Hur man är diplomatisk

Du är nog en chef som vill skapa en mer positiv arbetsmiljö eller kanske du bara försöker lära dig teknikerna för att lösa konflikter. Diplomatiets konst kräver en bra bedömning av omständigheterna innan man talar och vidtar åtgärder för att hantera dem på bästa möjliga sätt. Även om det inte är en enkel uppgift vid vissa tillfällen, kan du hålla dig lugn genom att uppträda graciöst, temperera klimatet när du är spänd och relaterar tillfälligt till andra.

Del 1

Kommunicera effektivt

Välj dina ord noggrant. Kom ihåg att ibland kan ord skada människor även om deras avsikter är bra. Så, innan du pratar om ett känsligt ämne, fråga dig själv om vad du håller på att säga är sant, användbart eller snällt. Uttryck dig först för att förklara dina tankar istället för att gissa vad andra tycker eller känner.

Till exempel kan du säga: "Jag känner mig överväldigad av det beslut som fattades under dagens möte" i stället: "Du bör vara chockad över det beslut som fattades idag".
Om du måste diskutera med någon om ett viktigt ämne, förbered ditt tal.

Anpassa din kommunikationsstil baserat på situationen. Du måste känna dina samtalare innan du skickar ett meddelande. På detta sätt kommer du att se till att den kommer att tas emot och förstås. Bestäm om det är bättre att skicka ett mail eller prata personligen eller om det är bättre att annonsera en nyhet i en grupp eller individuellt.

Anta att du måste berätta för din personal att budgetnedskärningar kommer att inträffa. Tidigare skickade du e-postmeddelanden för att ge känslig information, men du fann att de var förvirrande. I det här fallet organisera ett personalmöte och förklara situationen så att dina anställda har möjlighet att klargöra sina tvivel.

Schema för enskilda möten enligt behov eller förfrågningar.

Var öppen för nya idéer. I stället för att alltid fatta beslut ensamma, lyssna på andras synvinkel. Tack för att du visat vad de tycker så att de kommer att fortsätta att göra det i framtiden. Hitta tid att utvärdera andras åsikter, men håll fast vid dina beslut när du tror att du har gjort det bästa valet.

Svara: "Tack för din ärlighet, Marco. Jag kommer att överväga vad du har sagt till mig om hälso-och sjukvård för alla och jag kommer att göra ytterligare forskning".

Var assertiv med ord och kroppsspråk. När du interagerar med andra, var inte aggressiv, men försök att vara säker på dig själv. Tala långsamt och enkelt. Sitt ner utan att korsa dina ben eller korsa dina armar och se din samtalsperson i ögat när han pratar.

Var inte för direkt. Istället för att uttryckligen kommunicera dina tankar och känslor, använd något filter. Erbjuda förslag istället för att säga vad som behöver göras. En diplomat person sitter inte barking order, men hittar ett sätt att driva andra att agera.

Om du till exempel hanterar en konfliktsituation mellan dina barn, försök säga: "Du bör överväga en bättre lösning för att dela upp rumsutrymme så att du inte behöver slåss längre".

Du kan berätta för en anställd som ofta kommer sent: "Har du någonsin övervägt att ta motorvägen för att komma till jobbet? För det jag har sett är det snabbt flöde". Du borde dock kontakta dig på det här sättet om du har ett bra förhållande med din samtalsman, annars kan du i vissa sammanhang tycka att du uppträder passivt aggressivt.

Var uppmärksam på dina sätt. Utbildning är nyckeln till diplomati. Vänta med att ta golvet och aldrig störa andra människor. Var uppmuntrande och undvik att förolämpa. Uttryck dig själv i en naturlig, icke-konfronterande tonröst. Svär inte och skrika inte.

Kontrollera dina känslor. Du är förmodligen tvungen att arbeta med otillgängliga kollegor eller som har provocerande attityder. Diplomati är dock inte en konst som bara används med de människor du uppskattar. Lär dig djupt andningsteknik för att lugna dig när andra stressar dig. Om du känner behovet av att gråta eller släppa ånga, gå ut och gå en sekund i badrummet.

Del 2

Adressera svåra situationer

Hitta rätt tid att prata. Om du måste möta någon på en ganska allvarlig sak, gör det när du är lugn. På det här sättet kommer du att se till att konversationen inte degenereras.

Börja med en positiv kommentar när du behöver kommunicera dåliga nyheter. Innan du ger information som kan störa din samtalspartner, slappna av atmosfären med överväganden eller positiva nyheter. Detta tillvägagångssätt låter dig skapa en atmosfär av lugn och förtroende.

Antag att du måste avböja inbjudan till ett äktenskap. Istället för att svara direkt "ingen", skicka en biljett med skriftlig: "Grattis till ditt kommande bröllop! Jag vet att det blir en trevlig dag. Tyvärr har jag ett engagemang för arbetet, men jag önskar dig bäst och snart skickar jag dig min present".

Använd den här metoden även när du måste göra en konstruktiv kritik.

Fokusera på fakta. Innan en viktig diskussion, överväga fakta. Du behöver inte prata baserat på dina övertygelser eller följa dina känslor, men du måste lita på skäl och logik.

Antag att det finns en nedskärning av arbetskraften i företaget. I stället för att gå till din chef och utropa: "Jag håller inte med dessa förändringar!", berätta för honom: "Vår avdelning fördubblades under kvartalet. De nedskärningar som görs kommer allvarligt att äventyra vår förmåga att öka vinsten".

Hitta ett sätt att förhandla med människor. Identifiera dina mål och de andra. Fråga dig själv vad du vill uppnå och vad din motpart vill ha, och hitta ett sätt att möta behoven hos båda.

Anta att din man föreslår att du flyttar hus så att dina barn kan delta i en mer prestigefylld skola. Du föredrar dock att bo där du bor för att inte lämna ditt kontor. Tänk på privata skolor eller möjligheten att flytta till grannskapet bredvid.

Uttryck dina preferenser så att situationen är till nytta för alla. När dina mål är markerade, försök att förhandla. Diplomati innebär ofta att vissa saker avstår i utbyte mot andra. Var villig att hitta en kompromiss och fortsätt.

Antag att någon gång mellan dig och din rumskompis uppstår behovet av att dela hushållssysslor. Du har inget emot att tvätta, men du hatar underhållsarbete. Kanske för den andra personen kan det vara tvärtom. I det här fallet, föreslå att ta hand om städningen av köket om du tar hand om reparationer och vård av trädgården.

Reagera lugnt när du får dåliga nyheter. Om din chef berättar att du kommer att sparkas eller om din man vill skilja sig, visa din mognad genom att hålla lugnet istället för att skrika, kasta förolämpningar eller ha en nervös uppdelning. Andas in djupt, fyll i lungorna och kör luften. Reagera positivt och vid behov flytta bort en sekund för att återhämta sig.

Till exempel kan du berätta för din chef: "Jag är väldigt ledsen för att höra nyheterna. Är det särskilt en anledning? Är det ett slutgiltigt beslut?".

Han talar väl om andra. Om någon skvaller når dina öron, häll inte bränslet på elden. Du arbetar förmodligen i en fientlig miljö där rykten ofta cirkulerar, men engagera dig inte. Genom att avstå från det, kommer du att visa sig vara korrekt och ha karaktär.

Var ärlig och visa din sanna personlighet. En av ingredienserna i diplomati är tillförlitlighet. Under de svåraste konversationer du måste vara ärlig med din partner, annars inte kunna få vad du vill och andra kommer inte att kunna relatera till dig på ett autentiskt sätt.

Antag att du gjorde ett misstag som påverkat hela ditt arbetslag. Istället för att skylla på någon annan, erkänna: "Jag begick en otydlighet om förhållandet, så vi fick så många samtal idag. Jag är ledsen, men jag försöker lösa problemet. Berätta om du har några frågor eller behöver hjälp".

Flytta dig bort från konversationen. Gör inte svåra beslut i bråttom. Istället för att göra val kan du ångra, ta en stund att tänka.

Om du till exempel är en handledare och en anställd ber dig att arbeta hemifrån en dag i veckan, överväga dina behov och motivationer innan du svarar omedelbart "ingen". Om du kan, hitta en kompromiss och erbjuda den här typen av flexibilitet till resten av personalen.

Del 3

Upprätta goda relationer med andra

Ha en chatt för att skapa ett lugnare klimat. Om du vill vara mer diplomatisk, behöver du hjälpa andra att känna sig bekväma. Istället för att ta en seriös diskussion på allvar, försök att komma i kontakt med människor. Prata om sina program för helgen, gift liv, barn eller deras lustar. Diskutera nyheterna du har lärt dig genom tidningarna eller dina favorit-TV-program. Sätt dem tillfreds genom att visa intresse för sitt privatliv.

Vid behov, gör några barer.

Imitera språket i din samtalspersonals kropp. Kommunicera empati genom att återge gester och hållning hos dem framför dig. Om du sitter med hakan vilar på din hand, gör detsamma. På så sätt visar du intresse för konversationen.

Smile så snart du träffar honom.

Ring med namn. Människor reagerar bra när de hör sina namn uttalade. Så, använd det ibland medan du pratar.

Du kan helt enkelt säga: "Var vill du ha lunch, Maria?" eller uttala det vid mer allvarliga tillfällen som: "Andrea, jag är ledsen för din mamma".

Lyssna noggrant. När du pratar med någon, undvik att leka med telefonen eller vandra med ditt sinne. Snarare betalar han uppmärksamhet för att förstå hans synvinkel. Upprepa vad han sa för att få honom att förstå att du har lyssnat.

Till exempel kan du säga: "Så den vård du ger till din mamma och ditt barns tillväxt är fysiskt belastande för dig".

Ställ några frågor. Uppmärksamma din samtalspartner genom att fördjupa sitt tal. Formulärfrågor som kräver större reflektion och inte en enkel "Ja" eller "ingen" som ett svar.

Du kan till exempel fråga: "Great! Har du varit i Grekland? Vad ledde dig till detta val och vad tyckte du bäst?".

tips

Det finns många böcker som erbjuder viktiga råd om diplomati. Till exempel, Hur man gör vänner och påverkar människor av Dale Carnegie ger utmärkta förslag på detta ämne.

varningar

Var försiktig när du använder ordet "ingen". Du bör försöka lyssna på andras synvinkel noggrant och acceptera deras åsikter, även om det inte nödvändigtvis betyder att du håller med om det.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade