Så här aktiverar eller avaktiverar du assistenten utanför Office of Microsoft Outlook

Om du behöver vara borta från ditt kontor ett tag eller om du planerar en semester, kanske du vill se till att de som skriver till dig vet att du inte är närvarande. Om du har ett Exchange-konto erbjuder Outlook den här funktionen. Om du inte har det kan du fortfarande automatiskt svara på e-postmeddelanden genom att skapa några regler. Följ den här guiden för att ställa in automatiska svar, oavsett om du har ett Exchange-konto eller inte.

Metod 1

Outlook 2010/2013

Aktivera automatiska svar. Välj en Exchange-mapp. Välj mappen på dina meddelanden. Du måste välja en för att visa alternativet Automatiska svar. Öppna menyn Automatiska svar (Utanför kontoret). Du kan hitta den genom att klicka på fliken Fil och sedan välja fliken Information.

Konfigurera dina svar. Markera rutan Skicka automatiska svar på menyn Automatiska svar. Du kan justera tiden assistenten ska vara aktiv genom att markera rutan och ange datum och tidsintervall.

Skriv dina svar. För e-postmeddelanden som skickas från din Exchange-server, använd fliken Inside My Organization. För svar som tas emot från någon annan, använd fliken Utan min organisation. När du är nöjd med dina svar, tryck på OK.

Stäng av automatiska svar. Om du har valt ett intervall för dina automatiska svar, stängs assistenten automatiskt av när intervallet har löpt ut. Om du inte har angett ett intervall fortsätter det tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte automatiska svar".

Metod 2

Outlook 2007

Aktivera Office Assistant. Klicka på fliken Verktyg. På verktygsmenyn väljer du Assistant Outside Office. Markera rutan "Skicka automatiska svar från kontoret". Du kan ställa in assistentens körtid genom att kryssa i rutan och välja datum och tidsintervall.

Inaktivera assistenten utanför kontoret. Om du har valt ett intervall för dina automatiska svar, stängs assistenten automatiskt av när intervallet har löpt ut. Om du inte har angett ett intervall fortsätter det tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte automatiska svar".

Metod 3

Outlook 2003

Aktivera Office Assistant. På Verktyg-menyn väljer du Assistant Outside Office. Kontrollera fältet "För tillfället är jag ute av kontoret".

Skriv dina svar. I fältet "Svara bara en gång till varje meddelande automatiskt med följande text:"Ange det svar du vill skicka.

Lägg till regler. Du kan lägga till regler för din assistent, till exempel vidarebefordra meddelanden från vissa användare till andra mottagare. Klicka på Lägg till regel ... för att konfigurera en anpassad regel. Du kan till exempel skapa en regel som skickar mail från en specifik klient till en av dina medlemmar, så att de viktigaste e-postmeddelandena inte ignoreras när du är borta.

Inaktivera assistenten utanför kontoret. Assistenten utanför kontoret fortsätter att fungera tills du öppnar menyn Automatiska svar och väljer "Skicka inte automatiska svar utanför kontoret".

Metod 4

Skicka ett autosvar utan ett Exchange-konto

Skapa din modell. Utan ett Exchange-konto är alternativen Auto Answer inte tillgängliga. Du kan fortfarande konfigurera ett automatiskt svar med hjälp av en mall och några regler. Börja med att skapa ett nytt e-postmeddelande. Det här är modellen för ditt automatiska svar.

Välj ett objekt som kortfattat förklarar situationen. Till exempel "Bort från kontoret till ". Du kan till och med skriva ord "Automatiskt svar" i objektet för att låta mottagaren veta omedelbart att svaret skickas av en dator.
Skriv ett kort meddelande. Skriv i ett e-postmeddelande ett generiskt meddelande som kan kontakta alla som kommer att ta emot det. Låt mottagaren veta hur man kontaktar dig eller vem som ska kontakta.

Spara din modell. När du är nöjd klickar du på Spara som. I rullgardinsmenyn "Spara som", välj Outlook Template. På så sätt skapar du en mall som kan laddas i Outlook.

Skapa reglerna. För att det automatiska svaret ska fungera korrekt måste du definiera några regler för att processen ska bli automatisk. På Office 2003/2007 klickar du på Verktyg-menyn och väljer Regler och varningar. På Office 2010/2013 klickar du på fliken Fil, väljer Information och sedan Regler och meddelanden. Detta öppnar menyn E-postregler.

Klicka på knappen Ny regel. Du kommer att bli ombedd att välja en modell. Från avsnittet "Börja med en tom regel", välj "Kontrollera meddelanden när de anländer". Klicka på Nästa.

Fastställa vilka meddelanden som ska besvaras. Om du vill svara på alla budbärare som kommer, kolla rutan "när mitt namn är i mottagarfältet". Du kan begränsa fältet genom att ange specifika avsändare eller e-post med ord definierade i ämnet eller i kroppen. Klicka på Nästa efter att du har valt.

Ladda upp din modell. Markera rutan "svara med en specifik modell" i det följande fönstret för att ladda det meddelande du skapade tidigare. Klicka på länken i fältbeskrivningen för a "specifik modell". En dialogruta öppnas och frågar var du ska leta efter mönster. Välj "Användarmodeller". Öppna det meddelande du skapade tidigare.

Ange dina undantag. När mallen är laddad kan du definiera situationer där du inte vill ha ett svar som skickas, till exempel när det gäller en specifik avsändare eller specifika typer av meddelanden. Klicka på Nästa efter att du har valt.

Ge din regel ett namn. Innan du slutar måste du välja ett namn för din regel. Använd något som är lätt att komma ihåg, så du kan snabbt avaktivera regeln i framtiden. Markera rutan "Aktivera denna regel" för att aktivera det, klicka sedan på Slutför.

Stäng av regeln. När du är tillbaka på kontoret kan du avaktivera regeln genom att öppna menyn Regler och varningar igen. Välj den Office-regel du skapade från listan med aktiva regler och klicka sedan på knappen Radera.

tips

Organisationen kallas ofta ditt företag och innehåller personer som har ett Exchange Server-konto på ditt e-postsystem.
Du hittar menyn Verktyg i huvudfönstret i Outlook. Huvudfönstret är det som visas när du startar programmet och innehåller menyerna Arkiv, Redigera, Visa, Gå, Verktyg, Åtgärder och Hjälp. Du hittar inte menyn Verktyg i fönstren för att skapa eller visa e-postmeddelanden, kontakter eller åtaganden.
När du väljer svara automatiskt på personer utanför min organisationsfält, visar fliken Utanför min organisation (Aktiverad) bredvid kortets namn.
Kontakten måste finnas i din Exchange Server Contacts-mapp. Om kontakten existerar endast i en mapp som ingår i en personlig mapp (.pst) -fil, skickas det automatiska svaret inte.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade