Hur man utvecklar ett IT Change Management Program

"Det måste anses att inget är svårare att uppnå, inte heller osäker framgång eller ännu mer riskabel att hantera, början på en ny ordning av saker."
Machiavelli (1446-1507)

Change Management Programmet (CMP), mer allmänt känt som förändringsstyrningsprocessen eller förändringsstyrningsprocessen, är en formell process som används för att säkerställa att förändringar i en produkt eller ett system införs på ett samordnat och kontrollerat sätt ( enligt definitionen i ISO 20000). CMP ska inte förväxlas med Organisation Change Management (OCM), som hanterar effekterna av nya affärsprocesser, inklusive de som följer av implementeringar av system- och IT-projekt (Informationsteknologi), förändringar i organisationsstrukturen eller de kulturella aktiviteter inom ett företag. Kortfattat hanterar CMO aspekterna av förändringar relaterade till människor.

CMP syftar till att säkerställa att de negativa effekterna av förändringar i en organisations informationssystem minimeras genom användning av en standardiserad styrprocess. Vissa ändringar är inte diskreta. Om till exempel standard streckkod ändras måste du anpassa - om strukturen hos en skatt vid källan ändras, behövs en ändring. Men även alla icke-diskretionära förändringar måste genomföras som en del av en standardiserad styrprocess.

Det får aldrig hända att ad hoc-ändringar i systemet eller förfarandena genomförs utan ett minimum av tillsyn. Denna filosofi måste härröra från toppledningen och överföras, vertikalt och utan undantag, till alla som är verksamma i företaget. Utan stöd från toppledningen är CMP ett värdelöst slöseri med tid och pengar. Med rätt stöd kommer det här programmet att spara ditt företag från några mycket kostsamma misstag.

2

Få godkännande av ändringsbegäran: Beslutet om förändring är i allmänhet ett affärsbeslut där kostnader och förmåner vägs. Även i situationer där förändringen är nära relaterad till systeminfrastrukturen (komponent eller systemfel) är beslutet att spendera pengar upp till företaget, inte IT-avdelningen. Det finns situationer där förfarandena förbeställs i syfte att förhandla om ändringar, som vid underhåll av akutsystem - dock oberoende av tidpunkten för godkännandet är beslutet alltid ansvaret för toppledningen.

3

Starta utvecklingsprojektet: Utvecklingen av förändring (inklusive test) är en funktion som ansvarar för IT-avdelningen. I händelse av en förändring på grund av en nödsituation (servern är nere) är dessa funktioner i allmänhet förutbestämda. Vid utveckling av ett nytt informationssystem sker en samarbetsinsats mellan företagets användare och IT-teamet. Systemen är utformade av den senare, projektet godkändes av affärspartners (användare), utvecklades av IT-avdelningen, testas tillsammans av användare och IT-avdelningen, och den slutliga produkten är godkänd av båda. Vi måste ägna stor uppmärksamhet åt de biverkningar som förändringen kan ha på befintliga system.

4

Kryssa för ändringshanteringströskeln: Change Advisory Board (CAB), eller ändra rådgivande kommitté, granskar alla ändringar innan de sätts i produktion. Normalt kommer CAB att bestå av en grupp människor med olika synvinklar, erfarenheter och kompetensområden. Deras funktion är att se över förändringen i enlighet med ett process- och styrningsperspektiv för att säkerställa att alla förutsebara risker har identifierats och reducerats och att kompensationslösningar har antagits för alla riskriskprocesser. Utvecklingslaget och förändringssponsor kommer att presentera projektet för CAB. Den avgörande punkten är riskbedömningen. Implementeringsstrategier, kommunikation till intressenter, blackoutplaner och övervakning efter genomförande är de faktorer som CAB fokuserar på. CAB inte har ansvaret att avgöra om ändringen är lämplig - detta beslut har redan gjorts. CAB har inte heller ansvaret för att fastställa om ändringen är lämplig. Återigen är detta ett beslut av bolagets högsta ledning.

5

Genomför förändringen: om CAB inte godkänner ändringen, listas orsakerna (det är nästan alltid eftersom vissa risker inte har minskats eller eftersom kommunikationen inte har planerats) och ger utvecklingsgruppen en rimlig tid att lösa problem och omplanera ett möte med CAB. Om ändringen är godkänd är genomförandet tidsbestämt. Normalt deltar CAB inte i genomförandefasen, även om det är möjligt att vissa CAB-medlemmar har nödvändiga färdigheter i den här fasen - i det här fallet kommer de inte att delta som officiella representanter för CAB, utan snarare som experter (små och medelstora företag). När ändringen har genomförts, definieras checklistan och stegen som godkänts av CAB. Hela implementeringsprocessen måste noggrant dokumenteras och den godkända sökvägen måste följas till brevet.

6

Relatera resultat: Ändringen kan ha blivit framgångsrikt genomförd utan problem eller med problem som har korrigerats under genomförandet - eller med problem som har ansetts acceptabla - eller oacceptabla problem kan ha uppstått och förändringen har avbrutits - eller i värsta fall fall har ändringen genomförts med oacceptabla problem och kan inte avbrytas. Oavsett resultatet måste detta dokumenteras och presenteras för CAB. CAB ansvarar därför för att kommunicera denna information till intressenter, både när det gäller lagring och lagring av resultat i Change Management System (som kan vara en automatiserad databas eller ett pappersarkivsystem - dock måste dokument förvaras för kontrolländamål).

7

Länk Ändra Problemhantering: De problem som uppstår måste jämföras med CAB-dokumentationen av förändringarna, så eventuella oförutsedda negativa effekter av en förändring kan isoleras. Det händer ofta att oönskade effekter av en förändring inte omedelbart märks, men identifieras genom att problem uppträder i hjälpsystemen. Till exempel kan lägga till flera fält i en databas inte ha en direkt negativ effekt på användarna, men det kan påverka nätverksprestanda, vilket gör det uppenbart för andra användare som inte är direkt involverade i det modifierade systemet.

8

Gör CMP-regelbunden revision: CMP bör minst en gång per år granskas för att säkerställa att all dokumentation av ändringen hålls och tillgänglig. Godkännandedokumentet för varje ändring måste ses över för att verifiera att det har de nödvändiga signaturerna och att genomföranderesultaten är korrekt dokumenterade.