Hur hanterar du din e-post på Outlook effektivt

En oorganiserad inkorg kan göra det svårt att hitta det e-postmeddelande du behöver. Microsoft Outlook har gett några ganska användbara verktyg för att hjälpa användare att filtrera och organisera sina meddelanden på ett mer praktiskt sätt. Oavsett om du använder Outlook 2010, Outlook 2007 eller Outlook 2003 kan du enkelt hantera dina e-postmeddelanden. Du kan utnyttja följande verktyg för att städa upp inkorgen och göra det enklare att konsultera när du behöver det.

Del 1

filter

Bildnamn Hantera din Outlook-e-post effektivt Steg 1

Filtrera meddelanden snabbt. Outlook 2010 har ett nytt alternativ som hjälper till att sortera meddelanden efter datum och ordna dem i konversationer.

När du använder det här alternativet visas meddelanden som har samma tema som en konversation och användare kan visa dem, expandera dem eller minska dem genom att klicka på ikonen till vänster om objektet. Meddelanden inom varje konversation klassificeras, med det senaste meddelandet längst upp. När ett nytt meddelande tas emot visas hela konversationen högst upp i e-postlistan, vilket hjälper dig att enkelt spåra de olika meddelandena.
För att aktivera konversationen, på fliken "utsikt" av konversationen, kolla alternativet "Visa som en konversation". Du kan minska storleken på konversationsgruppen med alternativet "Samtal rengöring". Det här verktyget hjälper dig att ta bort dubbla meddelanden i konversationen.
På gruppens hemflik "Radera", klicka på "rengöring" och sedan vidare "Samtal rengöring". I alla versioner av Outlook kan användare hitta meddelanden i inkorgen snabbare genom att ändra hur de klassificeras i e-postmappen. Du kan till exempel sortera dina e-postmeddelanden efter datum, avsändare, filstorlek eller vikt.

Bildnamn Hantera din Outlook-e-post effektivt Steg 2

Använd standardobjekt. Det är den mentala energin som krävs för att skifta uppmärksamhet mellan ständigt förändrade ämnen som avgaser dig, inte volymen. Vi brukar läsa i sekventiell ordning, oavsett om det är kronologisk eller per "avsändarens betydelse". Så din hjärna blir lätt trött. Använd istället denna regel: den gäller e-post från direktrapporter och fungerar bättre än konversationskedjor.

Identifiera de 2-5 viktigaste projekten du är mest intresserad av - skapa objekt för att indikera dem.

Låt ditt team veta att du kommer att uppmärksamma alla e-postmeddelanden med dessa standardartiklar. Dessa objekt representerar dina projekt som för närvarande prioriteras - din e-post kommer att sorteras baserat på objektet och de med prioritet kommer att läsas och kommer att besvaras först.

Förtydliga att e-postmeddelanden med olämpligt objekt kommer att resultera i att avsändarens svartlista infogas under ett visst antal dagar.

Del 2

gruppering

Bildnamn Hantera din Outlook-e-post effektivt Steg 3

Grupp samma meddelanden i mappar. Genom att skapa en ny e-postmapp kan användare gruppera sammanhängande meddelanden tillsammans. Du kan till exempel gruppera meddelanden genom ämne, projekt, kommunikation eller andra kategorier som är relaterade till ditt arbete eller hobbies. Användare kan också skapa en mapp för alla meddelanden som skickas av chefen eller någon som är viktig, inklusive den viktigaste informationen som måste sparas. För att skapa en ny mapp på Outlook 2010, på fliken "mapp", in "ny", klicka "Ny mapp". Om du vill skapa en ny mapp i Outlook 2007 eller Outlook 2003 klickar du på i menyraden "fil", välj "ny" och då "mapp".

Del 3

Research Folder

Bildnamn Hantera din Outlook Email effektivt Steg 4

Skapa en sökmapp för att hitta meddelanden. Sökmappen är ett bekvämt och snabbt sätt att hitta dina e-postmeddelanden. Det sparar inte några meddelanden, men det ger virtuella mappar som visar alla meddelanden i din inkorg, baserat på de kriterier du angav. I Outlook-sökmappen finns standardalternativ som olästa e-postmeddelanden, men du kan också ställa in dina sökkriterier. Du kan till exempel använda sökmappen för att hitta all information som är relaterad till ett visst projekt, till en viktig kund eller till ett kommande möte.

För att skapa en sökmapp på Outlook 2010, i "brevlåda" klicka på fliken "mapp", på "ny" och sedan vidare "Ny sökmapp".
För att skapa en sökmapp i Outlook 2007 eller Outlook 2003, i "brevlåda" i menyn "fil"gå upp "ny" och klicka sedan på "Forskningsmapp".

Del 4

E-postfilter

Bildnamn Hantera din Outlook-e-post effektivt Steg 5

Minska oönskade e-postmeddelanden med e-postfilter. Förhindra att onödiga e-postmeddelanden upphör i din inkorg via skräppostfiltret. Det här filtret kommer att sätta e-postmeddelanden markerade som skräppost i en separat mapp i din inkorg. Användare kan se innehållet i den här mappen för att se till att inga oönskade meddelanden har placerats i det av misstag. Om det hände, borde du fixa filtret för att förhindra att sådana fel händer igen i framtiden.

Del 5

Färgkategorier

Bildnamn Hantera din Outlook-e-post Effektivt steg 6

Tilldela en färgkategori. Tilldela en färg till orelaterade meddelandegrupper och andra Outlook-kategorier som anteckningar, kontakter och möten. På så sätt kan användarna enkelt identifiera och dela dem. Till exempel kan du enkelt hålla reda på alla meddelanden, möten och kontakter för datorförsäljningsprojektet genom att skapa en samtalsgrupp "Datorförsäljning" och tilldela meddelanden till den.

Del 6

märken

Bildnamn Hantera din Outlook-mail effektivt Steg 7

Markera meddelanden för att slutföra. Användare kan använda alternativet "Markera för att slutföra" Markera postmeddelanden och operationer för att hjälpa dem att bryta ner dem eller markera dem. Märkningarna kommer att berätta att du följer ett problem, rapporterar en begäran från någon eller beställer ett meddelande och en kontakt som anges. De tjänar också till att enkelt sortera din mapp, för att du vet exakt vad du ska göra och när. Observera att när du skapar en aktivitet och ställer in dess utgångsdatum markeras den automatiskt, så du kommer inte att glömma slutdatumet för genomförandet och slutföra det.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade