Hur man organiserar och hanterar ett evenemangsstativ

Oavsett om det är en konvention, en festival eller en mässa, kör en monter är ett bra sätt att främja en produkt, en förening eller en orsak. Planering och förberedelse är två viktiga aspekter för att få ett professionellt utseende och locka uppmärksamheten du förtjänar.

Metod 1

Före evenemanget

Sök efterhändelse lämplig för din ställning. Om du kan gå till en händelse som liknar den för vilken du planerar att delta, tveka inte. Lägg märke till hur de andra ställena organiserades. Ta med en anteckningsblock eller pappersark med dig papper för ta anteckningar på vad som slår dig och vad som enligt dig kan förbättras, med tanke på den effekt det har på publiken. Aktiviteter, spel och gåvor för vuxna skiljer sig mycket från dem som är avsedda för andra generationer och grupper av människor.

Anmäl dig i tid. Håll dig uppdaterad om de giltiga kraven för att ställa in stället för det evenemang du vill delta i. Gör förfrågan och betala också deltagaravgiften i förväg.

Om du har en särskild förfrågan, kontakta arrangörerna. Om du behöver belysning eller el, till exempel, be om det i förväg. Om, utöver det angivna utrymmet, behöver du en ljudsystem, kylning, tillgång till fordon eller något annat, omgående förfrågan!

Om du kan välja platsen där du vill ställa upp stället väljer du den punkt där de flesta passerar. Annars, försök att hålla dig nära andra bås för att dra nytta av trafiken hos personer som kommer att skapas.

Håll koll på alla relaterade kostnader, inklusive platsuthyrning, resor, hotell, gåvor, mat, deltagaravgift etc. I slutet kommer det att vara lämpligt att jämföra kostnaderna och resultaten med andra händelser som du har tagit eller kommer att delta, för att avgöra om det är lämpligt att återvända.

Gör bokningar. Om du måste resa för att delta i detta evenemang, boka boende, jag flyg och hyra en bil. När en stor händelse hålls är det mycket troligt att närliggande anläggningar kommer att fylla på, så var noga med att stanna i rummet så snart du är säker på att delta.

Samla in eller leverera produkter. Produkterna kommer att bero på händelsens exakta natur och vad du ska marknadsföra, men överväga följande:

Visa tydligt vem du är. Billboards och skyltar. Försök att ha minst en stor banner som tydligt anger vem eller vad du marknadsför. Billboards kan också bidra till att informera allmänheten. Förvänta dig inte att folk läser ganska långa texter när man tittar runt. Snarare använder den stora och catchy grafik och reservera detaljer om flygblad. Om du behåller en viss konsistens bland allt reklammaterial kommer stativet att vara komplett och original.

Färgade klistermärken. Gadgets. Det mest klassiska sättet att locka folk till stativet är att erbjuda något. Det ideala skulle vara en gadget som är relevant för meddelandet du vill förmedla. Objekt av allmänt bruk (pennor, t-shirts, väskor) med namn och logotyp överlagda kan vara ett bra sätt att inte glömma snart och annonsera. Det är också värt att investera i godis eller snacks för att övertyga människor att komma nära.

Reklammaterial. Om du vill att folk ska kontakta dig och komma ihåg dig efter händelsen, försök att dela ut visitkort, flygblad, broschyrer eller annat material med anknytning till vad du tänker kommunicera. Ta med mer än du tror.

Demonstrationer. Om du kan ordna en demonstration av något med anknytning till ditt företag (till exempel en produkt eller tjänst), eller om du kan presentera resultatet av ett projekt som har nått viss framgång, tveka inte att presentera de viktigaste aspekterna. Bättre än, ge besökare möjlighet att delta, kanske genom att testa vad du marknadsför.

Nästa tur är upp till dig. Aktiviteter. Använd dem för att locka folk till stativet. Genom att organisera en extraktion med ett bra pris, kan du få en stor mängd kontaktuppgifter. Även om det är fjärr lansering av sittsäckar i ett hål, eller spela minigolf, kommer du att ha möjlighet att stoppa folk och hålla dem tillräckligt länge för att prata med dem och förklara orsaken till din närvaro.

Rymdskyddad från regn. Om evenemanget är utomhus är det viktigt att få ett bärbart hölje, en tält eller ett lusthus för att skydda dig från sol (eller från regnet). Det kommer också att bidra till att ge ett mer formellt och professionellt utseende. Om du kan matcha färgerna i ditt företag eller göra din position färgad, kommer du att göra din närvaro mycket tydligare. Var säker på hur mycket utrymme händelsen tillåter dig att uppta.

Bord och stolar. Återigen, kolla om evenemangs arrangörerna kan ge dem. Om du inte är säker, fråga.

Utrustning för tiden. Om stativet är utomhus, kan det vara nödvändigt att ha lite Pappers för att hålla materialet tång eller tång för att förhindra dukar och flyga iväg kort och annat användbart material för detta ändamål. Naturligtvis klär du också på lämpligt sätt enligt vädret.

Förberedelser. Utrustning och verktyg. Om du vet att du behöver montera står, bord eller skyltar, se till att du tar med dig nödvändig utrustning för montering. Skruvmejslar, tänger och skiftnyckel kan vara användbara. också sax, packningstejp, säkerhetsnålar och rep är en bra idé. Om du inte är säker på vad du behöver montera stället, ta ett prov hemma eller på kontoret. Obs! På grund av flygplatsreglerna, var noga med att sätta monteringsverktygen i det bagage som du ska gå ombord, inte den i handen, så att du inte kommer att ha några problem. Ingenting är sämre än att beslagtagna verktyg som så småningom är användbara på mässan på grund av säkerhetsreglerna.

Hjulet uppfanns av en anledning. Tank eller mobilplattform. Antag inte att du kommer att kunna parkera nära din station, speciellt om du deltar i en stor händelse. En handdriven vagn eller en mobil plattform hjälper till att förkorta avståndet.

Lights. Om du behöver lampor, försök att få en strömkälla för att driva dem.

vatten. Du kommer att behöva prata mycket, och det kan vara dyrt eller obekvämt att dra nytta av de cateringtjänster som erbjuds av evenemanget.

Kom dit. Du behöver ett tillräckligt stort fordon för att bära allt du behöver. Om du behöver hyra en bil eller en lastbil, gör nödvändiga arrangemang i förväg.

Få hjälp. Om boothen fungerar bra måste du prata med många personer under evenemanget. Gör inte allt ensamt. Någon kan hjälpa dig att behålla kontrollen och skydda din röst. Om stativet är ganska upptagen, är det tillrådligt att ha lite hjälp för att se till att alla inblandade har någon att prata med utan att behöva vänta i rad. Om du kan, organisera scheman så att människor har kortare arbetsskift. Det är tröttsamt att stå upp länge och säga samma saker om och om igen.

Förbered hjälpen. Informera honom om vad han har att erbjuda till allmänheten, om människorna att vända sig till och om vägen, var är de olika närliggande strukturerna och på tidtabellerna. Han kommer att vara expertens roll när han måste marknadsföra ditt företag, så även om han är volontär, när han är utbildad, kommer han att se mer professionell ut.

Kläder effektivt! Försök att anställa intressant personal, lämpligt klädd, men locka uppmärksamhet. På så sätt kommer ditt företag och din ställning att vara en del av evenemanget, men kommer att sticka ut från de andra.

Om ditt företag innehåller en uniform eller till och med en t-shirt, bära den och uppmuntra kollegor att göra detsamma. Det är inte så dyrt att skriva ut egna tröjor, även i små kvantiteter.

Se till att alla är klädda på ett liknande sätt. Även ett par jeans och en skjorta av den färg som kännetecknar ditt företag kommer att förmedla din avsikt att delta i evenemanget.

Professionellt klädd. En kostym kommer att visa ditt engagemang och ge ditt budskap större vikt.

Använd en kostym eller temakläder. Om det finns en festatmosfär eller din grupp är i teatern kan du locka mer uppmärksamhet genom att ha på sig klänningsdräkter, bollkappor eller stora och roliga hattar.

Använd professionella modeller om det behövs. De charmiga människor som vet "arbete" i publiken kan de vara en stark attraktion, vilket gör att folk stannar vid din ställning. Försök att använda proffs som vet hur de ska fungera korrekt.

Metod 2

Under evenemanget

Kommer snart. Hitta tid att ställa upp stativet och studera de tjänster som är tillgängliga för evenemanget innan det är fyllt med människor. Om du har allt klart innan du öppnar dörrarna, kommer du inte att tvingas slösa bort tid som tinkar med skyltar och lådor istället för att marknadsföra ditt företag.

Observera din position från utsidan. När allt är inställt, flytta för att se stativet från besökarens synvinkel. Skyltar och skyltar är tydligt synliga från olika håll där människor kommer fram? Är det inbjudande? Finns det något som kan distrahera människors uppmärksamhet?

Tänk på vilken riktning du vänder dig till människor. Vill du stå bakom ett bord med publiken framför dig eller föredrar du att bordet ligger bakom så att du kan närma dig och bjuda in människor?

Var vänlig. Prata med dina kunder. När de närmar sig stativet, ge dem några sekunder, säg hej. De kommer sannolikt att svara dig. Sedan le och prata om ditt företag. Ibland om du börjar prata om något annat, kanske vacker dag eller hur söt barnet de har med dem, hålla dem längre, även om de distrahera från de tjänster eller produkter som du erbjuder till kunderna. När du börjar en konversation kan du prata om dessa saker. Kom ihåg att le och säga "Tack, kom och besök oss igen!". Ge också ett visitkort, om du har det med dig, och informera dem om nästa händelse som du kommer att delta.

Cast ditt meddelande. Oavsett personer som slutar försöker du ge grundläggande information om ditt ställning och orsaken till din närvaro.

Fråga folk om deras intressen. På så sätt kommer du att involvera dem i konversationen och du kommer att veta vilken ton som ska användas, informativ, kommersiell eller mellanliggande.

Distribuera flygblad, broschyrer och broschyrer. När händelsen har blivit svag kommer annonsmaterialet att påminna personer om ditt företag, din kontaktinformation och ditt meddelande.

Byt kontaktinformation. Ange vem som är intresserad av hur du kan hålla kontakten. Så se till att en person från din personal följer honom snabbt. Övervaka förvärvet av denna typ av information, så att du kan jämföra användbarheten av en händelse med en annan.

Håll din plats ren. Sätt dig i skorna av personalen som arbetar för en stor händelse eller en viktig marknadsutställning. Sedan, i slutet av händelsen, demontera stativet och se till att kasta all skräp i papperskorgen. Det kommer att vara en gest av bra utbildning som kommer att lämna arrangörerna och personalen ett mycket bra intryck av dig för nästa gång.

Skriv din erfarenhet. Om du har möjlighet att skapa ett ställe vid ett annat evenemang, ta några noteringar om din upplevelse. Skriv vad du tog med, vad du borde få dig nästa gång, vad du kunde ha gjort utan. Skriv ner vad som var användbart och vad som inte gjorde, och allt du lärde dig i den här situationen. Nästa gång kommer du att få dina anteckningar tillgängliga för att förbättra din närvaro. Om någon annan måste klara ett ställning kan du ge honom lite råd från vad du har lärt dig.

tips

Förbättra din företagspresentation. Eftersom du förmodligen kommer att upprepa samma saker för många olika personer, ta tillfället i akt att justera och förbättra den information du ger.
Använd en mörk trasa för att täcka ytorna varje gång du lämnar stativet obevakat, särskilt i slutet av dagen. På så sätt blir det mindre sannolikt att varorna kommer att bli stulna om du kommer sent. Dessutom kommer personer som vill tala med dig att förstå att du är tillfälligt frånvarande, utan att bli irriterad och försöka ta reda på var du är.
Bär de mest bekväma skor du måste kunna flytta från sida till sida utan problem. De flesta av konferenslokalerna har betonggolv, täckta med ett tunt lager av industriell matta, utan att täcka det som släpper ut under steget. Vid slutet av evenemanget, om du väljer fela skor, efter en eller tre dagar där du måste stå upp och gå kan du få en öm fot.
Försök att ha rimliga förväntningar. Tänk inte på att bli den mest kända och viktiga närvaron av ett evenemang. De med viss erfarenhet inom detta område vet att en 3-5% avkastning på investeringen är ett bra resultat, vilket innebär att du måste tjäna cirka 5% samtidigt som du betalar utgifterna (dvs. avgift för utrymme eller ställning, gåvor, allmänna kostnader och resekostnader). Om du säljer en tjänst, borde den uppenbarligen eländiga 5% ge dig vinst på framtida försäljning.
Om du distribuerar kontaktinformation för ditt företag, organiserade för att svara på begäran om information som inträffar under veckorna som följer. Var snabb att svara så att de mest krävande personerna kan upprätta ett kontinuerligt förhållande med ditt företag.
Om möjligt, bära reservutrustning som bildskärmar, projektorer, datorer, nätverkssystem eller audiovisuell utrustning. Du kan anställa dem på konferensanläggningen, men vanligtvis är priserna upprörda, kanske 50% mer än det normala priset för en tre dagars händelse.
Håll grejerna bakom bordet som kan förstöra stativets utseende (jackan, lådorna med reservblad, etc.) så att den inte syns.
Ta din roll i händelsen. Håll en professionell attityd, le när du välkomnar människor till stativet och försök att vara en del av evenemanget under hela tiden.
Prova olika metoder för att se vilka som fungerar bäst och genererar mer intresse. Anpassa också vad du säger enligt samtalarna. Om någon är ny eller redan vet ditt företag, anpassa sig till omständigheterna.
Få en ställning "vikning", eftersom vissa händelser som hölls i staden skulle kunna neka tillstånd att använda skruvdragare, betala en avgift för användning.
Använd tyg runt borden, säkra det med tejp, stiften eller clips, så att du har ett dolt utrymme för att lagra materialet.
Ha kul. Nöjet att prata med människor kommer att bli uppenbart och du kommer att få mer tillgång till det.
Han samarbetar med arrangörerna av evenemanget, den personal som hanterar de utrymmen som värd evenemanget, säkerhetspersonalen och de närliggande ställena. Du kommer att visa sig vara en artig och artig person och du kan skapa fördelaktiga relationer!
Överväg att föra något att äta. Priset på mat och vatten kommer att vara dyrare på mässan och riskerar dessutom att äta stekt mat i mycket olja. En liten islåda är idealisk för att hålla dryckerna kalla och kan döljas under bordet. Ta med minter och en spegel för att kontrollera dina tänder! Du måste prata mycket!
Märk din utrustning på ett synligt och outplånligt sätt. Lämna inte arbetsstationen och utrustningen obevakad. Under denna typ av händelser är stölder ofta, särskilt under den förvirring som skapas när du bosätter dig och avmonterar. Försäkrar värdesaker och i slutet av dagen tar bort speciellt det mest föremål för stöld, som bärbara datorer.
Om du behöver springa till en butik, gå på toaletten och så vidare, är det en bra idé att fråga en vän eller en person som du litar på att delta med dig vid evenemanget!
Läs reglerna för evenemanget. Stora manifestationer är bättre när alla gör sin del.
Matcha dina aktiviteter och prylar till publiken du riktar in. Försöker du locka barn, yrkesverksamma eller en bredare publik? Flyers och giveaways är lämpliga för detta ändamål?
Lossa lådorna som innehåller materialet, om möjligt - kontrollera om det behövs. Distribuera kopior av presentations-CD-skivor eller DVD-skivor till de olika medlemmarna i laget, om en kopia går förlorad eller någon från din personal kommer sent. Du kan begära en nödsändning av annat material, skickat på natten från ditt kontor, men du riskerar att förlora en dag på showen och det är inte säkert att leveransen kommer direkt till ditt ställe. Om du behöver ta emot något, se till att det levereras till hotellet där du bor, inte på kongressen, där du måste gå igenom leverans och postkontor. I annat fall är det troligt att din leverans kommer att behandlas som den ovan angivna skruvmejseln och därför kommer paketet som du väntar inte att levereras före händelsens stängning.
Kontrollera din besatthet med saker som kan stulen. Under händelsen kan många saker uppstå "attraktiv", som musmatta, gadget eller något som medför företagets logotyp, som plastkragar och tinmynt, även om du en gång kommer hem så slutar du slänga bort dem. Undvik att föra dem fram och tillbaka under hela veckan.

varningar

Antag inte att dina tillhörigheter kommer att vara säkra på stativet. Ta något av värde med dig när du lämnar. Om du kan, undvik att lämna stället obevakat när någon är närvarande. Täck alltid borden med en mörk trasa innan du lämnar.
Oundvikligen kommer det att finnas människor som vill prata med dig och berätta omöjliga historier som stör dig. Du kan ta av dig, lyssna på dem artigt ett tag och säga något för att avsluta konversationen, som "Tja, vad säger du? Ha en bra dag!". Koncentrera sedan på någon annan eller system ditt material. Stoppa om det behövs. Bristen på uppmärksamhet mot dem leder nästan alltid människor till att gå. Behandla de som verkligen är olämpliga med ett snällt leende och säga: "Herre, tack för dina insikter, men jag måste verkligen lämna dig nu". Det sista steget kan vara: "Jag förstår att dessa händelser ger säkerhetsvakter", tillräckligt högt för att få uppmärksamhet. Stå grannar hjälper nästan alltid kollegor om situationen blir otillräcklig. Om det närliggande stativet är i den här situationen, skicka någon för att ringa säkerhet.
Stäm inte mot om människor inte är intresserade eller har små urbana vägar. Acceptera någon trivial ursäkt för vad det är och rikta uppmärksamheten mot någon annan.
Klockor och visselpipor kan locka människor, men se till att de inte stör det meddelande du vill kommunicera med din närvaro.

"Är du verkligen säker på att du kommer att läsa broschyrerna?"Inte alla förbipasserande kommer att visa intresse för ditt företag. Istället för att slösa bort tid att dra ointresserade personer till din monter, låt dem gå och leta efter ett tillvägagångssätt med vem de kanske vill besöka.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade

Hur man organiserar och hanterar ett evenemangsstativ

steg

Metod 1

Metod 2

tips

varningar