Så här analyserar du en affärsprocess

Affärsprocesser utvecklas och förändras över tiden. De utvecklas ofta för att möta nya behov. Inte bara är förfarandena modifierade, det görs också förändringar i miljön där de uppstår, eftersom strategierna kan bli ineffektiva. Analysen av affärsprocesser kan göra det möjligt att identifiera fel och korrigeringen kan i sin tur minska kostnaderna och förbättra kvaliteten på resultaten.

Metod 1

Bestäm affärsprocesser som ska analyseras

Observera signalerna som visar en viss ineffektivitet i processerna eller brist på balans, såsom långa linjer, långa väntetider eller backlashes laviner. Dessutom identifieras funktioner och arbetsceller som inte används tillräckligt. Områden som förblir utan arbete under lång tid indikerar en obalanserad process.

Metod 2

Identifiera kraven för affärsprocessen

Engagera deltagarna i processen och prata med dem.

Lär dig om vad de gör och varför.
Den samlar in information och andra ingångar som är nödvändiga för att utföra varje uppgift. Identifiera källan till varje ingripande som syftar till att göra förändringar.
Det identifierar utgångarna (eller slutprodukterna) för varje uppgift, vilka mottagarna är och varför de behöver vad de får.

Genomföra gruppintervjuer och brainstorming sessioner.

Använd gruppsessioner för att validera och förfina den information du får när du har samlat allt du behöver i en försök genom individuella intervjuer. Det är ett utmärkt sätt att eliminera felaktiga övertygelser hos de personer som är involverade i processen.

Sammanfatta informationen du har fått och distribuera den till deltagarna i processen. Detta bör inkludera både de yrkesverksamma du har talat med personligen och andra. Be om feedback.

Metod 3

Dokumentera nuvarande affärsprocess

Skapa ett flödesschema över processen. En mångsidig karta är särskilt användbar för att visa en multifunktionsprocess visuellt.

Flödesschema kan förberedas manuellt eller med speciell programvara. Ordbehandlingsprogram och kalkylblad som gör att du kan göra diagram är bra, men de som är utformade exklusivt för att göra kartor är ännu mer användbara.
Dela en sida i en serie filer, även kallade "simningslinjer". "Input" den första raden (som kommer att täcka resurserna) och "Output" den sista (som gäller produkten). Märk de andra filerna med de funktioner som utför de olika uppgifterna i processen.
Ange varje uppgift i den högra raden enligt den funktion som den utför. Skriv alla ingångar och utgångar till lämpliga filer. Kom ihåg att utmatningen av en uppgift ofta kan vara en inmatning till nästa. Länkinmatningar, uppgifter och utgångar med pilar för att visa riktningen följd av flödet av processen.

Metod 4

Analysera affärsprocessens krav

Utför uppgiftsanalysen. Utvärdera de aktiviteter som varje uppgift kräver: är de effektiva? Är alla koncentrerade för att möta det slutliga målet?

Jämför resultaten av individuella intervjuer. Sök efter inkonsekvenser. Till exempel överför ett processsteg ett onödigt element till nästa?

Identifiera aktiviteter och uppgifter som ger onödiga resultat.

Skriv ett utkast till affärsprocess från början på grundval av de krav som identifierades under intervjuer och brainstorming sessioner. Jämför flödet av processen till det du använder nu. Försök att förstå vilka möjliga förändringar du kan göra genom att jämföra det aktuella flödesdiagrammet med det som härrör från den nya analysen.

Visa mer ... (1)

Dela på sociala nätverk:

Relaterade