Så här skapar du en kunddatabas

En kunddatabas kan spara tid och ansträngning, så att du kan spela in mycket användbar företagsinformation som kanske används i marknadsundersökningar, kundsupport och redovisning. Även om det finns en rad professionella produkter på marknaden för att enkelt skapa och organisera databaser, rekommenderar vi att du läser den här guiden för att lära dig grunderna.

steg

Köp en databasskapande programvara. Välj en produkt som är kompatibel med dina programvaruverktyg och ordbehandlingsprogram, det blir enklare att importera och exportera data. På så sätt undviker du att manuellt infoga alla data i tabellerna.

Bestäm om vilken typ av information som ska finnas i databasen. De flesta databaser innehåller information som företagsnamn, e-postadress, arbetsadress eller bostadsadress, telefon, fax och e-post, samt ytterligare uppgifter, såsom kontraktsvillkor, priser, anteckningar och uppdrag.

En databas erbjuder stora möjligheter. Förutom att ge ditt företag en central datakälla, tänk på hur många olika typer av rapporter du kan skapa med hjälp av denna data. Till exempel, om du planerar att använda databasen som en kontaktlista för att skicka e-post, skapa e-postlistor eller skicka allmän kommunikation via fax, telefon eller på annat sätt, kan du enkelt extrahera data du behöver från databasen.

Organisera data. Skapa en enkel mall för att infoga data som namn och adresser i följd. På så sätt blir det enkelt att flytta från ett objekt till ett annat och snabbt sätta in nya kunder.

Ange behörigheter för varje datafält. Inklusive behörigheter som vilka fält skrivs ut i rapporterna och vilka typer av data du kan sökas i databasen. Att tilldela rätt behörighet till varje fält sparar tid när du behöver söka efter en viss data.

Formatera rapporten. Du behöver vanligtvis att alltid använda samma format som är förkonfigurerade i programvaran, men du kan skapa egna formatering som inkluderar områden såsom "nell`organico läge" och ange behörigheter och nivåer av tillgång till data.

Upprätta rättigheter och inloggningsuppgifter. En bra databas inkluderar möjligheten att skapa dina inloggningsuppgifter så att endast behöriga användare kan hitta informationen i databasen. Vidare kommer tilldelningen av en annan nivå för varje användare att se till att varje användare endast kan se vilken typ av information han tillåter.

Innan du använder en databas i ditt företag. Se det igen och prova det. Använd en betaversion som bara distribueras till en liten grupp anställda för att se till att allt fungerar som det ska. Samla förslag och göra databasen tillgänglig för alla först när du är säker på att det fungerar bra och utför alla de funktioner som krävs av ditt företag.

tips

Utforma databasen så att det alltid finns plats att lägga till fler fält och data, eftersom dina företagsbehov kan förändras över tiden. På det sättet kommer det att vara möjligt att fortsätta använda databasen i flera år innan den behöver bytas ut med en mer mordern.
Bli inte förvånad om det är dags att skapa en kunddatabas. Faktum är att även om du använder programvara som gör uppgiften lättare, kan det ta veckor att hitta det perfekta formatet.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade