Så här arkiverar du i Outlook 2010

Microsoft Outlook tillåter användare att lagra sina e-postmeddelanden för att frigöra värdefullt utrymme i inkorgen. Lagringsfiler sparas i det inbyggda Outlook-formatet eller i .pst-formatet. Du kan ställa in en automatisk eller manuell arkiveringstjänst för e-post och Outlook-objekt. I den här artikeln beskrivs hur man gör det i Microsoft Outlook 2010.

steg

Metod 1

5

I dialogrutan som visas väljer du det alternativ som låter dig inkludera både mappar och alla undermappar.

6

Välj de mappar du vill inkludera i arkivfilen. Mapporna måste arkiveras en åt gången, även om undermapparna lagras i rotmappen.

7

Ange ett datum så att Outlook kan förstå om objektet i den valda mappen kommer att arkiveras eller inte. Alla e-postmeddelanden, kalender, möten och dokument före det angivna datumet arkiveras.

Markera kryssrutan "Inkludera objekt med inte markera automatiskt" om du också vill lagra objekt som är märkta som "Arkivera inte automatiskt" under automatisk arkivering. Den aktuella produkten kommer endast att arkiveras i det här fallet.

8

Välj destinationen för arkivfilen. Den sparas automatiskt till standardmappen för Microsoft Outlook-arkivfiler, i avsnittet "Personliga Outlook-datafiler". Om du vill kan du använda "Browse" -knappen för att välja en annan destination, antingen på din dator eller på en USB-lagringsenhet.

9

Tryck på "OK" knappen för att starta arkiveringsprocessen.

Metod 2

4

Välj frekvensen för att utföra automatisk arkivering. Markera kryssrutan "Kontrollera automatiskt varje dag" och välj sedan antal dagar.

Om du vill inaktivera den automatiska arkiveringsfunktionen anger du antalet dagar till `0`.

5

Välj ytterligare alternativ. Du kan till exempel välja att automatiskt radera arkiverade meddelanden.

Om du vill kan du välja att bli underrättad innan den automatiska arkiveringen börjar. Det är användbart om du alltid vill vara medveten om vad som händer i din dator.

Markera kryssrutan "Visa arkivmapp i mapplistan" så att du snabbt kommer åt de arkiverade filerna.

Välj att flytta de äldsta lagringsfilerna till en annan destination. Du kan göra detta genom att välja knappen "Radera poster efter en månad" (du kan också välja ett tidsintervall i dagar eller veckor).

Du kan välja om du vill tillämpa dessa inställningar på alla mappar. För att göra detta, tryck helt enkelt på knappen "Använd nu på alla mappar".

6

Välj destinationen där du vill att de äldsta lagringsfilerna ska flyttas. Tryck på "Bläddra" -knappen för att ändra standardmappen för det här alternativet.

7

Välj "OK" -knappen för att spara inställningarna för automatisk arkivering. Arkiveringsproceduren utförs baserat på antal angivna dagar.

Från den snabbmeny som visas väljer du objektet "Egenskaper". På fliken Egenskaper väljer du fliken "Automatisk arkivering". Ändra inställningarna enligt dina behov och tryck på "OK" -knappen när du är klar.