Så här arkiverar du e-post

E-post är ett av de vanligaste kommunikationsmedlen. Används för personlig och företagskommunikation, kan brevlådor fylla mycket snabbt. Att veta hur man arkiverar e-postmeddelanden gör att användaren kan behålla de viktigaste e-postmeddelandena utan att ta upp för mycket utrymme på datorns hårddisk eller på e-postservern. De flesta e-postprogram har ett system för lagring av e-postmeddelanden.

steg

Först måste du förstå att e-postmeddelanden faktiskt inte lagras på din dator, utan på en e-postserver som Microsoft Exchange eller en mail-server på webben. Om du aldrig har raderat något meddelande kommer postserveren inte längre att ta emot den.

Leta reda på arkiveringsverktyget för ditt program via e-post, vanligtvis under rubriken "instrument". E-postservrar kan använda olika namn. I Microsoft Outlook är e-posten till exempel lagrad i en PST-fil (Personal Storage). Lagringsmappar är filer som finns på datorn, inte på e-postservern.

Skapa egna lagermappar, även kallade personliga mappar, om du vill ha mer kontroll över vilka meddelanden som går i vilken mapp.

Byt namn på mappen och välj sökvägen. Du kan till exempel ringa en mapp "cykel", där alla e-postmeddelanden relaterade till cykelklubben du skriver kommer att hamna. En annan mapp kan bytas om "skola", om du går i skolan

Om du inte ser din mapp klickar du på symbolen + bredvid de andra mapparna.

Du kan till och med skapa en tillfällig mapp för de saker som inte behöver omedelbar uppmärksamhet, men du vill att de ska hålla sig ur din inkorg för framtiden.

I Outlook har dessa mappar en .pst-förlängning.

Spara dina meddelanden närhelst du vill, med drag och släpp-metoden.

Skapa en ny mapp med verktygsfältet längst upp på skärmen.

Flytta muspekaren över meddelandet, klicka med vänster musknapp och håll ned knappen medan du drar den till önskad mapp.

När du släpper musknappen flyttas meddelandet.

På Gmail klickar du bara på rutan bredvid e-postmeddelandet och klickar sedan på "butiker".

Se till att ditt program fungerar för dig genom att klicka på "Ja" när du får ett meddelande som frågar om du vill att den ska arkiveras automatiskt.

Program med funktionen för automatisk arkivering gör att du kan ange vilka meddelanden du vill arkivera och hur ofta du vill arkivera. Till exempel, i Outlook, arkiveras meddelanden automatiskt var 14: e dag.

Om ditt e-postprogram inte arkiveras automatiskt måste du aktivera det här alternativet i Verktyg-menyn.

Kontakta IT-avdelningen på jobbet för att lära dig mer om arkivpolicy. Vissa gör masslagring för hela företaget. Många av företagen gör det tillåta tillgång till arkiv för snabb e-posthämtning.

tips

Om ditt e-postprogram inte har en lagringsfunktion (även om de flesta har det) kan du alltid arkivera ett e-postmeddelande genom att välja ett meddelande och spara det som ett dokument.
Outlook-arkivering tillåter användare att lagra uppgifter eller kalenderposter.
Arkivering av e-post är ett utmärkt sätt att städa upp inkorgen, så du kan uppmärksamma de mest omedelbara problemen.

varningar

Lagringsmappar är vanligtvis inte tillgängliga från postservern, så du kan inte kolla arkiverade meddelanden om du inte är på datorn där de lagras.
För lagstiftning om visning av dokument kan enskilda arbetstagare inte ha kontroll över lagring av e-postmeddelanden i företag.

Saker du behöver

E-postprogram med arkiveringsfunktion.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade