Hur man organiserar med hjälp av Microsoft Outlook

Hur kan du spara tid genom att organisera med Microsoft Outlook? Det kräver disciplin, men framförallt en bra organisation av programmet och kunskapen om verktygen.

steg

Det första du behöver göra är att inaktivera anmälan av nya e-postmeddelanden. För att göra detta, välj Verktyg i menyraden och sedan på Alternativ. Det relaterade fönstret öppnas. Klicka på knappen i fliken Inställningar "E-postalternativ" och i följande fönster, på "Avancerade e-postalternativ". I fönstret Alternativ, se i avsnittet "När nya meddelanden kommer i min inkorg". Avmarkera alla alternativ.

Bildnamn Organiser dig med hjälp av Microsoft Outlook Steg 2

Lägg kalendern som standardvyn i Outlook. Det kommer att ge dig en bild av det planerade arbetet för dagen. Om du vill ställa in kalendern som standardvyn väljer du Verktyg och sedan Alternativ. Det homonyma fönstret öppnas: välj fliken "mer" och klicka sedan på knappen "Avancerade alternativ". I det följande fönstret, se i avsnittet "Allmänna inställningar" och klicka på Browse. Den valda mappen öppnas. I fönstret "Välj mapp", sök "kalender" och klicka på OK tre gånger.

Bildnamn Organiser själv med hjälp av Microsoft Outlook Steg 3

Om du vill inkludera uppgifter i standardfönstret, gå till menyn och välj Visa och välj sedan Aktiviteter.

Bildnamn Organiser själv med hjälp av Microsoft Outlook Steg 4

Om du bara vill visa dagens aktiviteter går du till dagens skärm, uppgifter och uppgifter.

Bildnamn Organiser själv med hjälp av Microsoft Outlook Steg 5

Planera en viss tid varje dag för att se e-postmeddelanden. Ange 2-3 gånger om dagen för att arbeta med e-postmeddelanden: titta inte alltid på dem. E-postmeddelanden är en distraktion och hindrar dig från att göra ditt jobb.

Bildnamn Organiser dig med hjälp av Microsoft Outlook Steg 6

När du läser e-postmeddelanden, Rens alltid din inkorg. Det ska aldrig finnas något kvar i slutet av e-mail sessionen. För att rensa din brevlåda måste du bestämma vad du ska göra med varje e-post. Du har fyra alternativ: avbryta, skjuta upp, delegera eller göra.

Bildnamn Organisera dig själv med hjälp av Microsoft Outlook Steg 7

Om du har läst och behandlat e-postmeddelandet ska du radera det.

Bildnamn Organiser dig med hjälp av Microsoft Outlook Steg 8

För att skjuta upp ett e-postmeddelande, skapa en aktivitet genom att dra e-posten till aktivitetsknappen längst ner till vänster i Outlook. En aktivitet skapas automatiskt: Välj startdatum och tid och slutdatum och spara sedan.

Bildnamn Organiser dig med hjälp av Microsoft Outlook Steg 9

Att delegera ett e-postmeddelande, skapa en uppgift och tilldela uppgiften eller vidarebefordra e-postmeddelandet till en annan person.

Bildnamn Organiser själv med hjälp av Microsoft Outlook Steg 10

Det sista valet är att göra allt som krävs av e-postmeddelandet. Om du gör det, radera det från din inkorg eller flytta det till en personlig mapp där du behåller gamla e-postmeddelanden som redan behandlats.

Bildnamn Organiser själv med hjälp av Microsoft Outlook Steg 11

Om du vill ställa in en tidshändelse i kalendern drar du och släpper ett e-postmeddelande på Kalender-knappen längst ner till vänster i Outlook. Ett sammankallningsmeddelande kommer att öppnas. Ange det datum och den tid du vill boka, spara sedan det. En kopia av e-postmeddelandet kommer att inkluderas i kallelsen. Ta bort e-postmeddelandet från inkorgen eller flytta det till en personlig mapp.

tips

Huvudkonceptet är inte att vara slav till dina e-postmeddelanden. Genom att stänga av meddelanden för att ta emot nya e-postmeddelanden och använda kalendern som standardvisning kan du vara fokuserad på ditt arbete.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade