Hur man skriver en anteckning

Tänk på läsarna. För att mottagarna kan läsa och svara på noteringen är det viktigt att anpassa texten, längden och nivån på formaliteten i texten, anpassa den till de som direkt berörs. För att göra detta effektivt måste du veta vem som ska ta emot dokumentet.

Presenterar problemet eller problemet i introduktionen. Ange kortfattat sammanhanget om den åtgärd du vill genomföra av läsarna. Det är en typ av avhandling, som kommer att ange ämnet och ange varför det är viktigt.

I sammanfattningsavsnittet föreslår du hur du hanterar problemet. Du måste sammanfatta de nyckelåtgärder som du vill genomföra av läsarna.

I diskussionsavsnittet stöder du åtgärden som ska genomföras. Var övertygande. Ange orsaken till att läsarna kommer att dra nytta av de åtgärder de rekommenderar eller förklara varför de kommer att ha nackdelar om de inte ingriper.

Stäng memo med en vänlig fras för att bekräfta de åtgärder du vill genomföra av läsaren. Du kan också inkludera en bekräftelse som: "Jag kommer gärna att personligen tala om dessa rekommendationer och bli medveten om de beslut du fattar".

Granska och korrigera notet för att se till att det är klart, koncist, övertygande och felfritt. Den typ av språk som används ska vara konsekvent. Eliminera oanvändbara vetenskapliga ord eller teknisk jargong.

Efter att ha besökt en webbplats, ta en stund att titta på modellerna och välj de som passar dig. Därefter kan du ladda ner de som passar dina behov, så du kan börja skapa texter som är lämpliga för ditt fall. Eftersom det finns flera typer av mallar tillgängliga kan du ladda ner en för varje typ av memo som du kanske behöver, så du får dem tillgängliga om det behövs.

Förhandsgranska den valda modellen och spara den. Du har alltid möjlighet att förhandsgranska varje modell innan du bestämmer om det är rätt för dig, faktiskt ladda ner det och spara det till en mapp på din dator. Om det övertygar dig, klicka bara på knappen för att ladda ner.

Vänta på att den laddas ner. Efter att ha klickat på nedladdningsknappen hämtas mallen automatiskt till din dator - i vissa fall måste ytterligare åtgärder vidtas för att starta nedladdningen. Den laddas ned i zip-format, så du måste dekomprimera den och öppna den sedan med Microsoft Word. Det är alltid bäst att använda den senaste versionen av Word för att försäkra dig om att du inte stöter på oväntad programvara och att modellen kommer att fungera så som den utformades.

Ställ in rubriken. Tänk på att alla delar av modellen är i grunden exempel, så att du kan anpassa varje del för att passa dina specifika behov. Till exempel kan du lägga till logotypen och upphovsrättsskylten i avsnittet av mallhuvudet genom att helt enkelt klicka på den här delen och skriva in nödvändig information för ditt specifika dokument. Innan du börjar använda modellerna från webben, kom ihåg att det alltid är lämpligt att läsa användarvillkoren noga.

Klicka på den uppringda sektionen "Memo" och uppdatera modellen med din titel. Även i detta fall finns en exemplarisk text redan i modellen - dess syfte är att ge dig en uppfattning om den slutliga aspekten av dokumentet. Du kan anpassa modellen genom att klicka på den högra delen och skriva din information. Det är också viktigt att du tar bort orden som exempel och korrigerar notet innan du skickar det.

Fyll i de olika fälten som tillhandahålls av modellen. Var noga med att fylla i fälten "till:", "från", "Cc", "Ämne" och så vidare. Var uppmärksam på att du inte saknar någon. Undvik att lämna ämnen och korrigera dem för att åtgärda eventuella typsnitt.

Skriv meddelandet. Du kan göra noteringen mer professionell genom att använda listor eller punktrubriker och se till att motivera alla stycken. Dessutom ska du använda samma typsnitt (inklusive dimensioner) som används i tidigare fält, med undantag för titeln. Presentera varje ämne med rätt titlar På så sätt blir texten mer professionell och kommer att ge ett bättre intryck på läsaren, för att inte tala om att läsningen blir mjukare. Om det behövs kan du också anpassa memot för att lägga in en tabell. Ibland är det en bra idé, speciellt om du använder en punktlista eller något liknande gör texten för tung och oläslig.

Se till att du inte förbiser informationen längst ner på sidan. I det här avsnittet ska du ange information om ditt företag eller din kontaktinformation. Det är absolut viktigt att du tar hela tiden för att säkerställa att informationen är korrekt. Det sista du vill ha är att skriva ett utmärkt memo men att ge oanvända eller ofullständiga kontaktuppgifter.

Anpassa grafiken. En av de mest intressanta egenskaperna hos en modell är möjligheten att ändra dokumentets färg. Detta gör att du kan ge en viss personlighet till noteringen så att den märks omedelbart och är ännu mer exakt. Det låter dig också välja en färg som passar din specifika situation för att se till att texten är visuellt tilltalande och professionell samtidigt.