Hur hanterar du e-post med hjälp av Microsoft Outlook-reglerna

Det verkar enkelt. Men är det verkligen? Följer du rätt steg? Det finns ett sätt att hantera e-postmeddelanden med hjälp av Microsoft Outlook-meddelandemappor, men det är inte alltid klart hur man gör det effektivt.

steg

Identifiera personer eller grupper av personer från vilka du regelbundet får meddelanden>

Bildnamn Hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler Steg 2

Identifiera de personer eller grupper av personer som du regelbundet skickar meddelanden till.

Bildnamn Hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler Steg 3

Öppna meddelanden > åtgärder > Regler och varningar och skapa nya regler för varje grupp eller person från vilken du regelbundet mottar e-postmeddelanden som automatiskt flyttar dem till en specifik mapp i inkorgen.

Bildnamn Hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler Steg 4

Bestäm om du vill att A) ska bli underrättad när du får ett speciellt meddelande från dessa personer eller grupper och eller B) markera meddelanden som läst omedelbart. Utvärdera om andra tillgängliga åtgärder kan hjälpa dig.

Bildnamn Hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler Steg 5

Skapa nya regler för varje grupp eller person till vilken du regelbundet skickar e-postmeddelanden som automatiskt kopierar dessa meddelanden till en viss mapp i mappen Skickade objekt.

Bildnamn Hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler Steg 6

Beroende på prioritet bestämmer du när och i vilken ordning du vill stoppa genomförandet av en regel. Detta är särskilt viktigt när man arbetar med regler som hanterar e-postmeddelanden inlagor - om du inte gör det kommer du att spara flera kopior av samma meddelande.

Bildnamn Hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler Steg 7

Skapa en sändningsregel i slutet av alla andra du spelar "Sluta körningen". Denna regel tar hand om alla e-postmeddelanden som inte har inkluderats i de specifika undermapparna.

Bildnamn Hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler Steg 8

Med jämna mellanrum utvärderas skickade e-postmeddelanden som inte kopieras till en undermapp, men finns kvar i mappen Skickade artiklar. Antalet meddelanden i den här mappen kan berätta när det är dags att skapa en ny regel.

Bildnamn Hantera e-post med hjälp av Microsoft Outlook-regler Steg 9

Med jämna mellanrum analyserar den inkorgen meddelanden som inte flyttas till en annan undermapp. Antalet meddelanden i den här mappen kan vara en indikation på att skapa en ny regel.

tips

För de mappar du har skapat för meddelanden skickat, du måste justera vyn (högerklicka på mappen Visa / Sortera i mappen, Anpassa aktuell vy, Fält ...) för att ta bort fälten från och mottagna och lägg till dem EN och Inlagd.
Som en allmän regel kan du läsa och ta bort annonser och hålla bankens kvitton och meddelanden längre.
Hemligheten att organisera e-post med Microsoft Office är att lära sig att skapa kategorier för meddelanden och ge dem rätt prioritet - tänk på att ta hand om och beskära din meddelandegård - för att få tillgång till informationen till ditt förfogande.
När du har skapat kategorier för e-postmeddelanden skicka och mottagna, du kommer att kunna bättre förstå var mer meddelanden är koncentrerade och där du behöver koncentrera dina organisatoriska ansträngningar.
Du kanske vill lägga till andra fält som är användbara för visning av dina mappar. Fältet storlek låter dig visa och sortera meddelanden efter storlek. Du kan besluta att frigöra dina mappar från större e-postmeddelanden och hantera dem ur Outlook (till exempel genom att spara bilagor eller hela e-post till andra delar av din dator).
Överväg att ändra mappens egenskaper för att visa Totalt antal meddelanden snarare än totalt antal olästa meddelanden, speciellt om du redan får varningar när du får viktiga e-postmeddelanden.
Behöver du hjälp med att kontrollera spam i Outlook? spambayes erbjuder en snabb, enkel och fri lösning.

varningar

När antalet meddelanden i en mapp närmar sig ett visst nummer (50, 100 eller 200) är det dags att överväga huruvida den mappen ska organiseras ytterligare.
Du bör använda kopian av Outlook som du har på din hemdator för att försöka skapa regler innan du använder dem även på datorn du använder på jobbet.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade