kunde du ha gjort bättre för att underlätta det?

tips

Var noga med att dokumentera händelsen korrekt. Hyr en fotograf eller fråga en volontär att ta bilder. Du kan använda dessa bilder för att marknadsföra framtida händelser och övertyga fler personer att delta.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade

Hur man organiserar en välgörenhetshändelse

steg

Metod 1

Metod 2

Metod 3

tips